4.3. Определение объема учетных работ и нормативной численности аппарата бухгалтерии

Служба обеспечения бухгалтерской и финансовой деятельности организации может состоять из управления, отдела, сектора, бюро, группы специалистов, а также одного работника.

Для расчета штатной численности работников, осуществляющих бухгалтерский учет, отчетность и финансовое обеспечение деятельности коммерческой организации имеется сборник «Межотраслевые нормативы численности работников, занятых бухгалтерским учетом и финансовым обеспечением деятельности коммерческих организаций».

В сборнике приводятся межотраслевые нормативы численности работников указанной службы, в общем, по организации и с разделением по видам бухгалтерского учета.

Разработка межотраслевых нормативов численности работников, занятых бухгалтерские учетом и финансовой деятельностью организации, осуществлена на основе применения современных технологических средств и информационных технологий, прогрессивных форм методов учета и контроля и выполнения следующих функций (таблица 4.1).

Таблица 4.1 Шифры функций и их наименования

Шифр функции	Наименование функции
1.	Бухгалтерский учет и отчетность
1.1.	Учет расчетов с работниками по заработной плате и другим платежам
2.	Финансовое обеспечение деятельности организации

С целью определения необходимой численности работников бухгалтерии по выполняемым функциям и равномерного распределения нагрузки на работников по функции бухгалтерский учет и отчетность, таблицы нормативов численности разработаны по следующим разделам бухгалтерского учета:

•учет основных средств и нематериальных активов;

•учет материалов;

•учет затрат на производство продукции и оказание услуг;

•учет реализации товаров, готовой продукции и финансовых результатов;

•учет денежных, расчетных и кредитных операций;

•учет капвложений и основных фондов;

•учет налоговых расчетов и платежей;

•учет сводно-балансовых операций и отчетности.

По каждому разделу конкретизированы виды бухгалтерского учета, характеризирующие объем выполняемых работ. Разделы бухгалтерского учета устанавливаются нанимателем в соответствии со спецификой работы организации.

Межотраслевые нормативы численности работников, занятых бухгалтерским учетом разработаны в зависимости от следующих факторов:

•списочной численности работающих в организации среднем за год (Р), чел.;

•бухгалтерского учетно-отчетного документооборота за месяц (Дб), шт.;

•финансового учетно-отчетного документооборота за месяц (Дф), шт.

Для определения нормативов численности работников на планируемый период принимаются в расчет документооборот за месяц, соответствующий квартальному отчету предыдущего года.

За один документ условно принят:

•по функции «Бухгалтерский учет и отчетность» - 1 лист в 10 строк, неопределенного формата и количества столбцов, из них 2 строки - реквизиты, подписи, печати и 8 строк - хозяйственные операции;

•по функции «Финансовое обеспечение деятельности организации» -1 лист в 18 строк формата А 4;

•талоны на молоко, бензин, гарантийные талоны и т.п. - 100 шт. - равны одному условному документу.

Для учета документооборота принимают документы, по которым производятся арифметические действия, которые оформляются или вновь создаются. Документы, которые используются как прикладные - учитываются как один документ.

Нормативами предусмотрена следующая обработка условного документа для принятия его к учету (оформлению):

•проверка наличия необходимых реквизитов, даты, подписи, печати;

•содержание хозяйственных операций;

•проверка прикладных документов, являющихся основанием для совершения хозяйственных операций;

•пересчет и сверка итоговых цифровых значений документа;

•законность сделки;

•сверка курсов валют;

•оформление документа: запись в учетный регистр, отметка штампом и т.;

•отражение цифровой информации документа в документах бухгалтерского учета: карточках счетов, журнале-ордере счетов по субконто, накопительных ведомостях и т.п. (вручную с помощью ПЭВМ, ИВЦ);

•составление и представление сведений о документе по требованию.

Расчет документооборота за месяц на каждом рабочем месте работников бухгалтерии или финансового отдела осуществляется построчно с делением полученного количества строк на 10 или 18 строк и получением количества

документов, приведенных к условному документу.

Пример учета документооборота:

•платежное поручение: 1350 шт. × 14 строк : 18 строк = 1050 документов;

•журнал-ордер № 8: 1 строка (итоговые результаты за месяц), а также обработка первичных документов для составления ж/ордера № 8: 42 документа × 7 строк = (294 строки+1 строка): 10 строк = 29,5 документов;

•карточки складского учета материалов: учитываются только те, по которым было движение материалов за месяц: 1250 шт. (из 5680 шт.) × 2 строки = 2500 : 10 = 250,0 документов;

•инвентаризация:142 500 строк:12 месяцев : 10 строк = 1187,5 документов;

•товарно-транспортные накладные: 2100 шт. ×12 строк:10 строк = 2520 документов, которые проверили и приняли к учету, обработали на ИВЦ, сверили табуляграммы и по полученным суммам составили авизо по счетам бухгалтерского учета - 20 строк, всего 2522 документа за месяц и т.д.

Для оценки объективности расчета документооборота необходимо воспользоваться следующей методикой: разделить месячный фонд рабочего времени на документооборот.

Например, фонд рабочего времени одного работника за месяц составляет (21,5 дней × 8 часов × 60мин) =10 320 минут : 2522 документа = 4 минуты на документ. Нормативами сборника предусмотрены затраты времени на один условный документ от 3,5 до 20 минут в зависимости от сложности обрабатываемых и создаваемых документов.

В основу расчета нормативов численности работников, занятых бухгалтерским учетом и финансовой деятельностью организации, принята обработка и создание документов:

•вручную 50%;

•с помощью ПЭВМ или ИВЦ - 50%.

При использовании компьютерных программ, частично или полностью формирующих Главную книгу, таких как:

•«1С:бухгалтерия», «Галактика», «БЭСТ» и аналогичных программ собственных разработок;

•локальных островных сетей или комплексной автоматизации учета;

•электронной системы работы с банковскими учреждениями и других инноваций, необходимо применять поправочные коэффициенты к нормативам численности (К).

Установленный документооборот за месяц определяется на основании расчета усредненного документооборота за месяц и применении к нему поправочных коэффициентов по каждому разделу бухгалтерского учета.

Усредненный документооборот по разделу бухгалтерского учета определяется делением общего документооборота по бухгалтерии организации за месяц (за исключением учета расчетов с работниками по заработной плате и другим платежам) на количество принятых в организации разделов учета.

Нормативами предусмотрена продолжительность рабочей смены -8 часов, в том числе в нормативах учтено время на подготовительно-заключительную работу, отдых и личные надобности. Нормативы численности разработаны с учетом трудовых отпусков продолжительностью 31 календарный день. Невыходы по другим причинам, предусмотренным законом, корректируются поправочным коэффициентом к нормативам численности работников.

Нормативная численность работников, занятых бухгалтерским учетом и финансовой деятельностью организации, определяется по нормативным таблицам, а в случае, когда числовые значения показателей выходят за пределы числовых значений факторов, указанных в нормативных таблицах - по приведенным в них формулам.

Если штатная численность работников, занятых бухгалтерским учетом и финансовой деятельностью в организации ниже численности, рассчитанной по межотраслевым нормативам (формулам), то принимается штатная численность работников, действующая в организации.

Нормативные формулы (уравнения регрессии) рассчитаны методом множественной корреляции и имеют общий вид:

Нч=аР(х); или Нч= а Д(х)×Р(у),

где Нч - норматив численности работников, чел.; а - коэффициент уравнения регрессии;

Р, Д - числовые значения влияющих факторов; х, у - степень числа.

Числовые значения факторов для нормативных таблиц (и уравнений регрессии) определяются на основании данных статистической и текущей отчетности. Штатная численность работников определяется по формуле:

Ч = Нч × Кн,

где Кн - коэффициент невыходов по болезни, выполнению государственных обязанностей, трудовым и дополнительным отпускам, предусмотренным коллективным договором.

Величина коэффициента невыходов определяется по данным бухгалтерии организации за вычетом трудового отпуска продолжительностью 31 календарный день, предусмотренного нормативами сборника.

Кн= 1+% невыходов:100

Суммированный норматив численности работников по разделам учета сравнивается с нормативом численности по общему бухгалтерскому учетно-отчетному документообороту организации за месяц. В случае расхождения численных значений нормативов, рассчитывается коэффициент корректировки путем деления норматива численности работников на суммированный норматив численности по разделам учета.

Разделы бухгалтерского учета, сформированные в организации, могут отличаться от принятых в расчет в данном сборнике, но по видам учета и нормативным таблицам (формулам), представленным в разделах, имеется возможность рассчитать нормативы численности и равномерно распределить нагрузку на работников, при любой группировке разделов бухгалтерского учета.

При наличии влияющих факторов к нормативам численности, необходимо применять поправочные коэффициенты, представленные методических нормативах и корректировать нормативы численности по разделам бухгалтерского учета и функциям на установленные величины этих коэффициентов.

Величины данных поправочных коэффициентов определяются нанимателем в соответствии со степенью влияния указанных факторов и фактической потребностью в численности работников. Верхние пределы повышающих коэффициентов устанавливаются:

п. 1 - если вновь вводимый объем бухгалтерских работ, обусловленный нормативными правовыми актами по вопросам налогообложения, персонифицированного учета и т.п. не отменяет выполнение старых функций;

п. 2 - если для доставки учетно-отчетных документов в головную организацию, работникам, занятым бухгалтерским учетом и финансовой деятельностью, приходится использовать городской транспорт.

Величина коэффициента определяется по данным бухгалтерии за отчетный год по указанным в сборнике структурным подразделениям и формуле расчета коэффициента невыходов.

Нижние пределы понижающих коэффициентов применяются при значительных финансовых вложениях в организацию рабочих мест и внедрение новейших технологий, сокращающих время на обработку документов и увеличивающих их количество для обработки на одного работника.

В остальных случаях величины поправочных коэффициентов устанавливаются на уровне средних значений их интервалов или нижних (для повышающих) и верхних (для понижающих) пределов коэффициентов.

Штатная численность работников по разделам бухгалтерского учета и по функциям рассчитывается умножением нормативов численности с учетом корректирующего и поправочных коэффициентов на коэффициент невыходов и устанавливается с учетом правил округления до 0,5 или целой штатной единицы.