13.11. Учет и анализ объемов документооборота

Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.

Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в федеральный орган исполнительной власти и создаваемых им, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.

Данные о количестве документов обобщаются, анализируются Службой делопроизводства федерального органа исполнительной власти и представляются руководству федерального органа исполнительной власти в установленном порядке в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера.

Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в центральный аппарат федерального органа исполнительной власти и созданных им за определенный период времени (месяц, год).

Учет количества документов проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов.

За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.

Учет копируемых и тиражируемых документов может вестись отдельно по учетным данным копировально-множительного бюро для определения загрузки технических средств, расчета потребности в новом оборудовании, нормирования труда персонала копировально-множительного бюро и определения численности персонала.

При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

3.12. Контроль за исполнением документов

Порядок контроля и сроки исполнения документов в федеральных органах исполнительной власти определяются Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 № 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 4, ст. 305) и Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233).

Контроль исполнения документов включает:

• постановку документа на контроль;

• регулирование хода исполнения;

• снятие исполненного документа с контроля;

• направление исполненного документа в дело;

• учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов;

• информирование руководителей о состоянии исполнения документов.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, перечень которых утверждается руководителем федерального органа исполнительной власти.

При постановке документа на контроль в правом верхнем поле документа ставится отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль".

Контроль исполнения обеспечивается определенным в регламенте федерального органа исполнительной власти структурным подразделением.

Структурное подразделение, обеспечивающее контроль исполнения, как правило, еженедельно представляет руководителю федерального органа исполнительной власти, заместителям руководителя федерального органа исполнительной власти и руководителям структурных подразделений информацию о находящихся на контроле документах по форме, определенной руководителем федерального органа исполнительной власти.

В федеральных министерствах структурное подразделение, обеспечивающее контроль исполнения, в те же сроки представляет аналогичную информацию руководителям федеральных служб и федеральных агентств, находящихся в ведении федерального министерства.

Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных.

Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.

Контроль за исполнением документов и принятых решений - неотъемлемая функция управления, необходимый элемент организации управленческого труда и важная составная часть делопроизводственного процесса.

Цель контроля - содействовать своевременному и правильному исполнению документов и устных поручений руководства, обеспечить получение информации, необходимой для оценки деятельности подразделений и исполнителей.

В контрольной деятельности различают две группы операций: контроль за исполнением документов по существу поставленных в них вопросов и контроль за исполнением документов с точки зрения соответствия формы создаваемых документов их содержанию и за своевременным исполнением. Первую группу контрольных операций выполняют руководители всех рангов; вторую - делопроизводственная служба учреждения.

По указанию руководителя учреждения или структурного подразделения исполнение документов может контролировать специально назначенный сотрудник, не числящийся в составе делопроизводственной службы, но совмещающий свои прямые обязанности с обязанностями по контролю за исполнением документов.

Важным условием эффективности контроля является его централизация. Следует сосредоточивать контрольные операции в одном структурном подразделении либо у одного сотрудника. Их контрольные функции должны быть изложены в инструкции по делопроизводству.

Основные задачи контрольной службы следующие:

- контроль за сроками исполнения контролируемых входящих, исходящих и внутренних документов;

- контроль за исполнением устных указаний руководства;

- контроль за формой решений, принятых во внимание документов и устных указаний руководства;

- обобщение данных, получаемых в результате контрольной деятельности и доведение их до сведения руководства;

- анализ исполняемости документов и разработка предложений по ускорению и совершенствованию документообращения, укреплению исполнительной дисциплины.

Контролю подлежат наиболее важные входящие, исходящие и внутренние документы. Контроль за исполнением следует организовать так, чтобы обязательно получить информацию о неисполнении любого зарегистрированного документа.

Нормативы времени на работу с документами:

1) Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления (утвержде­ны Постановлением Министерства труда Российской Феде­рации от 25 ноября 1994г. № 72). - М.,1995.

2) Нормы времени на работы по автоматизированной архив­ной технологии и документационному обеспечению органов управления (утверждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 10 сентября 1993 г. № 152). - М., 1993.

3) Нормы времени на работы по документационному обеспече­нию управленческих структур федеральных органов исполни­тельной власти, утверждены постановлением Минтруда от 26 марта 2002 г. № 23.

4) Единые нормы времени (выработки) на машинописные рабо­ты (утверждены Постановлением Госкомтруда СССР и Прези­диума ВЦСПС от 19 июня 1984 г. №189/11-64).-М., 1988.

5) Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров. - М., 1991.

Последний нормативный документ полезен для работы с кад­ровой документацией, хотя некоторые его положения устарели.

Все эти нормативы рекомендуются для применения в управ­ленческом аппарате учреждений, организаций, предприятий, фирм независимо от форм собственности.

В учреждении составляют перечень документов, подлежащих индивидуальному контролю в соответствии с действующими нормативными актами и указаниями. По указанию руководства на контроль могут быть взяты документы, не включенные в перечень. В каждом учреждении составляют индивидуальный перечень контролируемых документов, в который наряду с документами вышестоящих и директивных органов и распорядительными документами самого учреждения включают важные специфические документы, свойственные данной системе управления.

Следует обратить внимание на то, что каждое учреждение, организация должны иметь Табель срочных донесений . Это нормативный документ, определяющий порядок представления, направления информации по срокам, содержанию, формам и адресам.

Примером организации контроля может служить извлечение из Инструкции по делопроизводству в аппарате управления ОАО «Российские железные дороги».