36. Службова записка. Види службових записок, їх основні реквізити. Службові записки Доповідна записка

Доповідна записка – це службовий документ, адресований керівнику даної або вищої за рангом організації, який містить детальний виклад будь-якого питання з висновками та пропозиціями.

Доповідні записки можуть готуватися як із власної ініціативи, так і за вказівкою керівництва. Здебільшого мета ініціативної доповідної записки – спонукати керівника до прийняття конкретного рішення. Тому текст доповідної записки чітко поділяється на дві частини: в першій – констатувальній (описуваній) – викладають пропозиції, прохання. Доповідні записки, в яких керівника інформують про хід робіт, подають регулярно.

Тексту доповідної записки передує заголовок.

Оформлення службових записок залежить від адресата. Внутрішні доповідні записки (що подаються керівникові структурного підрозділу або установи) оформляють на чистому аркуші паперу від руки. Зовнішні записки (що виходять за межі підприємства) оформляють на загальних бланках або спеціальних бланках формату А4 або А5 (залежно від обсягу документа) з кутовим чи поздовжнім розташуванням постійних реквізитів.

Реквізити доповідної записки:

10 – назва виду документа;

11 – дата (проставляють в день підписання);

12 – індекс (проставляють в день підписання);

14 – місце складання чи видання;

16 – адресат;

19 – заголовок до тексту;

21 – текст;

22 – позначка про наявність додатка (оформляють у разі потреби);

23 – підпис.

Пояснювальна записка

Пояснювальна записка – адресований керівникові установи документ, у якому міститься інформація про певний факт чи подію у вигляді прохання і повідомлення з висновками і пропозиціями.

За змістом поділяють пояснювальні записки на дві групи:

­

 1)  записки, що супроводжують основний документ (наприклад, план, звіт) і 2) пояснюють зміст його основних положень. Їх оформляють на загальних або спеціальних бланках установи машинописним способом. Склад реквізитів такий самий, як і в доповідної записки, оформленої машинописним способом;­   записки з приводу конкретних випадків, ситуацій, що склалися, провин та поведінки окремих працівників тощо. Текст таких пояснювальних записок має бути переконливим і містити неспростовні докази. Оформляють їх на чистому аркуші паперу від руки.

Службова записка

Службова записка – це документ, що містить виклад якого-небудь питання з висновками і пропозиціями, що виходять із структурного підрозділу або посадової особи і направляються будь-кому із адресатів в середині підприємства, крім прямих керівників.

Службові записки– це тільки внутрішні документи.

Основні реквізити службової записки:

– назва структурного підрозділу;

– назва виду документу;

– дата;

– номер;

– адресат;

– заголовок до тексту;

– текст;

– підпис.

37. Наказ. Особливості тексту наказу. Загальні реквізити

Наказ — це розпорядчий документ, який видається керівником установи (структурного підрозділу) на правах єдиноначальності та в межах своєї компетен­ції, обов’язковий для виконання підлеглими.

Проект наказу створюється, як правило, у відповід­ному структурному підрозділі (виконавцем або керівником), підписується керівником структурного підрозділу, узгоджується з іншими посадовими особами установи, в компетенції яких знаходиться повне або часткове вирі­шення питання, про яке йдеться в наказі (заступником керівника установи, куратором питань, про які йдеться в наказі, юристом). До проекту наказу додають докумен­ти, що мотивують його доцільність.

Наказ набуває чинності з моменту його підписання, якщо інший термін не вказано в його тексті. Право під­писання наказів визначається законодавством: зазвичай це право мають керівники установ, їхні перші заступни­ки, а також деякі посадові особи відповідно до їх повно­важень і компетенції.

Наказ діє доти, доки не буде скасований (особою, яка його підписала, або вищою інстанцією) або поки не буде виконаний чи поки не закінчиться термін його дії, вка­заний у самому наказі.

Наказ не має юридичної сили та підлягає скасуванню, якщо він виданий із порушеннями встановлених правил.

Накази бувають індивідуальними й нормативними:

Індивідуальні накази пов’язані з вирішенням питань трудової діяльності конкретних осіб (заохочення й стягнення, переведення на іншу роботу тощо).

Нормативні накази — це безособові накази, які регла­ментують трудову діяльність усього трудового колек­тиву чи його частини (правила внутрішнього трудово­го розпорядку, реорганізація структурних підрозділів тощо).

Розрізняють два види наказів:

— за особовим складом;

— з питань основної діяльності.

Накази щодо особового складу (це, як правило, індиві­дуальні накази) пов’язані з вирішенням питань трудової діяльності окремих працівників (зарахування на посаду, звільнення, преміювання тощо).

Накази з питань основної діяльності (нормативні на­кази) — це документи, які оформляють рішення керівника щодо організації роботи установи в цілому чи його структурних підрозділів (конкретні заходи щодо вико­нання директив вищих органів, планування роботи окремих структурних підрозділів тощо).

Накази складаються з таких реквізитів:

1. Повна назва установи, де видається наказ.

2. Назва документа.

3. Дата.

4. Номер.

5. Назва (заголовок) наказу (про що наказ).

6. Текст.

7. Підпис (посада керівника, підпис, ініціали, прі­звище).Текст наказу складається, як правило, з констатуючої  та розпорядчої частини.