Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
0723734_9F4A0_babynina_g_m_organizaciya_buhgalt...doc
Скачиваний:
6
Добавлен:
01.03.2025
Размер:
1.56 Mб
Скачать

Тема 7. Делопроизводство бухгалтерии, порядок хранения документов, учетных регистров и отчетности

7.1. Организация делопроизводства бухгалтерии

Совокупность работ, связанных с регистрацией документов, их классификацией, движением, учетом и хранением, называется дело­производством.

Делопроизводство в бухгалтерии организуется на основе единой но­менклатуры дел, установленной в организации. Номенклатура дел пред­ставляет собой систематизированный список наименований дел, заводи­мых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения. Она необходи­ма для быстрого поиска документов по их виду и содержанию. Она ежегодно, не позднее 31 декабря текущего года, рассматривается с учетом происходящих изменений и вводится в действие с 1 января нового года.

В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме технической документации и пе­чатных изданий. Она является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, разрабатывает­ся специалистом, ответственным за организацию работы с докумен­тами, утверждается руководителем предприятия.

Составление номенклатуры дел регламентируется Примерной инструкцией по делопроизводству, а также Основными правилами работы архи­вов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, органи­заций и предприятий Республики Беларусь.

В организациях, имеющих устойчивую структуру, номенклатура дел строится по структурному принципу. В организациях, не имею­щих устойчивой структуры, номенклатура дел строится по структурно- функциональному или функциональному принципу (по направ­лениям деятельности без деления на структурные части).

Номенклатура дел, построенная по структурному принципу, вклю­чает следующие отделы:

  1. Общий отдел;

  2. Отдел экономического прогнозирования;

  3. Производственно-технологический отдел;

  4. Технический отдел;

  5. Отдел капитального строительства;

  6. Финансовый отдел;

  7. Бухгалтерия;

  8. Отдел труда и заработной платы;

  9. Отдел кадров и др.

Номенклатура дел, построенная по функциональному принципу, имеет следующие отделы:

  1. Руководство;

  2. Планирование;

  3. Организация производственной деятельности;

  4. Финансирование;

  5. Учет и отчетность;

  6. Кадры.

Номенклатура, построенная по структурно-функциональному принципу, имеет отделы:

  1. Руководство;

  2. Организационно-методическая работа;

  3. Спортивно-массовая работа;

  4. Отдел кадров;

  5. Бухгалтерия;

  6. Профсоюзный комитет.

Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений или направлений деятельности орга­низации.

В первой графе номенклатуры дел проставляется индекс, состоя­щий из обозначения структурного подразделения (или направления деятельности учреждения), присвоенного канцелярией, и порядкового номера дела по номенклатуре в пределах структурного подразделе­ния (участка, направления деятельности). Например, индекс дела 02-18, где 02 — индекс структурного подразделения, 18 — номер дела.

Система индексов может быть трех видов: цифровая, буквенная и смешанная. Чаще всего применяется десятичная, нумерационная и серийная цифровая индексация. Наиболее распространенной явля­ется десятичная система.

Во второй графе указывается заголовок дела. Для ведения делопро­изводства бухгалтерии целесообразно предусмотреть следующие дела.