Глава 11. Документационное обеспечение управления (доу). Современное делопроизводство: цели, задачи и основные принципы

11.1. Документационное обеспечение управления (ДОУ).

11.2. Понятие «делопроизводство»: цели и задачи.

11.3. Место делопроизводства в структуре управленческого труда. Организационно-штатное построение ДОУ.

11.4. Культура труда делопроизводственного персонала.

11.5. Компьютер и делопроизводство.

11.6. Автоматизированные системы обработки документов.

11.1. Документационное обеспечение управления

Документационное обеспечение управления (как синоним этого термина в научной, учебной, методической литературе, нормативных документах употребляется термин «делопроизвод­ство») - это деятельность, обеспечивающая документирование и организацию работы с офи­циальными документами.

Такое определение документационному обеспечению управления (дeлопроизводству) дает ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и опреде­ления».

Термины «документационное обеспечение управления» и «делопроизводство» различаются тем, что термин «делопроизводство» - старый (возник еще в ХVПI в.), а термин «документацион­ное обеспечение управления» - относительно новый, он возник в конце 1970-х-начале 1980-х г.г., когда началось внедрение вычислительной техники в управление и применение ее для обработки управленческой документации и информации.

Термин «делопроизводство» воспринимался раз­работчиками автоматизированных систем управления как архаичный, не соответствующий со­временным реалиям, поэтому по аналогии с терминами «программное обеспечение», «информа­ционное обеспечение», «лингвистическое обеспечение» и подобными им был создан термин «документационное обеспечение управления» (ДОУ). Его задачей было подчеркнуть, прежде всего, информационно-техническую составляющую в работе с документами в новых условиях.

Термин «делопроизводство» появился во второй половине ХУIII в. Первоначальное значение этого термина не соответствовало современному пониманию. Слово «дело» обозначало не только папку с документами, но и сам решаемый вопрос. Делопроизводство (производство дела) определяло процесс решения дела.

В настоящее время значение этого термина изменилось.

Современное делопроизводство означает организацию информационного сопровождения дел, т.е. ведение документации по их рассмотрению.

Новое значение термина определяет главную цель делопроизводства - информационное обеспечение управления. Поэтому синонимом делопроизводства считается словосочетание ДОУ.

11.2. «Понятие делопроизводство»: цели и задачи

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любой организации. На основе ее принимаются соответствующие управленческие решения.

Процедуры делопроизводства регулируются законами РФ, государственными и отраслевыми стандартами, классификаторами и инструкциями, а также инструкциями по делопроизводству конкретной организации, предприятия либо учреждения.

Перед делопроизводством стоят следующие цели:

- фиксирование информации (создание текстовых документов в сфере управления);

- организация работы с документами (создание условий, обеспечивающих движение, поиск и хранение документов в процессе делопроизводства).

Цели делопроизводства определяют его основные задачи: создание документов, т.е. фиксация их на каком-либо носителе (бумажном, электронном и др.); регистрация документов; передача документов для их последующего исполнения или принятия по ним решений; систематизация документов; организация документооборота в организации и др.

Документ на бумаге все еще остается самым массовым носителем управленческой информации, поэтому, наряду с термином «делопроизводство», часто используют определение ДОУ.

В современном делопроизводстве все шире применяются электронные формы документа. Набирая документ на клавиатуре компьютера, пользователь получает файл на диске, а с помощью принтера - твердую копию файла - бумажный документ. Последний может быть получен другой организацией по почте и вновь с помощью сканера превращен в электронный документ - файл. Наконец, файлы без распечатывания могут пересылаться в другую организацию по электронной почте.

Классификация документов происходит по многим факторам: по видам, по форме, по содержанию, по происхождению, по срокам хранения и т.д.

Каждый документ имеет определенную форму и реквизиты, причем для многих документов число реквизитов, строго ограничено. В состав каждого документа входит ряд элементов (реквизитов): текст, название вида, автор, адресат, дата, подпись и др. Основным реквизитом документа является его текст - речевая информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи.

Документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке, называется официальным (управленческим).

Очень важно правильно оформить документ, так как отсутствие или неправильное указание реквизитов делает документ недействительным.

Правила составления и оформления реквизитов регламентируются ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации», где в определенной последовательности перечисляются реквизиты, присущие всем видам документов.

Документооборот зависит от размера предприятия: чем оно крупнее, тем больше в нем документооборот. В документообороте участвуют руководители разного ранга, специалисты, менеджеры, эксперты, контролеры, работники архива и другие потребители информации. Документооборот должен быть налажен таким образом, чтобы ускорить процесс информационного обмена (быстрый доступ, поиск, доставку). От этого зависит выполнение требования оперативности и достоверности информации для принятия решения и управления организацией.

К информации предъявляются два требования: во-первых, она должна быть своевременной, а во-вторых, достаточной для принятия наилучшего решения.

Информационные связи предприятия могут осуществляться различными средствами, как устными, так и письменными. К средствам письменной (документированной) связи относятся: деловые письма, соглашения, договоры; доклады, отчеты; телеграммы, телефонограммы, телексы, факсы.

Устная связь осуществляется при помощи: устных переговоров, совещаний; телефонных переговоров (внутренних, городских, междугородних, международных); громкоговорящей связи, переговорных устройств; телеконференций.

Документирование - процесс подготовки и создания документов, совокупность работ по документированию деятельности предприятия и по организации в нем документооборота.

Достижения в науке, стремительное развитие производства требуют изменений в сфере управления. Чтобы повысить эффективность и качество управления, следует совершенствовать делопроизводство. В связи с этим основными принципами организации современного делопроизводства становятся:

- оперативность в составлении и прохождении документа;

- высокое качество документов;

- оптимальность документооборота (целесообразность документов, недопустимость их многократного дублирования и волокиты при прохождении и т.п.);

- широкое применение безбумажных технологий обмена информацией.

Упешной реализации этих принципов в управлении способствуют следующие организационные меры:

- оптимизация распределения обязанностей между сотрудниками;

- оснащение рабочих мест секретарей, работников архивов, канцелярий компьютерами и современной оргтехникой;

- внедрение компьютерных сетей и сетевых технологий;

- применение специализированного программного обеспечения, учитывающего специфику конкретных отраслей, для организации работы с документами.

Развитие компьютерной техники и новых информационных технологий позволяет реорганизовать и ускорить процесс управления. Современное делопроизводство характеризуется внедрением в процесс работы с документами компьютерной, организационной техники (многофункциональных телефонов, факсов, модемов) и сетевых технологий. Для решения основных задач делопроизводства на современном этапе используются программное обеспечение компьютеров, базы данных, современные телекоммуникационные технологии и Internet.

Для создания документов используются текстовые редакторы. Эта информационная среда позволяет оперативно редактировать документы, использовать готовые формы (шаблоны), оформлять документы с использованием фирменного бланка предприятия, тиражировать созданные документы и многое другое. Специальные программы-переводчики помогают быстро и грамотно производить перевод документов на любой язык. Табличные процессоры позволяют включить в документы (отчеты, записки, расчеты) различные диаграммы, рисунки. Многие прикладные программы для создания и оформления текстовых документов предоставляют возможность проверки орфографии и стиля письма, что является еще одним существенным преимуществом использования компьютера в делопроизводстве.

Для обмена информацией используются компьютерные сети (локальные, корпоративные, глобальные), что ускоряет процесс обмена. Специальные компьютерные программы позволяют передавать как сами документы, так и любую управляющую информацию через электронную почту или гипертерминалы.

Для регистрации документов и контроля за их исполнением используются программы по автоматизации управления и организации труда сотрудников делопроизводственных служб. Они позволяют регистрировать внутренние и внешние документы, осуществлять собственный тайм-менеджмент и тайм-менеджмент руководителя, вести ежедневники. С их помощью также ведется контроль над исполнением документов, своевременное оповещение исполнителя о наступлении срока исполнения документа.

Для хранения и систематизации документации используются системы управления базами данных. С их помощью можно не только создавать электронные картотеки, но и осуществлять быстрый поиск необходимых документов, создание новых и уничтожение устаревших данных.