20.3. Информационная составляющая документа

1. Информация - сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления.

2. Информационные технологии - процессы, методы поиска, сбо­ра, хранения, обработки, предоставления, распространения информа­ции и способы осуществления таких процессов и методов.

3. Информационная система - совокупность содержащейся в ба­зах данных информации и обеспечивающих ее обработку информа­ционных технологий и технических средств.

4. Информационная система общего пользования - информа­ционная система, которая открыта для использования всеми физи­ческими и юридическими лицами и в услугах которой этим лицам не может быть отказано.

5. Корпоративная информационная система - информацион­ная система, участником которой может быть ограниченный круг лиц, определенный ее владельцем или соглашением участников этой ин­формационной системы.

6. Информационно-телекоммуникационная сеть - технологиче­ская система, предназначенная для передачи по линиям связи инфор­мации, доступ к которой осуществляется с использованием средств вычислительной техники.

7. Обладатель информации - лицо, самостоятельно создавшее информацию либо получившее на основании закона или договора право разрешать или ограничивать доступ к информации, определяе­мой по каким-либо признакам.

8. Доступ к информации - возможность получения информации и ее использования.

9. Конфиденциальность информации - обязательное для вы­полнения лицом, получившим доступ к определенной информации, требование не передавать такую информацию третьим лицам без согласия ее обладателя.

10. Предоставление информации - действия, направленные на получение информации определенным кругом лиц или передачу ин­формации определенному кругу лиц.

11. Распространение информации - действия, направленные на получение информации неопределенным кругом лиц или передачу информации неопределенному кругу лиц.

12. Электронное сообщение - информация, переданная или по­лученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети.

13. Документированная информация - зафиксированная на ма­териальном носителе путем документирования информация с рекви­зитами, позволяющими определить такую информацию или в уста­новленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель.

14. Оператор информационной системы - гражданин или юри­дическое лицо, осуществляющие деятельность по эксплуатации ин­формационной системы, в том числе по обработке информации, со­держащейся в ее базах данных.

20.4. Организация работы с документами

1. Организация работы с документами - организация докумен­тооборота, хранения и использования документов в текущей деятель­ности учреждения.

2. Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

3. Объем документооборота - количество документов, поступив­ших в организацию и созданных ею за определенный период.

4. Входящий документ; поступивший документ - документ, по­ступивший в учреждение.

5. Исходящий документ; отправляемый документ - официаль­ный документ, отправляемый из учреждения.

6. Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

7. Регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправ­ления или получения.

8.Регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, при­сваиваемое документу при его регистрации.

9. Печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.

10. Оттиск - изображение клише печати на бумаге.

11. Клише печати - элемент печати, содержащий зеркальное отоб­ражение оттиска печати.

12. Мастичная печать - печать, обеспечивающая нанесение от­тиска штемпельной краской.

13.Печать с воспроизведением Государственного герба Россий­ской Федерации - печать, имеющая в центре клише печати зеркаль­ное отображение Государственного герба Российской Федерации.

14. Штемпельная краска - специальное красящее вещество, пред­назначенное для нанесения оттисков на бумагу с помощью клише печати.

15. Штемпельная подушка - материал, несущий в своем объеме штемпельную краску, которая переносится на печатающие элементы клише печати при его контакте со штемпельной подушкой.

16. Печатающий элемент - участок клише печати, воспринимаю­щий штемпельную краску и передающий ее на бумагу.

17. Пробельный элемент - участок клише печати, не восприни­мающий штемпельную краску и не передающий ее на бумагу.

18. Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

19. Срок исполнения документа - срок, установленный норматив­ным правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.

20. Типовой срок исполнения документа - срок исполнения до­кумента, установленный нормативным правовым актом.

21. Индивидуальный срок исполнения документа - срок исполне­ния документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.

22. Дело - совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

23. Формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация доку­ментов внутри дела.

24. Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

25. Заголовок дела - краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле.

26. Номенклатура дел - систематизированный перечень наимено­ваний дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

27. Индекс дела; номер дела - цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку.