2.2. Функции, задачи, принципы деятельности пресс-службы Иркутского Гидрометцентра

Пресс-служба ГУ Иркутского ЦГМС-Р состоит из двух сотрудников:

1.Начальник агрометпрогнозов в г. Иркутске – Владимир Иванович Гунтарь.

2.Ведущий инженер в г. Ангарске -Мухортикова Татьяна Анатольевна.

Основными задачами пресс-службы ГУ Иркутского ЦГМС-Р являются:

• Осуществление информационного обеспечения органов государственной власти, отраслей экономики, Вооруженных Сил и населения РФ информацией о фактическом и прогнозируемом состоянии, окружающей природной среды и данными мониторинга загрязнения атмосферного воздуха, поверхностных вод суши, почв на обслуживаемой территории,

• Обеспечение функционирования оперативной системы предупреждений и оповещении о возникновении опасных природных явлений, а также оперативной информацией об экстремально высоких уровнях радиоактивного и химического загрязнения окружающей природной среды, гидрометеорологическое обеспечение работ, связанных с ликвидацией последствий аварий, катастроф, стихийных бедствии и других чрезвычайных ситуаций на обслуживаемой территории.

• Организация и обеспечение взаимодействия ГУ Иркутского ЦГМС-Р со СМИ, создание режима делового партнерства и взаимного доверия.

• Мониторинг СМИ.

• Информирование руководства об освещении в центральных, региональных и ведомственных СМИ деятельности Иркутского ЦГМС-Р.

Основные функции.

Деятельность пресс-службы ГУ Иркутский ЦГМС-Р направлена как на внутреннюю, так и на внешнюю аудиторию:

Основными функциями пресс-службы в области внутреннего PR являются:

• создание желаемой атмосферы в коллективе, укрепление командности.

• отслеживание и подготовка материалов для доски объявлений

• организация стенда с основными событиями (дни рождения, повышение, премиальные, праздничные фотографии, поздравительные открытки, открытые вакансии).

• организация корпоративных мероприятий;

• выпуск поквартального отчета о деятельности компании, пояснение текущих задач других сотрудников, приветствие новых сотрудников и разъяснение их должностных обязанностей.

• разрешение организационных конфликтов;

• развитие персонала и разного рода поощрения.

2. Основные функции PR-отдела в области внешнего PR выглядят так:

• установление, поддержание и расширение контактов с целевой аудиторией

• информирование об общественной значимости деятельности организации.

• мероприятия, направленные на расширение сферы влияния организации средствами, адекватными поставленной цели и не противоречащими социальной этике;

Права и обязанности PR подразделения

Руководитель пресс-службы или пресс-секретарь подчиняются непосредственно руководителю организации. Права и обязанности сотрудников пресс-службы соответственно определяются руководством и им же контролируется их соблюдение.

Одной из первых функций службы является «охранная». Она заключается в защите служебной информации и государственной тайны. ГУ Иркутский ЦГМС-Р, как любое ведомство и структура имеет информацию, которая не может быть общим достоянием. К такой информации, например, относится гидрологический бюллетень. Этот документ описывает расчеты по ожидаемым наивысшим уровням воды половодья и сроки вскрытия рек Иркутской области в следующем сезоне, включает долгосрочные прогнозы.

Хотя в российском законодательстве пока не проработаны должным образом вопросы охраны служебной тайны, интересы организации диктуют необходимость ограничения гласности по определенным вопросам. Пресса, особенно частная, в свою очередь, стремится заполучить именно такую информацию. Пресс-секретарю важно уметь выстраивать отношения с журналистами, чтобы не создавать ощущения излишней закрытости власти, и при этом защитить служебную информацию.

Пресс-секретарь Иркутского Гидрометцентра обязан:

- Организовывать и проводить пресс-конференции, брифинги, "круглые столы" и встречи с участием руководства, а также осуществлять информационное сопровождение официальной делегации, выезжающей с визитами в регионы Украины, в страны ближнего и дальнего зарубежья.

- Оказывать организационную и методическую помощь средствам массовой информации в создании материалов о деятельности предприятия, его руководителя и структурных подразделений.

- Создавать и участвовать в выпуске информационных материалов (статей, специализированных программ и изданий).

- Готовить интервью, прямые эфиры, выступления руководителя в средствах массовой информации.

- Поддерживать положительный имидж Руководителя и предприятия и формировать соответствующее общественное мнение.

- Осуществлять оперативный сбор и анализ материалов прессы, районных и городских средств массовой информации и информационных агентств о деятельности предприятия.

- Своевременно готовить пресс-релизы и другие информационные материалы о событиях и мероприятиях, касающихся сферы деятельности предприятия и его структурных подразделений.

- Осуществлять сбор и классификацию вопросов, адресованных предприятию, и подготовку ответов для размещения на сайте предприятия.

Пресс-секретарь имеет право:

Запрашивать и получать в установленном порядке от начальников отделов и специалистов предприятия, руководителей всех структурных подразделений предприятия информацию и документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей.

Участвовать по поручению Руководителя в работе коллегий, совещаний и иных мероприятий, проводимых предприятием.

Привлекать в установленном порядке к работе специалистов государственных и негосударственных учреждений, организаций и предприятий, представителей средств массовой информации.

Вносить предложения по совершенствованию деятельности предприятия и его структурных подразделений.

Ходатайствовать перед руководством предприятия о поощрении начальников отделов и специалистов, руководителей структурных подразделений и их специалистов, а также привлечении их к дисциплинарным взысканиям.

Вносить вопросы и предложения по повышению эффективности информационной составляющей предприятия, а также других вопросов, входящих в компетенцию пресс-секретаря.

Выезжать в служебные командировки в районы и города для организации выпуска информационных материалов в районных и городских газетах, многотиражках, выступлений по радио и другим вопросам, также в другие регионы по обмену опытом и повышения квалификации.³⁷

Пресс-секретарь несет предусмотренную законодательством ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей, а также действия и бездействие, ведущие к нарушению прав и законных интересов граждан.