2.2.Прием и сдача дел при назначении на должность и освобождении от занимаемой должности главного бухгалтера

В соответствии с Трудовым кодексом Республики Беларусь главный бухгалтер должен быть уволен не позднее одного месяца со дня подачи заявления на увольнение. Руководитель организации обязан обеспечить все условия для того, чтобы главный бухгалтер в течение этого периода смог завершить составление баланса и передать дела новому главному бухгалтеру согласно Акту передачи.

При освобождении главного бухгалтера (бухгалтера) произво­дится сдача дел вновь назначенному главному бухгалтеру (бухгалте­ру), в процессе которой проводится проверка состояния бухгалтер­ского учета и достоверности отчетных данных с составлением соот­ветствующего акта, утверждаемого руководителем организации. При смене главного бухгалтера рекомендуется сделать аудиторскую проверку. Основанием для передачи дел является приказ руководи­теля организации.

В приказе обязательно должны быть уточнены следующие моменты:

•причина передачи дел;

•сроки проведения приема и передачи дел;

•лицо, ответственное за сдачу документов;

•лицо, ответственное за прием дел;

•порядок документального оформления приема и передачи дел.

Приказ руководителя организации

Прием и передача дел представляют собой определенную последо­вательность действий, которую можно представить в виде следую­щей схемы (рис. 2.1).

Сдающий дела главный бухгалтер

Порядок приема-передачи дел;

формирование комиссии по приему-передаче дел

Непосредственно

Опосредованно

Акт приема-передачи дел

Акт приема-передачи дел

Посредник

Акт приема-передачи дел

Принимающий дела главный бухгалтер

Рис. 2.1. Последовательность действий при передаче дел главным бухгалтером

Порядок приема и передачи дел во многом зависит от того, есть ли у главного бухгалтера преемник. Если есть, то передача дел осущест­вляется непосредственно ему. Если же преемника нет, то руководитель организации должен оп­ределить, кто будет принимать дела у главного бухгалтера. В этой ситуации многое зависит от размеров организации. Если в органи­зации бухгалтерия представлена не в единственном лице (главный бухгалтер), то принимать дела у главного бухгалтера может, напри­мер, его заместитель или другой бухгалтер, что должно быть указано в приказе руководителя организации.

Прием и передача дел обязательно осуществляются в присутствии комиссии, назначенной приказом руководителя организации. В со­став комиссии, как правило, входят заместитель руководителя (он и назначается председателем комиссии), два бухгалтера. В случае вы­явления неточностей и расхождений в учете комиссия обязательно должна зафиксировать это в акте.

ОАО «Белшина»

Приказ № 25 15.03.2011г

Г.Бобруйск, ул. Минская 1.

О приеме-передаче дел

В связи с увольнением главного бухгалтера Сажнева С.С.

Приказываю

1. Заместителю главного бухгалтера Мартынову Г.К. назначить временно исполняющим обязанности главного бухгалтера с 01.04.2011 г.

2. Для приема-передачи дел создать комиссию из числа работников организации в составе:

Абрамчук Л.М. - заместителя главного бухгалтера;

Калистратовой З.В. – бухгалтера;

Бока Т.А. - бухгалтера.

3. Ознакомить вышеперечисленных сотрудников и главного бухгалтера с утвержденным графиком работы комиссии прилагается.

4. Созданной комиссии совместно с заместителем главного бухгалтера Мартыновой Г.К. осуществить в период с 16.03 по 31.03 приемку дел с оформлением по ее итогам акта приема-передачи дел.

5. В случае обнаружения комиссией недостач или нарушений привлечь к приему-передаче дел аудиторскую компанию.

6. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Приложение: график работы комиссии на 1 (одном) листе.

Генеральный директор___________(подпись)

Начальник юридического управления_________(подпись)

Начальник отдела кадров _________________(подпись)

С приказом ознакомлены: подпись

Сажнев С.С.

Мартынова Г.К.

Абрамчук Л.М.

Калистратовой З.В.

Бока Т.А.

При этом обязательно составляется соответствующий акт приема-передачи дел. В акте приема-передачи дел указывается состояние передаваемых дел (за­полнена ли Главная книга на момент передачи дел, регистры синтетического и аналитического учета, уточняется, какие документы предъявлены в ходе передачи дел, и другая информация).

Форма акта сдачи-приема дел законодательно не определена, ее можно составлять в произвольной форме. Примерная форма Акта сдачи-приемки дел приведена ниже.

ОАО «Белшина» УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

(подпись, расшифровка подписи)

15 января 2011г

АКТ

сдачи-приемки дел

г. Бобруйск 15 марта 2011г

Настоящий акт составлен бывшим главным бухгалтером ОАО «Белшина» Сажневым С.С. и вновь назначенным главным бухгалтером Мартыновой Г.К. о том, что на основании приказа № 25 от 15 марта 2011года ими проведена сдача-приемка дел по состоянию на 1 апреля 2011 года.

Сдача-приемка дел проводилась в присутствии заместителя главного бухгалтера Абрамчук Л.М., бухгалтера Калистратовой З.В., бухгалтера Бока Т.А.

В результате сдачи-приемки дел установлено, что:

1. Главная книга полностью заполнена по состоянию на 1 апреля 2011 года. Данные синтетического учета полностью совпадают с соответствующими позициями аналитического учета.

2. Предъявлены карточки аналитического учета по счетам 01,10, 70.

3. Предъявлены журналы-ордера за январь-март текущего года, ведомости аналитического учета по счетам 60, 62, 63, 66, 67, 68, 71,73,75,76,77,79 и Книга учета депонентов.

4. Предъявлены акты внезапных ревизий за I, II, III, IV кварталы 2010 года.

5.Предъявлены заключения независимой аудиторской проверки годовых отчетов организации за 2009 и 2010 гг.

6.Предъявлена текущая документация и архив бухгалтерии за 2007-2010гг в количестве 350 (трехсот пятидесяти) дел по описи.

7. Сданы по описи нормативно-справочная литература и оборудование.

Приложение:

1. Опись дел архива бухгалтерии на тридцати страницах.

2. Опись нормативно-справочной литературы и оборудования на трех страницах.

Дела сдал_____________________________С.С. Сажнев

Дела принял___________________________Г.К. Матрынова

При сдаче –приемке дел присутствовали:

Заместитель

Главного бухгалтера ___________________ Л.М. Абрамчук

Бухгалтер _____________________З.В. Калистратова

Бухгалтер ____________________ Т.А. Бока

В акт сдачи-приемки дел может быть включена и другая информация, касающихся вопросов, которые входили в компетенцию главного бухгалтера организации, в частности трудовые книжки работников, контракты, договоры о приеме на работу и т.п. Принимающий дела главный бухгалтер для снятия с себя ответственности за действия, совершенные в предшествующем периоде, должен потребовать от руководителя проведения аудиторской проверки. В случае обнаружения искажений и ошибок при проведении проверки их исправление в бухгалтерском учете должен произвести бывший либо вновь назначенный главный бухгалтер ( информация об этом отражается в Акте сдачи-приемки дел).

В составлении акта принимает участие комиссия, образуемая приказом по организации после получения от главного бухгалтера заявления на увольнение. В состав комиссии включают не менее трех компетентных в вопросах бухгалтерского учета работников.