9.3. Порядок проведения и документального оформления инвентаризации

Порядок проведения и документального оформления инвентари­зации регламентируется Инструкцией по инвентаризации активов и обязательств. Руководитель организации издает приказ о проведении инвентаризации по примерной схеме.

(наименование организации)

Приказ № _____

(постановление, распоряжение) от "__" _________________ 20__ г.

Для проведения инвентаризации в

______________________________________________________________________

назначается инвентаризационная комиссия (постоянно действующая центральная, рабочая) в составе:

1. Председатель (должность, фамилия, имя, отчество) ________________________

2. Члены комиссии (должность, фамилия, имя, отчество)

______________________________________________________________________

Инвентаризации подлежат ____________________________________________________

(активы и обязательства)

К инвентаризации приступить __________(дата) и окончить _______________(дата)

Причина инвентаризации _____________________________________________________

(контрольная проверка, смена материально ответственных лиц, переоценка и т.д.)

Материалы по инвентаризации сдать в бухгалтерию

___________________________________________ не позднее __________ г.

Руководитель __________________		_________________________
(подпись)		(расшифровка подписи)

В крупных организациях для проведения инвентаризаций создаются постоянно действующая центральная инвентаризационная комиссия и рабочие инвентаризационные комиссии.

В состав постоянно действующей комиссии входят:

•руководитель организации или его заместитель (председатель комиссии);

•главный бухгалтер;

•начальники структурных подразделений (служб);

•пред­ставители общественности.

Постоянно действующие инвентаризационные комиссии выпол­няют следующие функции:

•оказывает методическую помощь рабочим комиссиям по вопросам проведения инвентаризаций;

•заслушивают на своих заседаниях руководителей отделов, цехов секций по вопросам сохранности материальных ценностей;

•осуществляют контрольные проверки правильности проведения инвентаризации, а также выборочные инвентаризации в межинвен­таризационный период;

•проверяют правильность выведения результатов инвентариза­ции, обоснованность предложенных зачетов по пересортице ценнос­тей в местах хранения, где ведется количественный учет;

•в необходимых случаях (при установлении серьезных нарушений правил проведения инвентаризации и др.) проводят по поручению руководителя организации повторные сплошные инвентаризации;

•рассматривают объяснения, полученные от лиц, допустивших не­достачу или порчу ценностей, а также другие нарушения;

• готовит предложения по регулированию результатов инвентаризации и представляет их на рассмотрение руководителю организации вместе с материалами инвентаризации;

Однако наличие постоянно действующих инвентаризационных комиссий не снимает персональной ответственности руководителя, главного бухгалтера предприятия, а в организациях, имеющих цент­рализованные бухгалтерии, — контрольно-инвентаризационных от­делов данных бухгалтерий. Так, ответственность за правильное и своевременное проведение инвентаризации несут руководители организации. Они обязаны создать условия, обеспечивающие пол­ную и точную проверку фактического наличия ценностей в сжатые сроки. Главный бухгалтер совместно с руководителями подразделе­ний и служб обязан тщательно контролировать соблюдение правил проведения инвентаризации.

Для непосредственного проведения инвентаризаций постоянные ко­миссии создают рабочие инвентаризационные комиссии в состав которых входят:

•представитель руководителя организации, назначившего инвентаризацию (руководителя или его заместителя, начальника структурного подразделения – председатель комиссии);

•специалистов (технолога, инженера, товароведа, механика, производителя работ, экономиста, бухгалтера и др.).

В качестве председателя рабочей инвентаризационной комиссии не назначается материально ответственное лицо, работник ревизионной службы. Не назначается один и тот же работник два раза подряд в качестве председателя инвентаризационной комиссии у одних и тех же материально ответственных лиц. Материально ответственные лица не включаются в состав инвентаризационной комиссии для проверки находящихся у них в подотчете товарно-материальных ценностей, денежных средств.

Персональ­ный состав рабочих комиссий утверждается приказом руководителя организации. В приказе устанавливается срок начала и окончания про­ведения инвентаризации. Приказ регистрируется бухгалтерией в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации. Приказ вручается рабочей комиссии перед началом инвентаризации вместе с контрольным пломбиром, выдаваемым председателю.

В приказе устанавливается срок начала и окончания про­ведения инвентаризации. Приказ регистрируется бухгалтерией в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации. Приказ вручается рабочей комиссии перед началом инвентаризации вместе с контрольным пломбиром, выдаваемым председателю. Приказ руководителя является письменным заданием на проведе­ние инвентаризации. До начала инвентаризации необходима пред­варительная подготовительная работа:

1) Инвентаризационная комиссия составляет календарный план проведения инвентаризации и распределяет работу между отдель­ными промежуточными группами (бригадами) комиссии.

2) Каждая промежуточная группа (бригада) в зависимости от объекта проверки разрабатывает подробную программу проведения инвентаризации конкретных объектов и распределяет работу между членами группы (бригады). В каждой группе назначается (выбира­ется) старший (бригадир), а для инвентаризационной комиссии в целом из ее членов избирается председатель комиссии.

3) Руководитель и главный (старший) бухгалтер организации про­водят инструктаж для членов комиссии о целях, задачах, порядке проведения инвентаризации

4)Бухгалтерия организации подготавливает все необходимые блан­ки документов для проведения инвентаризации (инвентаризационные описи, сличительные ведомости, промежуточные акты и др.).

5) Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точ­ность внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств.

Рабочие комиссии несут ответственность за своевременность и соблюдение порядка проведения инвентаризации в соответствии с приказом руководителя организации;

•полноту и точность внесения в описи данных о фактически проверяемых ценностях, денежных средствах и средствах в расчетах, а в случае нарушения этого усло­вия члены комиссий привлекаются к ответственности в порядке, установленном законодательством;

•правильность указания в опи­си отличительных признаков товарно-материальных ценностей (сорт, размер, номер протокола согласования цен и т. д.), по кото­рым определяются их цены;

•правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации в соответствии с уста­новленным порядком.

Рабочие инвентаризационные комиссии выполняют следующие функции:

•осуществляют инвентаризацию активов и обязательств организации;

•оформляют результаты инвентаризации необходимыми документами;

• получают от материально ответственных объяснительные записки о причинах выявленных инвентаризацией излишков, недостач и порчи материальных ценностей;

•участвуют в определении результатов инвентаризации и разрабатывают предложения по за­чету недостач и излишков по пересортице, а также списанию недо­стач в пределах норм естественной убыли;

•вносят предложения по вопросам упорядочения приема, хранения и отпуска материальных ценностей, улучшения учета и контроля за их сохранностью, а также по реализации сверхнормативных и неиспользуемых материальных ценностей;

•принимают решение по регулированию выявленных ими результатов инвентаризации и представляют его вместе с материалами инвентаризаций на рассмотрение центральной инвентаризационной комиссии.

Рабочая инвентаризационная комиссия, выполняя первую свою функцию, прежде чем приступить к проверке фактического наличия товарно-материальных ценностей, обязана:

• опломбировать подсоб­ные помещения, подвалы и другие места хранения ценностей, имею­щие отдельные входы и выходы;

•проверить исправность всех весоизмерительных приборов и соблюдение установленных сроков их клеймения;

•получить на момент инвентаризации последние реестры приходных и расходных документов или отчеты о движении матери­альных ценностей и денежных средств.

Проверка фактического наличия активов и обязательств проводится при обязательном участии материально ответственных лиц. При проверке фактического наличия активов и обязательств в случае смены материально ответственных лиц в инвентаризационных описях лицо, принимающее ценности, расписывается в их получении, а сдавший – в их сдаче.

До начала проверки фактического наличия приходные и расходные документы или отчеты о движении активов и обязательств, денежных средств, бланков строгой отчетности должны быть сданы в бухгалтерию.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все при­ходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на «...» дата», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к на­чалу инвентаризации по учетным данным. Лица, ответственные за сохранность ценностей, дают в описи расписку о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы сданы в бух­галтерию и поступившие под их ответственность ценности оприхо­дованы, а выбывшие — списаны в расход. Аналогичные расписки бе­рутся у лиц, имеющих подотчетные суммы или доверенности на по­лучение ценностей. Товарно-материальные ценности, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально-ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру или товарному отчету после ин­вентаризации.

Эти товарно-материальные ценности заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации». В описи указываются дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, на­именование товара, количество, цена и сумма. Одновременно на при­ходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению — членов комиссии) делается отмет­ка «после инвентаризации» со ссылкой на дату описи, в которую запи­саны эти ценности.

При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного разрешения руково­дителя и главного бухгалтера организации в процессе инвентариза­ции товарно-материальные ценности могут отпускаться материаль­но-ответственными лицами в присутствии членов инвентаризацион­ной комиссии. Эти ценности заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации», оформляется опись по аналогии с докумен­тами на поступившие товарно-материальные ценности во время инвентаризации. В расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии или по его поручению членами комиссии.

При подготовке к плановым инвентаризациям товарно-материальные ценности заблаговременно или в присутствии инвентариза­ционной комиссии должны быть сгруппированы, рассортированы наименованиям, сортам, размерам в определенном порядке, удоб­ном для подсчета количества.

Товары, подготовленные к отправке согласно выписанным товар­но-транспортным накладным, но не оплаченные и не вывезенные покупателями до инвентаризации, должны быть распакованы и вне­сены в опись. Одновременно на всех экземплярах товарно-транспорт­ных накладных или других документов об этом делается отметка. Если инвентаризация проводится внезапно, то все товарно-матери­альные ценности подготавливаются к инвентаризации в присут­ствии членов рабочей инвентаризационной группы. Инвентариза­ция имущества и средств в расчетах производится по каждому их ме­стонахождению и материально-ответственному лицу, на хранении у которого эти ценности находятся.

Проверка ценностей проводится при обязательном участии мате­риально-ответственных лиц. Наличие ценностей при инвентаризации определяется путем обя­зательного их пересчета, взвешивания, обмера.

Руководитель организации должен создать условия, обеспечиваю­щие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой). Ценнос­ти, находящиеся в неповрежденной упаковке, т. е. в целых пронумерованных кипах, ящиках, бочках, проверяются по спецификации или маркировке на таре. По ценностям, которые при распаковке не могут подвергнуться порче или понижению качества, комиссия обязательно проводит выборочную проверку (не менее 10 %), делая об этом соот­ветствующую отметку (оговорку) в описи. Если выборочной провер­кой будут установлены расхождения между фактическим наличием и данными спецификации или маркировки, то рабочая комиссия обяза­на провести полную проверку наличия ценностей.

Определение массы (объема) ценностей, хранящихся навалом, до­пускается производить на основании обмеров (отвесов) и техничес­ких расчетов. При этом акты обмеров, ведомости отвесов подписыва­ются членами комиссии и материально-ответственными лицами.

Данные о фактических остатках материальных ценностей запи­сываются в инвентаризационную опись (ф. Инв-3), которую со­ставляют в двух или трех (при смене материально-ответственных лиц) экземплярах. Описи оформляют отдельно по каждому мате­риально-ответственному лицу или месту хранения ценностей. В процессе заполнения описи ведется взаимная сверка каждой стра­ницы описи, в случае ошибки (расхождения) проводится проверка ценностей. Наименование ценностей и их количество показывают­ся в описи по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. Описи подписываются всеми членами рабочей комиссии и материально-ответственными лицами. В конце описи материально-ответственные лица дают расписку в том, что проверка ценностей проведена в их присутствии правильно, к комиссии претензий нет и перечисленные в описи ценности принимаются на ответственное хранение. В случае смены материально-ответственных лиц в ин­вентаризационных описях лицо, принявшее ценности, расписыва­ется в их получении, лицо, сдавшее ценности, — в их сдаче. Если инвентаризация проводилась без материально-ответственных лиц (бригадира), а также после стихийных бедствий, краж и ограбле­ний, то описи подписываются представителем административных органов, который включается в этих случаях в состав инвентариза­ционной комиссии.

Ценности, принятые (сданные) на ответственное хранение, оформ­ляются отдельной инвентаризационной описью (ф. Инв-5), а нахо­дящиеся в пути — актом инвентаризации материалов и товаров, на­ходящихся в пути (ф. Инв-6).

Не законченная в течение одного дня инвентаризация завершает­ся в последующие дни. В этом случае помещение, где хранятся ценнос­ти, опечатывается. Пломбир на все время работы инвентаризацион­ной группы хранится у ее руководителя, а описи — в закрытом поме­щении в несгораемом ящике или шкафу под замком.

Описи могут быть заполнены вручную или получены с ЭВМ. При заполнении описей ручным способом используются шариковые руч­ки или чернила.

На каждой странице описи указываются прописью число поряд­ковых номеров ценностей и общий итог ценностей в натуральных показателях, записанных на странице, независимо от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, декалитрах и т. д.) эти ценности отражены.

Никаких помарок и подчисток в описях не допускается. Если допу­щены ошибки, исправление производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами группы, проводившими инвентаризацию, материально-ответственными лицами. В описях не допускается оставлять незаполненные строки. В последних листах описей неза­полненные строки должны быть прочеркнуты.

На последней странице описи делается отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

Перед началом работы склада (кладовой), после завершения ин­вентаризации инвентаризационная группа совместно с материаль­но-ответственным лицом хозяйства в выборочном порядке обязана провести дополнительные контрольные проверки инвентаризации с составлением актов и регистрацией в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации. Они позво­ляют установить правильность включения в опись фактических остатков материальных ценностей. Контрольными проверками охватывается не менее 10-15 % общего числа фактически проведен­ных инвентаризаций. План контрольной проверки составляется в организациях ежеквартально, а его выполнение контролируется в специальной книге. Контрольные проверки проводятся по оконча­нии инвентаризации, но обязательно до открытия структурной единицы после инвентаризации. На имя лица, осуществляющего контрольную проверку, руководитель или главный бухгалтер организации выписывает распоряжение.

Лицо, осуществляющее проверку, предъявляет распоряжение председателю инвентариза­ционной комиссии, последний вручает проверяющему первый эк­земпляр описи, в присутствии комиссии производит подсчет (на выбор) в натуральном выражении остатков ценностей и сверяет их с записями в инвентаризационной описи. Результаты проверки оформляются актом.

Акт составляется в двух экземплярах, один вместе с описями ин­вентаризации сдается в бухгалтерию, второй хранится у материаль­но-ответственного лица. В акте указываются наименование прове­ряемых ценностей, их количество по инвентаризационной описи и количество фактически оказавшихся при контрольной проверке. Одновременно с проверкой фактического наличия товаров проверя­ются правильность оформления инвентаризационной описи, наличие виз на документах и отчетах. Если при контрольной проверке не обнаружено расхождений между данными об остатках ценностей, от­раженных в инвентаризационной описи, и фактическим их наличи­ем, то организация может быть открыта для работы. В случае выяв­ления значительных расхождений с данными инвентаризационной описи назначается состав инвентаризационной комиссии для прове­дения повторной сплошной инвентаризации. Наряду с этим руково­дитель организации рассматривает вопрос об ответственности пер­вого состава инвентаризационной комиссии за допущенные наруше­ния в проведении инвентаризации.

По окончании инвентаризации каждая рабочая группа составляет протокол, в котором отражает результаты инвентаризации, а также результаты проверки состояния складского хозяйства и обеспечения сохранности товарно-материальных ценностей. В протоколе указы­ваются наличие неиспользуемых и разукомплектованных основных средств, неиспользуемых товарно-материальных ценностей, время их изготовления и поступления в хозяйство. Такие ценности записы­ваются в отдельные инвентаризационные описи и в местах хранения размещаются обособленно. На ценности, пришедшие в негодность, составляется отдельная инвентаризационная опись. В протоколе каждой рабочей группы указываются причины порчи ценностей и виновные лица, а также выводы и предложения по выявленным недо­статкам, зачету недостач и излишков, а также списанию недостач в пределах норм естественной убыли.

Все материалы проверок и протоколы руководителя рабочих групп представляют на рассмотрение руководителю организации. Руководители организации несут ответственность за правиль­ность и своевременность проведения инвентаризаций. Они обязаны создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фак­тического наличия ценностей в сжатые сроки (обеспечить рабочей силой для взвешивания, перемеривания, пересчета и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством и т. п.). Главный бухгалтер обязан тщательно контролировать соблюдение положе­ний, изложенных в методических указаниях, по проведению инвен­таризации.

Одновременно с инвентаризацией бухгалтерия хозяйства обязана проверить записи по всем балансовым счетам и сопоставить их с кор­респондирующими счетами.