7.2. Организация хранения документов бухгалтерии в архиве

Архив — это совокупность архивных до­кументов, а также архивное учреждение или структурное подразде­ление государственного органа, предприятия, учреждения, органи­зации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использо­вание архивных документов.

В организации для хранения всех документов, в частности бухгал­терских, и ведения работ с ними должны создаваться ведомственные архивы. Для них выделяются специальные здания, помещения, в ко­торых необходимо поддерживать соответствующий технологичес­кий режим для хранения архивных документов.

В организации должна быть предусмотрена штатная должность заведующего архивом или приказом руководителя назначено лицо, ответственное за архив.

Архив осуществляет свою деятельность на основании разрабаты­ваемого положения о нем, в котором определяются состав докумен­тов архива, его задачи и функции, права, ответственность заведую­щего архивом. За нарушения законодательства по архив­ному делу и ведению делопроизводства предусматривает админист­ративную ответственность.

На должностных лиц административные взыскания налагаются и за выделение помещений для размещения документов с нарушением установленных законодательством норм, изъятие у архивов помеще­ний и использование их не по назначению, отказ от передачи в уста­новленных законом случаях документов на государственное хранение. Эти нарушения влекут наложение штрафа в размере от 15 до 20 ба­зовых величин.

Частная организация может передать свои доку­менты на хранение в государственный архив. Однако, в соответствии с Положением о порядке участия организаций в возмещении издер­жек по хранению документов в государственных архивах это возможно только на основании дого­вора и при возмещении издержек по хранению документов.

Документы органов государственной власти и управления, орга­низаций, учреждений и предприятий независимо от формы собствен­ности входят в состав Национального архивного фонда Республики Беларусь, который включает государственную и негосударственную части.

Государственную часть Национального архивного фонда состав­ляют следующие архивные фонды и документы:

•государственных органов;

•государственных предприятий, организаций Республики Бела­русь, находящихся на территории республики и за ее пределами;

•объединений, предприятий, организаций, учреждений смешанных форм собственности, в уставных фондах которых преобладает доля государственной собственности, и т. д.

Негосударственную часть Национального архивного фонда со­ставляют архивные фонды и документы, которые находятся в собст­венности:

•общественных объединений;

•религиозных организаций;

•организаций частной формы собственности;

•физических лиц.

Архивы центральных и местных органов государственной власти и управления, организаций и предприятий разделяются на ведом­ственные архивы и архивы частных организаций, учреждений, пред­приятий.

Ведомственный архив представлен архивным учреждением госу­дарственной организации, хранящим документы в своей организа­ции на протяжении определенного срока.

Архив частной организации, учреждения, предприятия представ­лен негосударственным архивным учреждением или подразделени­ем негосударственной организации, осуществляющей прием и посто­янное хранение архивных документов.

В зависимости от состава документов, которыми комплектуется архив, могут создаваться архивы следующих видов:

•архив организации, хранящий документы только данной органи­зации;

•центральный архив, хранящий документы центрального аппара­та организации, а также документы организаций непосредственного подчинения;

•объединенный ведомственный архив, хранящий документы не­скольких организаций министерства или другого центрального органа управления;

•объединенный межведомственный архив, хранящий документы организаций нескольких отраслей (систем), связанных территори­ально;

•объединенный архив, созданный несколькими организациями не­государственной формы собственности и хранящий их документы.

При организации архивов и обеспечении надлежащего хранения документов необходимо соблюдать все требования, устанавливае­мые Основными правилами работы архивов.

К помещению архива предъявляются следующие требования:

•необходимо предоставить специально построенное здание (или часть здания), приспособленное для хранения документов;

•архив должен состоять из комплекса помещений, в который вхо­дят: хранилища для документов, рабочие кабинеты сотрудников, чи­тальный зал для работы пользователей (исследователей);

•хранилища должны быть изолированы, оборудованы пожарной и охранной сигнализацией.

Необходимо поддерживать температурно-влажностный режим хранения документов на бумажной основе (табл. 7.1).

Таблица 7.1. Температурно-влажностный режим хранения документов

на бумажной основе

Помещения с регламентируемым клима­том		Помещения с нерегламентируемым климатом
Температура, °С	Влажность, %	Температура, °С	Влажность, %
+17...+19	50...55	+ 14...+20	45...60

Допускается выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и архива во вре­менное пользование вне архива структурным подразделениям орга­низации, организациям данного ведомства, а также судебным, след­ственным, налоговым и контрольным органам.

Выдача дел производится на основании письма соответствующей организации и разрешающей резолюции руководителя. Дела во временное пользование могут выдаваться на срок, не превышающий 30 дней. Выдача дел во временное пользование другой организации оформляется актом о выдаче дел во времен­ное пользование, который составляется в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архиве, второй передается получателю. При выдаче дел для использования взамен подкладывается карта-заместитель дела. В ней указываются шифр дела, дата выдачи, фамилия пользователя (название организации), дата возврата дела. При возвращении дела данная карта изымает­ся и хранится до минования надобности. Состояние дел, возвра­щаемых в архив, должно быть проверено. При обнаружении недос­тачи отдельных документов или повреждении листов составляет­ся акт в двух экземплярах.

Изъятие и выдача документов из дел постоянного хранения допус­каются в исключительных случаях с разрешения руководителя с обя­зательным включением в дело заверенной копии изъятого документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Существуют предельные сроки хранения документов в архивах министерств и ведомств. Они оговариваются Основными правила­ми работы архивов Республики Беларусь. По истечении указанных сроков документы подлежат передаче на государственное хранение. Государственной архивной службой утвержден перечень организа­ций, документы которых ею принимаются.

При реоргани­зации или ликвидации предприятий государственной формы собствен­ности ее документы переходят к правопреемнику, а заключительный отчет ликвидационная комиссия передает в соответствующий государственный архив. При отсутствии правопреемника документы сдаются на государственное хранение досрочно только в том случае, если орга­низация ликвидирована полностью и имеется правительственный акт о передаче документов в государственный архив.

При ликвидации или банкротстве организации частной формы собственности, не имеющей правопреемника, органы, зарегистриро­вавшие ее устав, совместно с государственным архивом обязаны при­нять меры по сохранности этих документов.

Негосударственные организации для передачи своих документов на государственное хранение могут заключать с государственным архивом договоры, в которых должны быть оговорены сроки, усло­вия хранения и оплаты.