9.5. Порядок составления сличительных ведомостей и актов результатов инвентаризации

Результаты инвентаризации ценностей (недостачи, излишки) должны сообщаться рабочей комиссией сразу же после инвентариза­ции и до открытия склада, кладовой, секции и т. п., где проводилась инвентаризация. При выявлении крупной недостачи ценностей ко­миссия должна закрыть и опечатать помещение и немедленно доло­жить об этом руководителю организации для принятия необходи­мых мер.

По окончании инвентаризации описи передаются председателем инвентаризационной комиссии:

•первый экземпляр — главному бух­галтеру или бухгалтеру, ведущему учет товарно-материальных цен­ностей;

•второй экземпляр — материально-ответственному лицу (бригадиру) под расписку на первом экземпляре.

Получив описи, бухгалтер передает их работникам, осуществляю­щим контроль за ценами. Последние проверяют цены и делают об этом отметку (подпись) на каждой странице описи. Затем опись вру­чается бухгалтеру, ведущему учет материалов (товаров). Бухгалтер проводит тщательную проверку правильности таксировки и всех подсчетов, приведенных в инвентаризационной описи. Обнаружен­ные ошибки в ценах, таксировке и подсчетах должны быть исправле­ны. На последней странице инвентаризационной описи также долж­ны быть сделаны отметки о проверке цен, таксировке и подсчете ито­гов за подписями лиц, проводивших эту проверку.

После проверки описей бухгалтер выводит окончательный ре­зультат инвентаризации. Для своевременного и правильного уста­новления результатов инвентаризации ценностей к моменту ее за­вершения работники бухгалтерии должны выполнить подготови­тельную работу:

•проверить, обработать и записать в учетные регистры все представленные материально-ответственным лицом отчеты;

•обеспечить сверку данных количественного суммового учета материалов со складским учетом, оформив его актом;

•сверить данные аналитического учета по видам материалов (товаров) с данными синтетического учета;

•при возможности сверить расчеты с основны­ми поставщиками.

Порядок выведения результатов инвентаризации зависит от способа учета товарно-материальных ценностей (количественно-суммовой или суммовой). Для выявления окончательного результат инвентаризации по количеству и сумме, т. е. результата проверки склада, кладовой, составляется сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (ф. Инв-13).

B сличительной ведомости отражаются результаты инвентаризации в ассортиментном разрезе. В ней предусмотрены графы для количест­ва и суммы по следующим показателям:

•наличию материалов по дан­ным бухгалтерского учета и данным инвентаризационных описей;

•излишкам и недосчетам материалов;

•взаимному зачету излишков и недостач в результате пересортицы;

•естественной убыли материа­лов;

•окончательному результату инвентаризации (излишкам или недостачам) с учетом естественной убыли материалов и взаимного зачета.

Наличие материалов по данным бухгалтерского учета бухгалтер фиксирует на основании данных карточек количественно-суммового учета, оборотной или ведомости учета остатков в зависимости от спо­соба ведения количественного учета (количественно-суммового или оперативного бухгалтерско-сальдового). Фактические данные о на­личии материалов (товаров) проставляются из инвентаризацион­ной описи.

Прежде чем устанавливать окончательный результат, бухгалтер должен произвести взаимный зачет излишков и недостач, получен­ных при пересортице материалов (товаров), и рассчитать сумму их естественной убыли. Зачет излишков и недостач может быть допу­щен только в виде исключения за один и тот же период, у одного и того же проверяемого лица в отношении материалов (товаров) одно­го и того же наименования и в тождественных количествах. Зачет может быть допущен в отношении одной и той же группы материаль­ных ценностей, если входящие в ее состав ценности имеют сходство по внешнему виду или упакованы в одинаковую тару (при отпуске их без распаковки). О допущенной пересортице материально-ответственные лица дают письменные подробные объяснения.

Решение о возможности взаимного зачета пересортицы оконча­тельно принимает руководитель организации.

В случае, если при зачете недостач излишками по пересортице сто­имость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказав­шихся в излишке, эта разница в стоимости должна быть отнесена на виновных лиц.

Если конкретные виновники пересортицы не установлены, то суммарные разницы рассматриваются как недостачи ценностей сверх норм убыли и списываются на расходы организации.

На разницы в стоимости от пересортицы в сторону недостачи, образовавшиеся не по вине материально-ответственных лиц, в про­токолах инвентаризационного органа должны быть даны исчерпы­вающие обоснования причин, по которым такие разницы не могут быть отнесены на виновных лиц. К протоколу прилагается пись­менное объяснение материально-ответственного лица о причинах пересортицы.

Итоги граф сличительной ведомости, где отражается взаимный зачет излишков и недостач материальных ценностей, как по количест­ву, так и по сумме, должны совпадать. Это связано с тем, что суммар­ные излишки и недостачи по каждому отдельному материалу (това­ру), полученные в результате пересортицы, относятся в графу «Окончательный результат» путем арифметических подсчетов бух­галтера. Так, если при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, ока­завшихся в излишке, то разница в стоимости должна быть отнесена в графу окончательного результата как излишки. Не перекрытые вза­имным зачетом излишки сразу же переносятся в графу «Излишки от пересортицы». По недостачам, не перекрытым взаимными зачетами, окончательный результат выводится бухгалтером только после спи­сания естественной убыли по тому или иному материалу (товару). Ее сумму проставляют в сличительную ведомость в графу «Потери материалов (товаров)». После заполнения этой графы бухгалтер арифметическим путем подсчитывает окончательный результат по неперекрытым взаимными зачетами недостающим материалам (то­варам). Затем подсчитываются итоги по вертикали по всем графам, производится балансирование всех итогов по итоговой строке с ито­говой графой.

При этом могут применяться два способа составления сличитель­ных ведомостей:

1) по всем без исключения материальным ценнос­тям;

2) по ценностям, но которым выявлены недостачи или излишки.

В организациях, где учет товаров (материалов) ведется только в суммовом (стоимостном) выражении, результаты инвентаризации оформляют составлением акта (ф. № Инв-21). В нем указываются остатки ценностей в денежном выражении (по товарным отчетам данные учета по инвентаризационной описи (фактические данные). Результат сравнения этих данных вносится в графы «Излишки» или «Недостача».

Составленная и проверенная (сбалансированная) сличительная ведомость и акты вместе с подробным объяснением материально-от­ветственных лиц о допущенной пересортице (излишки, недостачи) передаются на рассмотрение постоянно действующей инвентариза­ционной комиссии. Комиссия проверяет правильность составления сличительных ведомостей и дает свои заключения, предложения по результатам инвентаризации, которые отражает в протоколе. В нем приводятся подробные сведения о причинах и виновниках не­достач, потерь и излишков, указывается, какие меры приняты по отношению к виновным лицам, а также даются предложения по аннулированию расхождений фактического наличия ценностей с данными бухгалтерского учета. К протоколу прилагается письмен­ное объяснение материально-ответственного лица о причинах пе­ресортицы. Протокол заседания постоянно действующей инвента­ризационной комиссии утверждается руководителем организации не позднее 10 дней после окончания инвентаризации. Он обязан немедленно принять меры по устранению причин, вызвавших не­достачи или излишки ценностей.

При проведении инвентаризации по требованию следственных органов окончательный результат и утверждение протокола комис­сии производятся в кратчайший срок. В случае выявления мелкой недостачи, произошедшей у данного работника впервые и притом вследствие неопытности, просчета или других действий, не содержа­щих признаков уголовного преступления, на него может быть нало­жено дисциплинарное взыскание с обязательным возмещением на­несенного убытка в общегражданском порядке.

Отнесение сумм к мелким недостачам должно производиться в каждом отдельном случае по письменному распоряжению руководи­теля организации.

При недостачах, являющихся средством злоупотребления или халат­ного отношения к исполнению служебных обязанностей (сокрытие не­достач при ревизиях и инвентаризациях, составление подложных доку­ментов) материально-ответственные лица немедленно освобождаются от занимаемых должностей. Материалы о таких недостачах передают­ся следственным органам Республики Беларусь

Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета регулируются в следующем порядке:

излишек имущества основных средств, нематериальных активов, вложений во внеоборотные активы, денежных средств и т. д., в соот­ветствии с решением руководителя организации приходуется по ры­ночной стоимости на дату проведения инвентаризации, а соответ­ствующая денежная сумма относится в коммерческой организации на увеличение внереализационных доходов, в некоммерческой организации — на увеличение доходов (источников финансирования).

Инструкции о порядке исчисления и уплаты налога на добавленную стоимость определено, что при принятии на учет излишков основных средств и нематериальных активов начис­ляется НДС. Налоговая база определяется исходя из их остаточной стоимости.

Излишки выявленных полностью самортизированных основных средств, нематериальных активов, использование которых в даль­нейшем признано нецелесообразным, подлежат списанию с баланса организации;

•недостача имущества и (или) его порча в пределах норм естествен­ной убыли, утвержденная в порядке, установленном законодатель­ством Республики Беларусь, в соответствии с решением руководителя организации списывается в коммерческой организации на себестои­мость продукции (работ, услуг), в некоммерческой организации — на увеличение расходов. Списание недостачи и порчи в пределах норм естественной убыли осуществляется согласно утвержденным нормам естественной убыли лишь в случаях выявления фактических недостач;

•недостача имущества, произошедшая сверх норм естественной убыли, утвержденных в порядке, установленном законодатель­ством Республики Беларусь, в соответствии с решением руководи­теля организации покрывается за счет виновных лиц. С них взыс­кивается стоимость недостающих или похищенных материалов в размере, установленном постановлением Совета Министров Рес­публики Беларусь «О размере вреда, причиненного государствен­ному имуществу», Инструкцией о порядке определения размера причиненного государственному имуществу вреда в связи с утратой, по­вреждением (порчей), недостачей при проведении проверок финансово-хозяйственной деятельности государственных юридических лиц.

Если виновные лица не установле­ны или суд отказал во взыскании с них убытка от недостачи имущества, в соответствии с решением руководителя организации согласно Инструкции о порядке исчис­ления и уплаты в бюджет налогов на доходы и прибыль, относятся к расходам от внереализационных операций, учитывае­мых для определения налогооблагаемой прибыли.

Выявленные при инвентаризации суммы дебиторской задолжен­ности, по которым срок исковой давности истек, в соответствии с ре­шением руководителя организации списываются в коммерческой организации на финансовые результаты либо за счет резерва по со­мнительным долгам, в некоммерческой организации — на увеличе­ние расходов.

Нереальные к взысканию долги списываются по распоряжению руководителя организации на внереализационные расходы или за счет резерва по сомнительным долгам. Подтверждением невозможности погашения должником задол­женности могут служить выписка из Единого государственного ре­гистра юридических лиц и индивидуальных предпринимателей о ликвидации должника, решение суда об отказе во взыскании соот­ветствующей задолженности, акт судебного исполнителя о невоз­можности взыскания задолженности с должника.

Дебиторская задолженность, списанная в убыток вследствие непла­тежеспособности должников, учитывается на счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» в течение пяти лет с момента списания с целью наблюдения за изменением имущественного положения должников.

Выявленные при инвентаризации суммы невостребованной кредиторской задолженности, по которым срок исковой давности истек и составляет три года, по решению руководителя организации списываются в коммерческой организации на внереализационные доходы, в некоммерческой орга­низации — на увеличение доходов (источников финансирования).

При установлении недостач и потерь, явившихся следствием зло­употреблений, соответствующие материалы в течение пяти дней пос­ле установления недостач и потерь подлежат передаче в следствен­ные органы, а на сумму выявленных недостач и потерь предъявляет­ся гражданский иск.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и от­четности того месяца, в котором закончилась инвентаризация.

В целях усиления ответственности лиц за сохранность вверенных им материальных ценностей и денежных средств администрация организации заключает письменные договоры о материальной от­ветственности с работниками, достигшими 18-летнего возраста, за­нимающими должности или выполняющими работы, непосред­ственно связанные с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или применением в процессе производства переданных им ценностей. Договор составляется по установленной форме в двух экземпля­рах, подписывается руководителем организации, материально-от­ветственным лицом, скрепляется печатью. Первый экземпляр дого­вора находится у администрации, второй — у работника. Назначение, увольнение, перевод и перемещение работников, с ко­торыми заключаются или заключены письменные договоры о пол­ной материальной ответственности, производятся по согласованию с главным бухгалтером (лицом, его замещающим).

Контрольные вопросы

1.Основные принципы организации бухгалтерского учёта

2.Место бухгалтерского учета в системе управления организацией и повышение его роли в условиях рыночной экономики

3. Руководство бухгалтерским учетом и отчетностью в Республике Беларусь

4. Сущность и предпосылки рациональной организации бухгалтерского учета

5.Сущность организации бухгалтерского учета и ее зна­чение в целях управления предприятием.

6.Назовите основные факторы, влияющие на организа­цию бухгалтерского учета в стране.

7.Прокомментируйте выражение «Предприятие без уче­та — все равно, что корабль без руля».

8.Назовите условия, необходимые для рациональной ор­ганизации бухгалтерского учета.

9.Какие задачи стоят перед бухгалтерским учетом и от­четностью в современных условиях хозяйствования?

10.Какие нормативные акты регулируют организацию учета на предприятии?

11. Кто и в каких целях осуществляет государственное ре­гулирование бухгалтерского учета?

12. Кто осуществляет методологическое руководство бух­галтерским учетом в отдельных отраслях экономики? Назо­вите их функции. ...

13.Дайте характеристику видов нормативных актов, дей­ствующих в Республике Беларусь.

14.Какие требования предъявляются к организации бух­галтерского учета? Поясните их.

15.Назовите основополагающие принципы и допущения в организации бухгалтерского учёта.

16.Что такое акты законодательства?

17.Что понимается под коллизией нормативных право­вых актов?

18.Каковы сроки вступления в силу нормативных право­вых актов?

19.Роль руководителя и главного бухгалтера в организации бухгалтерского учета

20.Прием и сдача дел при назначении на должность и освобождении от занимаемой должности главного бухгалтера

21. Права и должностные обязанности главного бухгалтера

22. Типовая должностная инструкция главного бухгалтера

23.Порядок определения размера причиненного государственному имуществу вреда в связи с утратой, порчей, недостачей

24.По каким принципам может строиться номенклатура дел? Приведите примеры построения номенклатуры дел по различным принципам.

25.Для чего необходима номенклатура дел? Как это требо­вание проявляется на практике?

26.Как могут располагаться дела в пределах разделов но­менклатуры дел? Приведите примеры.

27.Порядок установления сроков хранения документов.

28.Как различаются документы по срокам хранения? Приведите примеры.

29.Порядок хранения документов временного (до 10 лет включительно) срока хранения.

30.Нормативное регулирование и порядок организации оперативного и архивного хранения документов.

31.Назовите основные документы, регламентирующие сроки хранения документов.

32.В каком порядке комплектуется бухгалтерская доку­ментация для архивного хранения?

33.Каков порядок изъятия документов и дел у субъектов предпринимательской деятельности?

34.Кто несет ответственность за выдачу учетных доку­ментов другим организациям и лицам?

35.Кто имеет право изъятия документов у юридических лиц?

36.Порядок уничтожения бухгалтерских документов.

37.Какими способами могут уничтожаться документы с истекшими сроками хранения? В каких случаях применяет­ся уничтожитель бумаг?

38.Какие меры административной ответственности преду­смотрены за нарушение порядка хранения, учета и исполь­зования документов?

39.Виды ответственности за нарушение порядка хране­ния и использования документов.

40.Предусмотрена ли материальная ответственность за сохранность первичных документов, учетных регистров и бухгалтерской отчетности?

41. Организационные формы бухгалтерского учета

42. Должностные инструкции работников бухгалтерии, их содержание, порядок разработки

43. Содержание, порядок разработки и утверждения Положения о бухгалтерии

44. Структура бухгалтерского аппарата

45.Задачи и функции подразделения Бухгалтерского учета и отчетности

46. Определение объема учетных работ и нормативной численности аппарата бухгалтерии

47. Распределение численности работников бухгалтерии по функциям управления, штатное расписание

48.Организация труда работников бухгалтерии

49. Повышение квалификации кадров бухгалтерии

50.Положение об аттестации профессиональных бухгалтеров Республики Беларусь

51. Оформление отношений между субъектами хозяйствования по оказанию и получению бухгалтерских услуг

52. Административная ответственность организации, оказывающей и получившей бухгалтерские услуги

53.Уголовная ответственность за действия, связанные с нарушениями правил организации и ведением бухгалтерского учета

54.Порядок государственной регистрации и ликвидации субъектов хозяйствования

55.Назовите организационные формы бухгалтерского учета и дайте их характеристику.

56.В чем состоит сущность децентрализованной формы организации работы бухгалтерии?

57.Какая из форм организации работы бухгалтерии при­меняется чаще всего в настоящее время на практике?

58.Какими властными полномочиями обладает главный бухгалтер на предприятии?

59.Как вы понимаете моральную ответственность бухгал­тера? В чем состоит может состоять его административная ответственность?

60.Может ли привлекаться бухгалтер к материальной от­ветственности? В каких размерах?

61.Если бухгалтерский учет на предприятии ведет сторон­няя организация или специалист, отвечает ли штатный главный бухгалтер за его качество и состояние?

62. Первичный учет как способ регистрации и первичного отражения объектов бухгалтерского учета

63. Классификация документов

64.Учетные регистры и их классификация

65.Организация документооборота хозяйственных операций

66. Способы исправления ошибок в первичных документах и учетных регистра

67. Документооборот и его роль в организации бухгалтерского учета

68. Положение о порядке использовании бланков строгой отчетности

69. Организация делопроизводства в бухгалтерии

70. Организация хранения документов бухгалтерии и в архиве

71. Сроки хранения документов, регистров бухгалтерского учета и отчетности

72. Особенности хранения документов реорганизованных и ликвидированных организаций

73. Порядок учета, хранения и списания бланков строгой отчетности

74.Какой нормативный документ регулирует вопросы первичных учетных документов?

75.Понятие документов и их классификация.

76.Требования к оформлению первичных учетных доку­ментов.

77.Когда должен составляться первичный документ?

78.В каких случаях первичные документы могут прини­маться к учету?

79.Назовите обязательные реквизиты документов.

80.Порядок исправления ошибок в первичных докумен­тах и регистрах бухгалтерского учета.

81.Что собой представляют альбомы унифицированных форм первичных учетных документов и регистров бухгал­терского учета?

82.Что такое документооборот на предприятии?

83.Что собой представляет график документооборота?

84.Кто его составляет?

85.Назовите этапы документооборота.

86.Учетная политика организации – важнейший локальный нормативный правовой акт.

87. Факторы, влияющие на выбор и обоснование учетной политики

88. Основные положения учетной политики для целей бухгалтерского учета

89. Методологические и организационно-технические аспекты учетного процесса

90. Учетная политика для целей налогового учета

91. Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации».

92. Инвентаризация, ее виды и задачи

93. Сроки планирования и проведения инвентаризации

94. Порядок проведения и документального оформления инвентаризации

95. Порядок проведения инвентаризации внеоборотных активов и обязательств

96.Порядок составления сличительных ведомостей и актов результатов инвентаризации

Используемые источники

1.Белый И.Н., Сушкевич А.Н. Организация бухгалтерского учета и внутреннего аудита на предприятиях и в организациях. Мн. Экаунт, 1996. - 76 с.

2.Чечеткин А.С. Клипперт Е.Н. Организация учета и аудита: учеб. Пособие: 2-е изд.. - Мн: ИВЦ Минфина, 2007. - 254 с.

3.Богатая И.Н., Кузнецова Л.Н. Делопроизводство и бухгалтерия: Учеб. пособие. - М.: Дело, 2002. - 360 с.

4.Ванкевич В.Е., Сушкевич А.Н. Закон Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности». Права, обязанности и ответственность руководителя и главного бухгалтера. - Мн.: Редакция журнала «Промышленно-торговое право», 2004.

5.Сушкевич А.Н. Альбом типовых унифицированных форм первичной учетной документации с образцами заполнения. - 3-е изд., изм. и доп. - Мн.: Фонд «Редакция журнала «Финансы, учет, аудит», 2007.

6.Сушкевич А.Н. Инвентаризация имущества и финансовых обязательств. -Мн.: Редакция журнала «Промышленно-торговое право», 2005.

7.Сушкевич А.Н. Организация бухгалтерского учета в субъектах хозяйствования. - Мн.: Редакция журнала «Промышленно-торговое право», 2004.

8.Сушкевич А.Н. Учетная политика организации. Налоговый и бухгалтерский учет. -Мн.: Редакция журнала «Промышленно-торговое право», 2006.

9.Сушкевич А.Н., Крупнова А.В. Права, обязанности и ответственность руководителя и главного бухгалтера за ведение бухгалтерского учета в организации. -Мн.: Фонд «Редакция журнала «Финансы, учет, аудит», 2007.

10.Бухгалтерское дело: Учебное пособие / Под ред. Н.Н. Хахоновой. -Москва: ИКЦ «МарТ»; Ростов н/Д: Издательский центр «МарТ», 2004. - 384 с.

11.Ванкевич В.Е., Лапина А.К., Сушкевич А.Н. Учет основных средств и лизинговых операций по новому плану счетов. - Мн.: Редакция журнала «Промышленно-торговое право», 2004.

12.Верховцев А.В. Делопроизводство в бухгалтерии. - 3-е изд. - М.: ИНФРА-М, 2000. -131 с. - (Библиотека журнала «Досье бухгалтера»).

13.Климова М.А. Бухгалтерское дело: Учеб. пособие.- М.: ИНФРА-М, 2004.-200 с.

14.Маренков Н.Л., Веселова Т.Н. Бухгалтерское дело. Серия «Высшее образование». - Ростов н/Д: Феникс, 2005. - 544 с.

253