
- •Документоведение и документационное обеспечение управления Учебное пособие г. Москва
- •Глава 13. Организация документооборота
- •Введение
- •Раздел 1. Введение в специальность
- •Глава 1. История Развития профессии
- •1.1. От древнего Египта к Древней Руси
- •1.2. Делопроизводство в Древней Руси
- •1.3. Приказное делопроизводство
- •1.4. Коллежское делопроизводство
- •1.5. Министерское делопроизводство
- •1.6. Делопроизводство в ссср в хх веке
- •Глава 2. Государственный Стандарт высшего профессионального образования по специальности документовед
- •2.1. Общие положения
- •2.2. Образовательный стандарт
- •2.3. Циклы государственных образовательных программ
- •2.4. Требования к уровню подготовки выпускника по специальности
- •2.5. Виды профессиональной деятельности при овладении программой
- •Глава 3. Документ и его место в системе управления
- •3.1. Понятия «документ», «информация»
- •3.2. Способы документирования
- •3.3. Система документации и управление
- •Раздел 2. Документоведение
- •Глава 4. Документоведение как научная дисциплина
- •4.1. Понятие о документоведении как научной дисциплине, объект и предмет документоведения
- •4.1.2. Основные этапы развития документоведения
- •4.3. Структура документоведения
- •4.4. Взаимосвязь документоведения с другими науками
- •4.5. Источники в документоведении
- •Глава 5. Системный подход к документу как объекту исследования
- •5.1. Сущность, генезис и развитие понятия «документ»
- •5.2. Соотношение понятий «документ», «информация» и «материальный носитель»
- •5.3. Свойства, признаки и функции документа
- •Глава 6. Методы и способы документирования
- •6.1. Общие положения и понятия документирования
- •6.2. Понятие о языках
- •6.3. Знаковый метод фиксирования информации
- •6.4. Способы и средства записи информации
- •Глава 7. Классификация документов
- •7.1. Понятие о классификации документов
- •7.2. Классификация по информационной составляющей документа
- •7.3. Классификация по материальной составляющей документа
- •7.4. Классификация документов по обстоятельствам их функционирования во внешней среде
- •Глава 8. Системы документации
- •8.1. Понятие системы документации. Историческое развитие систем документации
- •8.2. Основные функциональные системы документации в Российской Федерации
- •8.3. Унифицированные системы документации
- •8.4. Электронные системы документации
- •Глава 9. Унификация и стандартизация управленческих документов в документационном обеспечении управления
- •9.1. Унифицированные системы документации
- •9.2. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации
- •Извлечение из Общероссийского классификатора управленческой документации (окуд) ок 011-93. Класс 0200000 «Организационно- распорядительная документация»
- •9.3. Основы стандартизации
- •9.3.1. Общие положения
- •9.3.2. Краткие сведения из истории развития стандартизации
- •9.3.3. Государственная система стандартизации (гсс)
- •9.3.4. Задачи стандартизации
- •9.3.5. Основные понятия и определения в системе стандартизации
- •9.3.6. Органы и службы стандартизации
- •9.3.7. Нормативные документы по стандартизации
- •Раздел 3. Документационное обеспечение управления (организация делопроизводства)
- •Глава 10. Информационно-документационное обеспечение работы аппарата управления
- •10.1. Основные виды документной деятельности
- •10.2. Информация в управленческой деятельности
- •10.3.Управление документацией
- •10.4. Организация информационно-поисковых систем по документам учреждения
- •Глава 11. Документационное обеспечение управления (доу). Современное делопроизводство: цели, задачи и основные принципы
- •11.1. Документационное обеспечение управления
- •11.2. «Понятие делопроизводство»: цели и задачи
- •11.3. Место делопроизводства в структуре управленческого труда. Организационно-штатное построение доу
- •11.4 . Культура труда делопроизводственного персонала
- •11.5. Компьютер и делопроизводство
- •11.6. Автоматизированные системы обработки документов
- •Глава 12. Создание документов в федеральном органе исполнительной власти
- •12.1. Инструкция по делопроизводству. Общие положения. Основные понятия
- •12.2. Бланки документов
- •12.3. Оформление реквизитов документов
- •Правила оформления реквизитов документов
- •12.4. Подготовка проектов законодательных и иных нормативных правовых актов
- •Раздел I
- •Глава 5. Права, обязанности и ответственность
- •§ 1. Хозяйственные товарищества и общества
- •Российской Федерации
- •12.5. Подготовка нормативных правовых актов федерального органа исполнительной власти
- •12.6. Оформление отдельных видов документов в федеральных органах исполнительной власти
- •12.6.1. Состав документов федерального органа исполнительной власти
- •12.6.2. Приказ, распоряжение
- •12.6.3. Положение, правила, инструкция
- •12.6.4. Протокол заседания (совещания)
- •12.6.5. Служебная переписка
- •12.6.6. Записка (аналитическая, докладная, служебная, объяснительная)
- •12.7. Делопроизводство по обращениям граждан
- •Глава 13. Организация документооборота
- •13.1. Принципы организации документооборота
- •13.2. Прием и первичная обработка поступающих документов
- •13.3. Предварительное рассмотрение документов
- •13.4. Регистрация поступающих документов
- •13.5. Порядок рассмотрения документов руководством федерального органа исполнительной власти и доведения документов до исполнителей
- •13.6. Организация работы с отправляемыми документами
- •13.7. Регистрация отправляемых документов
- •13.8. Отправка документов
- •13.9. Регистрация и прохождение внутренних документов
- •13.10. Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции
- •13.11. Учет и анализ объемов документооборота
- •3.12. Контроль за исполнением документов
- •Контроль за исполнением документов и принятых решений. Организация контроля исполнения
- •Осуществление контроля исполнения Департаментом управления делами
- •Осуществление контроля исполнения подразделениями аппарата управления общества
- •Автоматизированная система контроля исполнения
- •Глава 14. Документальный фонд федерального органа исполнительной власти
- •14.1. Разработка и ведение номенклатуры дел
- •Порядок заполнения граф номенклатуры дел федерального органа и исполнительной власти
- •14.2. Формирование дел и их текущее хранение
- •Порядок формирования дел в федеральном органе исполнительной власти, учета и хранения дел
- •14.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение
- •Порядок составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу
- •Правила оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение
- •14.4. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения
- •14.5. Передача дел на архивное хранение
- •Глава 15. Особенности работы с электронными документами
- •15.1. Порядок создания, получения, обработки электронных документов
- •15.2. Обязательные сведения об электронном документе
- •Перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти
- •15.3. Систематизация дел электронных документов
- •Переписка об административно- хозяйственном обслуживании. Электронные документы
- •Глава 16. Работа исполнителя с документами
- •16.1. Условия и правила работы исполнителя с документами
- •Извлечение из Инструкции по делопроизводству в аппарате управления оао «Российские железные дороги» «организация исполнения документов и принятых решений»
- •16.2. Сроки исполнения документов
- •Извлечение из Инструкции по делопроизводству в аппарате управления оао «Российские железные дороги»
- •Глава 17. Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков документов
- •17.1. Учет печатей и штампов
- •17.2. Учет бланков документов
- •Журналы учета бланков документов Журнал учета поступления бланков
- •Журнал учета выдачи бланков в структурные подразделения
- •Глава 18. Международная переписка
- •18.1. Международные стандарты по оформлению документов
- •18.2. Форматы бумаги
- •18.3. Бланки
- •18.4. Реквизиты международного письма
- •Извлечение из Инструкции по делопроизводству в аппарате управления оао «Российские железные дороги»
- •Глава 19. Конфиденциальность информации и конфиденциальность документов
- •19.1. Понятия о конфиденциальности информации и конфиденциальности документов
- •19.2. Защита документов, содержащих коммерческую тайну
- •19.3. Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения
- •Глава 20. Терминология и понятия, применяемые в документоведении и документационном обеспечении управления.
- •20.1. Общие понятия.
- •20.2. Документирование
- •20.3. Информационная составляющая документа
- •20.4. Организация работы с документами
- •20.5. Архивное дело.
- •20.6. Обеспечение сохранности документов
- •Глава 21. Этикет в практике деловых отношений. Психологические основы взаимоотношений людей.
- •21.1. Этикет, его понятия
- •21.2. Психологические основы взаимоотношений с людьми
- •21.3. Профессиональная этика работника службы доу
- •21.4. Правила общественного поведения (наиболее распространенные)
- •21.5. Этика поведения в различных условиях обстановки
- •Заключение
- •Нормативно-правовые источники, научная и учебная литература
- •1. Законы Российской Федерации
- •2. Указы Президента Российской Федерации
- •4. Ведомственные нормативные акты, инструкции и правила по делопроизводству отдельных организаций
- •5. Государственные стандарты, правила по стандартизации
- •6. Международные стандарты
- •Часть 1. Теория и применение».
- •7. Общероссийские классификаторы
- •8. Научная и учебная литература
- •Рекомендуемая тематика рефератов и курсовых работ по курсу «Документоведение и документационное обеспечение управления»
17.2. Учет бланков документов
Организация работы по изготовлению и учету бланков документов федерального органа исполнительной власти возлагается на административно-хозяйственную службу, которая:
- получает от службы делопроизводства заявки на изготовление бланков документов, а также, при необходимости, их образцы (макеты);
- оформляет заказы на изготовление печатно-бланочной продукции в типографии;
- осуществляет получение, учет поступления бланков (приложение № 30) и выдачу в Службу делопроизводства изготовленных бланков документов.
Приложение № 30
Журналы учета бланков документов Журнал учета поступления бланков
--------------T-------T-----------T-------------T--------T----------------¬
¦Наименование ¦Дата ¦Дата и № ¦Наименование ¦ Кол-во ¦ Серия и номера ¦
¦ вида ¦поступ-¦сопроводи- ¦организации -¦ экз. ¦гербовых бланков¦
¦ бланка ¦ления ¦тельного ¦ поставщика ¦ бланков¦ ¦
¦ ¦ ¦документа ¦ бланков ¦ ¦ ¦
+-------------+-------+-----------+-------------+--------+----------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
L-------------+-------+-----------+-------------+--------+-----------------
Журнал учета выдачи бланков в структурные подразделения
---------------T--------T-----------T--------------T-----------T----------¬
¦ Наименование ¦ Кол-во ¦ Серия и ¦ Наименование ¦Расписка в ¦Примечания¦
¦вида гербового¦ экз. ¦ номера ¦подразделения,¦ получении ¦ ¦
¦ бланка ¦бланков ¦ гербовых ¦ Ф.И.О. ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ бланков ¦ получателя ¦ ¦ ¦
+--------------+--------+-----------+--------------+-----------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
Для ведения учета выдачи бланков, изготовленных типографским способом, в структурные подразделения федерального органа исполнительной власти, бланки документов нумеруются типографским способом или нумератором в Службе делопроизводства. Порядковый номер проставляется в нижней части оборотной стороны бланка. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в журнале учета выдачи бланков (приложение № 30).
Инструкцией по делопроизводству устанавливается, что:
- бланки выдаются работникам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях, под роспись в журнале учета выдачи бланков;
- в структурных подразделениях бланки документов используются строго по назначению и хранятся в надежно запираемых шкафах;
- передача бланков другим организациям и лицам не допускается;
- ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования несут работники, ответственные за делопроизводство в подразделениях и руководители подразделений;
- испорченные и невостребованные бланки возвращаются в подразделение, осуществляющее учет бланков.
Контрольные вопросы:
1. Что собой представляет гербовая печать?
2. Каким документом определяются требования к гербовым печатям?
3. Какие печати, кроме гербовых, могут быть в федеральном органе исполнительной власти?
4. Каким документом определяется вид и количество печатей в федеральном органе исполнительной власти?
5. Чьи подписи заверяются гербовой печатью федерального органа исполнительной власти?
6. Что должна установить Инструкция по делопроизводству федерального органа исполнительной власти относительно печатей и штампов?
7. Какое подразделение ведет учет печатей и штампов в федеральном органе исполнительной власти, и каким образом?
8. Какое подразделение федерального органа исполнительной власти организует работу по изготовлению и обеспечению исполнителей бланками?
9. Порядок выдачи бланков в федеральном органе исполнительной власти?
10. Какие моменты должны быть отражены в Инструкции по делопроизводству федерального органа исполнительной власти, касающиеся бланков?