Глава 8. Системы документации

8.1. Понятие системы документации. Историческое развитие системы документации

8.2. Основные функциональные системы документации в Российской Федерации

8.3. Унифицированные системы документации

8.4. Электронные системы документации

8.1. Понятие системы документации. Историческое развитие систем документации

Многие из рассмотренных в предыдущих главах классификационных схем документированной информации широко используются в практике работы с документами. В частности, семантические классификации применяются в библиотечно-библиографической деятельности, функциональные классификации - в управленческой сфере, классификации материальных носителей учитываются в архивном деле. При этом в основе как научной, так и практической Документной деятельности используется системный подход, непосредственно связанный с классификацией документов.

Каждый документ, будучи сам по себе сложной информационной системой, независимо от характера содержащейся в нем информации - массовой, специальной или личной - является элементом более крупной документной системы.

Вся совокупность документов той или иной страны, находящихся в оперативной и ретроспективной среде, представляет собой сложную многоуровневую документную систему. Эта система состоит из множества подсистем, являющихся, в свою очередь, относительно самостоятельными системами документации по отношению к их структурным составляющим.

Такая системная классификация документированной информации, базирующаяся на основе комплекса признаков, чрезвычайно важна для решения практических задач. Именно она легла в основу построения и функционирования систем документации в Российской Федерации. Количество таких систем весьма велико и многообразно, не позволяет охарактеризовать каждую по отдельности.

Поэтому рассмотрим их на примере специальной документации - обширной по объему, разнообразной по своему составу и играющей важнейшую роль в развитии общества в целом, функционировании всех его сфер, структур, социальных институтов.

В основе классификационных схем, именуемых системами документации, лежит совокупность признаков. Применительно к управленческой документации в Российской Федерации определение понятия «система документации» стандартизовано. Согласно ГОСТ Р 51141-98, системой документации называется «совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению» (ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М .. 1998. С. 5.)

В самом общем виде все многообразие систем документации можно разделить на два основных типа: функциональные и корпоративные (атрибутивные).

Наиболее долговечными и универсальными являются функциональные системы, поскольку положенные в их основу в качестве главных признаков основные функции документа остаются, как правило, неизменными в течение длительного времени.

К функциональным системам относятся такие комплексы документов, которые обеспечивают выполнение, прежде всего, общих управленческих функций (направлений) деятельности:

- система ОРД;

- система плановой документации;

- первичная учетная документация;

- отчетно-статистическая;

- документация по труду;

- система бухгалтерской документации;

- система финансовой и расчетно-денежной документации;

- система статистической и ведомственной отчетности. В число функциональных систем входят также комплексы документации, в которых находит отражение специфическая деятельность целого ряда организаций и учреждений.

По оценке специалистов, в управленческом процессе сложилось и функционирует в настоящее время более 40 крупных функциональных систем документации. Это системы проектно- конструкторской документации; документации оперативного управления; медицинской; учебной и др. документации.

Корпоративная система документации представляет собой совокупность документов, предназначенных для реализации управленческих функций в определенной сфере государственной деятельности, отрасли хозяйства, а также в рамках отдельной корпорации (ведомства либо предпринимательской структуры). К ней же относятся совокупности документов, образующиеся в процессе жизнедеятельности отдельного лица, семьи. Количество корпоративных систем несоизмеримо больше, нежели функциональных.

В корпоративной системе документации может быть объединен ряд функциональных систем, предстающих в этом случае как ее подсистемы. К примеру, система документации того или иного высшего учебного заведения включает в качестве подсистем организационно-распорядительную, отчетно-статистическую, бухгалтерскую и некоторые другие функциональные системы документации. Определенный набор функциональных подсистем документации и видов документов в совокупности называется документальным фондом.

Каждая из функциональных либо корпоративных систем документации может рассматриваться как подсистема общенациональной системы документации. В свою очередь, корпоративные системы документации в качестве подсистем включают документацию подведомственных им учреждений, организаций и предприятий. Подобная иерархия может быть присуща и функциональным системам.

Таким образом, для систем документации характерны не только взаимосвязь и взаимообусловленность, но нередко и взаимное проникновение друг в друга, поскольку в обществе и государстве взаимосвязаны, взаимообусловлены все сферы жизнедеятельности и прежде всего процессы управления, обслуживаемые этими системами.

Одной из первых систем документации, выделившихся из общего документного массива еще в древних Египте и Междуречье, стала система деловой документации, регулировавшая хозяйственные, гражданские, семейные отношения, т.е. документы административного характера и правовой практики. Документы этой системы содержали реквизиты, придававшие зафиксированной на материальном носителе информации юридическую силу.

Появление систем документации в России было связано с рождением и становлением централизованного государства, усложнением аппарата управления. Существовавшая на первых порах единая система документации постепенно, по мере углубления специализации и дифференциации управления, утрачивала свою целостность. От нее отпочковывались и в зависимости от функциональной и отраслевой направленности превращались в самостоятельные те системы документации, которые обслуживали отдельные функции или отрасли государства.

В числе первых выделилась система общего делопроизводства. Она стала складываться уже в ХУI в. одновременно с процессом становления центральных органов управления - приказов и местных учреждений российского государства. В дальнейшем стали выделяться системы документации, предназначенные для реализации отдельных функций управления.

В дореволюционной России сложилась система дипломатической документации. Ее подсистемами были: документирование договорных отношений с иностранными государствами (договоры, конвенции, протоколы и т.п.); дипломатическая переписка; документирование положения и деятельности дипломатических агентов за границей (наказы, инструкции, отчеты, дневники, записки, обзоры прессы и др.).

Вскоре после образования централизованного государства стала формироваться система военной документации, получившая широкое развитие в период существования Российской империи. К этой системе относились такие виды документов, как именные списки, ведомости, табели; распоряжения подчиненным лицам (приказы, ордера, предписания); разъяснения к выполнению приказов (инструкции, наставления, правила); документы, отражавшие ход военных действий (журналы, дислокации, диспозиции) и другие.

В XVI-XVII вв. возникла система бухгалтерского учета, представленная на первых порах учетными книгами для записи хозяйственных операций, расписками и др., а впоследствии пополнившаяся более сложными видами документов, включавшими счета, приходно-расходные книги и т.д. Тогда же появляется система статистического учета, включавшая писцовые книги (содержали описание городов и уездов), переписные книги (фиксировали подворные переписи населения). В ХУПI в. к ним добавляется статистическая отчетность, а начиная со второй половины XIX в., - материалы первой всероссийской переписи населения, переписи населения крупных городов, сельскохозяйственные переписи, отчеты фабричных инспекторов, материалы земской статистики. В дореволюционной России сложились системы документации вотчинных хозяйств, монастырей, предприятий. Во второй половине XIX в. начала складываться система коммерческой документации - контракты, соглашения, акции, облигации и т.п.

После 1917 г. в составе и содержании систем документации произошли качественные изменения. Отдельные старые системы наполнились фактически новым содержанием (система ОРД). Некоторые системы документации исчезли (к примеру, коммерческая система). Вместе с тем появились совершенно новые - система плановой документации; система документации по материально-техническому снабжению; документация по ценообразованию. Особую значимость получила достигшая огромных размеров система документации правящей коммунистической партии.

Таким образом, на протяжении столетий в процессе развития российского государства и общества сформировались десятки функциональных систем документации, являющихся необходимым условием жизнедеятельности социума, основой информационного обеспечения управления.

Каждая из систем документации непрерывно развивается, так как усложняются и развиваются функции общества и государства, которые они отражают, изменяется технология управления, его техническая оснащенность. На современном этапе развитие систем документации идет в двух направлениях.

Во-первых, происходит дальнейшая дифференциация системы общей документации, отделение и развитие новых самостоятельных систем документации. Их появление обусловлено новыми функциями государства и общества. Так, в последние два десятилетия появился ряд новых систем документации (система предпринимательской, налоговой документации и др.), а многие старые системы претерпели существенные изменения (банковская, бухгалтерская, документация по труду и др.). Иначе говоря, чем более развито общество, тем больше может быть выделено классификационных группировок по функциональному признаку.

Во-вторых, в условиях активного внедрения новых информационных технологий идет процесс интеграции различных видов документации, относящихся к разным системам, их приспособление для комплексной обработки.