Тема 6. Организация документирования хозяйственных операций и документооборота

6.1. Первичный учет как способ регистрации и первичного отражения объектов бухгалтерского учета

Одной из основных стадий (звеньев) метода бухгалтерского учета является первая стадия - стадия регистрации, часто назы­ваемая наблюдением. На этой стадии начинается бухгалтерский учет происходящих изменений в стоимости объектов бухгалтер­ского учета под воздействием хозяйственных процессов путем отражения факта совершения хозяйственной операции и фикси­рования изменений в стоимости объектов учета. Для этого в бух­галтерском учете применяют два особых приема - документацию и инвентаризацию.

Неотъемлемой частью хозяйствен­ной операции в момент ее совершения является составление пер­вичного документа. Хозяйственной операцией называется факт, действие, вызывающее изменение в составе средств или источни­ков. Как сказано в Законе Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности», «факт совершения хозяйственной операции подтверждается имеющим юридическую силу первичным учет­ным документом, составленным ответственным исполнителем совместно с другими участниками операции...». Оформление хозяйственных операций бухгалтерским документом называется документацией. От качества ее зависит достоверность данных бухгалтерского учета и отчетности, ибо все записи в учете основываются на документах.

Документирование хозяйственных операций - первичный учет, который включает в себя обработку и движение первичных документов до сдачи их в архив. Бухгалтерским документом называется письменное под­тверждение совершенной хозяйственной операции или права на ее совершение (от лат. documentum - свидетельство, доказа­тельство). Основанием для любой записи в регистрах бухгалтерского учета являются надлежаще оформленные оправдательные первичные учетные документы, фиксирующие факты совершения хозяйственных операций. Они должны составляться в момент совершения хозяйственных операций или непосредственно после их окончания и содержать все обязательные реквизиты, подписи лиц, ответственных за содержание хозяйственных операций, печать предприятия. Строгая и полная документальность- необходимое условие ведения бухгалтерского учета.

Носителями информации о совершенных хозяйственных опе­рациях могут быть бумажные документы, машинные носители (магнитные ленты, диски и др.). Документы на машинных носи­телях по действующему законодательству должны удовлетворять всем требованиям, предъявляемым к традиционным бумажным носителям:

• возможность визуального просмотра;

• возможность получения бумажных копий;

• соответствие типовым формам документов, возможность их длительного хранения;

• идентификация (отождествление) личностей участников вы­полненной хозяйственной операции;

• ограничение доступа к информации.

Документация в учете имеет первостепенное значение в уп­равлении предприятиями, так как с ее помощью:

1. контролируется наличие, движение и сохранность товарно-материальных и денежных средств;

2. контролируется количество и качество труда работников и расчетов за труд;

3. обеспечивается повседневное руководство работой пред­приятия;

4. обеспечивается внутренний и внешний (вышестоящей орга­низацией, налоговой инспекцией, банками, независимыми ауди­торами) контроль за работой предприятия;

5. устанавливается вина (она является доказательством для судебных органов) или невиновность лиц при судебных разбира­тельствах;

6. контролируются расчеты с другими предприятиями (учреж­дениями).

На основе документов производится предварительный, теку­щий и последующий контроль за сохранностью средств предпри­ятия и экономической необходимостью каждой хозяйственной операции.

Предварительный контроль — это контроль за целесообраз­ностью совершения хозяйственной операции, когда руководящий персонал подписывает документы, содержащие распоряжение на выполнение хозяйственной операции.

Текущий контроль производится в процессе совершения хо­зяйственной операции. Например, получая материалы со склада для нужд производства, мастер или начальник цеха по лимитно-заборной карте визуально отслеживает количество отпущенных материалов.

Последующий контроль осуществляется при получении доку­ментов и их обработке.

К содержанию и форме первичных документов предъявляют­ся следующие основные требования:

• документы должны составляться в момент совершения хо­зяйственной операции или непосредственно после ее окончания;

• должна соблюдаться форма документов, которая чаще всего является типовой и печатается в специальных альбомах типовых форм бланков документов;

• в документе должны быть заполнены все реквизиты;

• должны быть установлены сроки сдачи документов в бух­галтерию.