05. Бухгалтерия:

05-001. Постановления, приказы, распоряжения вышестоящих ор­ганов;

05-002. Копии приказов руководителя организации по основной деятельности;

05-003. Копии приказов руководителя организации по личному составу;

05-004. Должностные инструкции работников бухгалтерии;

05-005. Штатное расписание;

05-006. Годовой бухгалтерский отчет;

05-007.Квартальные и месячные отчеты, представляемые инспек­ции Министерства по налогам и сборам, Фонду социальной защиты населения, внебюджетным фондам, органам статистики;

05-008. Договоры, контракты, соглашения;

05-009. Акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности;

05-010. Отчеты кассира с приложениями;

05-011. Выписки банка с приложениями;

05-012. Авансовые отчеты;

05-013. Путевые листы;

05-014. Товарно-транспортные накладные на отпуск материаль­ных ценностей;

05-015. Журнал-ордер № 1;

05-016. Журнал-ордер № 2 .

Графа 3 номенклатуры дел «Количество дел (томов)» заполняется в конце делопроизводственного года.

В графе 4 указываются сроки хранения, определяемые согласно действующим ведомственным и типовому перечням с указанием сро­ков хранения, и даются ссылки на соответствующие статьи перечне

В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, выделении дел к уничтожению, лицах, ответ­ственных за формирование дел, и т. д.

По окончании календарного года делопроизводственной службой составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел. Все документы, заводимые на предприятиях, формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

При формировании дел необходимо соблюдение следующих требований: документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно: подлинники должны быть отделены от копий; годовые планы и отчеты - от квартальных и месячных, в дело должно быть включено по одному экземпляру каждого документа. Каждый документ, помешенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов. В дело группируются документы одного периода - месяца, квартала, календарного года - кроме переходящих дел (например, личные дела, не закрывающиеся при окончании календарного года). При наличии в деле документов за несколько месяцев документы помесячно разделяются листами бумаги с указанием месяца. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.

Вывод: при формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

•помещать в дело только исполненные документы;

•помещать в дело документы, которые по своему содержанию соот­ветствуют наименованию дела по номенклатуре;

•помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одно­го вопроса;

помещать приложения вместе с основными документами;

•раздельно группировать в дела документы постоянного и времен­ного хранения;

•группировать в дело документы одного календарного года, за ис­ключением переходящих дел;

•не подшивать в дело черновики или документы, подлежащие воз­врату;

•дело должно содержать не более 250 листов (3-4 см).

Документы в деле систематизируются в хронологическом порядке, в соответствии либо с ходом решения излагаемого вопроса, либо по алфавиту, либо по нумерации.

Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятель­ные дела в пределах года и располагаются по алфавиту фамилий.

С момента заведения и до передачи в архив предприятия дела хра­нятся по месту их формирования.

В последнее время отмечаются повышение требований и усиление ответственности должностных лиц за организацию документации, документооборота, а также архивного хранения документов в орга­низациях, на предприятиях всех форм собственности. В функции Госархивнадзора входит проверка соблюдения правил обеспече­ния сохранности документов и ведения делопроизводства, включаю­щих:

•создание и соблюдение оптимальных условий хранения докумен­тов, в том числе •температурно-влажностного режима хранения;

•размещение документов в хранилищах;

•соблюдение порядка выдачи дел из хранилищ и архивов;

•учет документов, проверку их наличия и состояния;

•соблюдение установленных стандартов ведения делопроизводства.

Кроме того, Госархивнадзор осуществляет контроль за ходом при­ема-передачи документов ликвидированных предприятий, учреждений и организаций, недопущением незаконного уничтожения документов. По результатам инспекторских проверок Госархивнадзор вправе при­влекать к административной ответственности должностных и физических лиц.

Сложившаяся практика вызывает необходимость организации оперативного и архивного хранения документов. Хранение - в гражданском праве это договор, в силу которого одна сторона (хранитель) обязуется хранить имущество, переданное ее другой стороной (поклажедателем) и возвратить его в сохранности.