17.2. Учет бланков документов

Организация работы по изготовлению и учету бланков документов федерального органа исполнительной власти возлагается на административно-хозяйственную службу, которая:

- получает от службы делопроизводства заявки на изготовление бланков документов, а также, при необходимости, их образцы (макеты);

- оформляет заказы на изготовление печатно-бланочной продукции в типографии;

- осуществляет получение, учет поступления бланков (приложение № 30) и выдачу в Службу делопроизводства изготовленных бланков документов.

Приложение № 30

Журналы учета бланков документов Журнал учета поступления бланков

--------------T-------T-----------T-------------T--------T----------------¬

¦Наименование ¦Дата ¦Дата и № ¦Наименование ¦ Кол-во ¦ Серия и номера ¦

¦ вида ¦поступ-¦сопроводи- ¦организации -¦ экз. ¦гербовых бланков¦

¦ бланка ¦ления ¦тельного ¦ поставщика ¦ бланков¦ ¦

¦ ¦ ¦документа ¦ бланков ¦ ¦ ¦

+-------------+-------+-----------+-------------+--------+----------------+

¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦

L-------------+-------+-----------+-------------+--------+-----------------

Журнал учета выдачи бланков в структурные подразделения

---------------T--------T-----------T--------------T-----------T----------¬

¦ Наименование ¦ Кол-во ¦ Серия и ¦ Наименование ¦Расписка в ¦Примечания¦

¦вида гербового¦ экз. ¦ номера ¦подразделения,¦ получении ¦ ¦

¦ бланка ¦бланков ¦ гербовых ¦ Ф.И.О. ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ бланков ¦ получателя ¦ ¦ ¦

+--------------+--------+-----------+--------------+-----------+----------+

¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦

Для ведения учета выдачи бланков, изготовленных типографским способом, в структурные подразделения федерального органа исполнительной власти, бланки документов нумеруются типографским способом или нумератором в Службе делопроизводства. Порядковый номер проставляется в нижней части оборотной стороны бланка. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в журнале учета выдачи бланков (приложение № 30).

Инструкцией по делопроизводству устанавливается, что:

- бланки выдаются работникам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях, под роспись в журнале учета выдачи бланков;

- в структурных подразделениях бланки документов используются строго по назначению и хранятся в надежно запираемых шкафах;

- передача бланков другим организациям и лицам не допускается;

- ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования несут работники, ответственные за делопроизводство в подразделениях и руководители подразделений;

- испорченные и невостребованные бланки возвращаются в подразделение, осуществляющее учет бланков.

Контрольные вопросы:

1. Что собой представляет гербовая печать?

2. Каким документом определяются требования к гербовым печатям?

3. Какие печати, кроме гербовых, могут быть в федеральном органе исполнительной власти?

4. Каким документом определяется вид и количество печатей в федеральном органе исполнительной власти?

5. Чьи подписи заверяются гербовой печатью федерального органа исполнительной власти?

6. Что должна установить Инструкция по делопроизводству федерального органа исполнительной власти относительно печатей и штампов?

7. Какое подразделение ведет учет печатей и штампов в федеральном органе исполнительной власти, и каким образом?

8. Какое подразделение федерального органа исполнительной власти организует работу по изготовлению и обеспечению исполнителей бланками?

9. Порядок выдачи бланков в федеральном органе исполнительной власти?

10. Какие моменты должны быть отражены в Инструкции по делопроизводству федерального органа исполнительной власти, касающиеся бланков?