
- •Документоведение и документационное обеспечение управления Учебное пособие г. Москва
- •Глава 13. Организация документооборота
- •Введение
- •Раздел 1. Введение в специальность
- •Глава 1. История Развития профессии
- •1.1. От древнего Египта к Древней Руси
- •1.2. Делопроизводство в Древней Руси
- •1.3. Приказное делопроизводство
- •1.4. Коллежское делопроизводство
- •1.5. Министерское делопроизводство
- •1.6. Делопроизводство в ссср в хх веке
- •Глава 2. Государственный Стандарт высшего профессионального образования по специальности документовед
- •2.1. Общие положения
- •2.2. Образовательный стандарт
- •2.3. Циклы государственных образовательных программ
- •2.4. Требования к уровню подготовки выпускника по специальности
- •2.5. Виды профессиональной деятельности при овладении программой
- •Глава 3. Документ и его место в системе управления
- •3.1. Понятия «документ», «информация»
- •3.2. Способы документирования
- •3.3. Система документации и управление
- •Раздел 2. Документоведение
- •Глава 4. Документоведение как научная дисциплина
- •4.1. Понятие о документоведении как научной дисциплине, объект и предмет документоведения
- •4.1.2. Основные этапы развития документоведения
- •4.3. Структура документоведения
- •4.4. Взаимосвязь документоведения с другими науками
- •4.5. Источники в документоведении
- •Глава 5. Системный подход к документу как объекту исследования
- •5.1. Сущность, генезис и развитие понятия «документ»
- •5.2. Соотношение понятий «документ», «информация» и «материальный носитель»
- •5.3. Свойства, признаки и функции документа
- •Глава 6. Методы и способы документирования
- •6.1. Общие положения и понятия документирования
- •6.2. Понятие о языках
- •6.3. Знаковый метод фиксирования информации
- •6.4. Способы и средства записи информации
- •Глава 7. Классификация документов
- •7.1. Понятие о классификации документов
- •7.2. Классификация по информационной составляющей документа
- •7.3. Классификация по материальной составляющей документа
- •7.4. Классификация документов по обстоятельствам их функционирования во внешней среде
- •Глава 8. Системы документации
- •8.1. Понятие системы документации. Историческое развитие систем документации
- •8.2. Основные функциональные системы документации в Российской Федерации
- •8.3. Унифицированные системы документации
- •8.4. Электронные системы документации
- •Глава 9. Унификация и стандартизация управленческих документов в документационном обеспечении управления
- •9.1. Унифицированные системы документации
- •9.2. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации
- •Извлечение из Общероссийского классификатора управленческой документации (окуд) ок 011-93. Класс 0200000 «Организационно- распорядительная документация»
- •9.3. Основы стандартизации
- •9.3.1. Общие положения
- •9.3.2. Краткие сведения из истории развития стандартизации
- •9.3.3. Государственная система стандартизации (гсс)
- •9.3.4. Задачи стандартизации
- •9.3.5. Основные понятия и определения в системе стандартизации
- •9.3.6. Органы и службы стандартизации
- •9.3.7. Нормативные документы по стандартизации
- •Раздел 3. Документационное обеспечение управления (организация делопроизводства)
- •Глава 10. Информационно-документационное обеспечение работы аппарата управления
- •10.1. Основные виды документной деятельности
- •10.2. Информация в управленческой деятельности
- •10.3.Управление документацией
- •10.4. Организация информационно-поисковых систем по документам учреждения
- •Глава 11. Документационное обеспечение управления (доу). Современное делопроизводство: цели, задачи и основные принципы
- •11.1. Документационное обеспечение управления
- •11.2. «Понятие делопроизводство»: цели и задачи
- •11.3. Место делопроизводства в структуре управленческого труда. Организационно-штатное построение доу
- •11.4 . Культура труда делопроизводственного персонала
- •11.5. Компьютер и делопроизводство
- •11.6. Автоматизированные системы обработки документов
- •Глава 12. Создание документов в федеральном органе исполнительной власти
- •12.1. Инструкция по делопроизводству. Общие положения. Основные понятия
- •12.2. Бланки документов
- •12.3. Оформление реквизитов документов
- •Правила оформления реквизитов документов
- •12.4. Подготовка проектов законодательных и иных нормативных правовых актов
- •Раздел I
- •Глава 5. Права, обязанности и ответственность
- •§ 1. Хозяйственные товарищества и общества
- •Российской Федерации
- •12.5. Подготовка нормативных правовых актов федерального органа исполнительной власти
- •12.6. Оформление отдельных видов документов в федеральных органах исполнительной власти
- •12.6.1. Состав документов федерального органа исполнительной власти
- •12.6.2. Приказ, распоряжение
- •12.6.3. Положение, правила, инструкция
- •12.6.4. Протокол заседания (совещания)
- •12.6.5. Служебная переписка
- •12.6.6. Записка (аналитическая, докладная, служебная, объяснительная)
- •12.7. Делопроизводство по обращениям граждан
- •Глава 13. Организация документооборота
- •13.1. Принципы организации документооборота
- •13.2. Прием и первичная обработка поступающих документов
- •13.3. Предварительное рассмотрение документов
- •13.4. Регистрация поступающих документов
- •13.5. Порядок рассмотрения документов руководством федерального органа исполнительной власти и доведения документов до исполнителей
- •13.6. Организация работы с отправляемыми документами
- •13.7. Регистрация отправляемых документов
- •13.8. Отправка документов
- •13.9. Регистрация и прохождение внутренних документов
- •13.10. Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции
- •13.11. Учет и анализ объемов документооборота
- •3.12. Контроль за исполнением документов
- •Контроль за исполнением документов и принятых решений. Организация контроля исполнения
- •Осуществление контроля исполнения Департаментом управления делами
- •Осуществление контроля исполнения подразделениями аппарата управления общества
- •Автоматизированная система контроля исполнения
- •Глава 14. Документальный фонд федерального органа исполнительной власти
- •14.1. Разработка и ведение номенклатуры дел
- •Порядок заполнения граф номенклатуры дел федерального органа и исполнительной власти
- •14.2. Формирование дел и их текущее хранение
- •Порядок формирования дел в федеральном органе исполнительной власти, учета и хранения дел
- •14.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение
- •Порядок составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу
- •Правила оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение
- •14.4. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения
- •14.5. Передача дел на архивное хранение
- •Глава 15. Особенности работы с электронными документами
- •15.1. Порядок создания, получения, обработки электронных документов
- •15.2. Обязательные сведения об электронном документе
- •Перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти
- •15.3. Систематизация дел электронных документов
- •Переписка об административно- хозяйственном обслуживании. Электронные документы
- •Глава 16. Работа исполнителя с документами
- •16.1. Условия и правила работы исполнителя с документами
- •Извлечение из Инструкции по делопроизводству в аппарате управления оао «Российские железные дороги» «организация исполнения документов и принятых решений»
- •16.2. Сроки исполнения документов
- •Извлечение из Инструкции по делопроизводству в аппарате управления оао «Российские железные дороги»
- •Глава 17. Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков документов
- •17.1. Учет печатей и штампов
- •17.2. Учет бланков документов
- •Журналы учета бланков документов Журнал учета поступления бланков
- •Журнал учета выдачи бланков в структурные подразделения
- •Глава 18. Международная переписка
- •18.1. Международные стандарты по оформлению документов
- •18.2. Форматы бумаги
- •18.3. Бланки
- •18.4. Реквизиты международного письма
- •Извлечение из Инструкции по делопроизводству в аппарате управления оао «Российские железные дороги»
- •Глава 19. Конфиденциальность информации и конфиденциальность документов
- •19.1. Понятия о конфиденциальности информации и конфиденциальности документов
- •19.2. Защита документов, содержащих коммерческую тайну
- •19.3. Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения
- •Глава 20. Терминология и понятия, применяемые в документоведении и документационном обеспечении управления.
- •20.1. Общие понятия.
- •20.2. Документирование
- •20.3. Информационная составляющая документа
- •20.4. Организация работы с документами
- •20.5. Архивное дело.
- •20.6. Обеспечение сохранности документов
- •Глава 21. Этикет в практике деловых отношений. Психологические основы взаимоотношений людей.
- •21.1. Этикет, его понятия
- •21.2. Психологические основы взаимоотношений с людьми
- •21.3. Профессиональная этика работника службы доу
- •21.4. Правила общественного поведения (наиболее распространенные)
- •21.5. Этика поведения в различных условиях обстановки
- •Заключение
- •Нормативно-правовые источники, научная и учебная литература
- •1. Законы Российской Федерации
- •2. Указы Президента Российской Федерации
- •4. Ведомственные нормативные акты, инструкции и правила по делопроизводству отдельных организаций
- •5. Государственные стандарты, правила по стандартизации
- •6. Международные стандарты
- •Часть 1. Теория и применение».
- •7. Общероссийские классификаторы
- •8. Научная и учебная литература
- •Рекомендуемая тематика рефератов и курсовых работ по курсу «Документоведение и документационное обеспечение управления»
21.4. Правила общественного поведения (наиболее распространенные)
Правила общественного поведения обязательны для всех индивидуумов, в независимости от того, какую социальную роль они исполняют в данный момент. Однако ясно, что чем более высокую должность и более высокое общественное положение они занимают, тем более заметны они в обществе, (тем более за их поведением наблюдают в обществе) и тот, кто не знает и не соблюдает общепринятых правил поведения в обществе, не может быть хорошим руководителем, успешно вести различные переговоры, встречи и т. д.
Общественное (вежливое) поведение - это не только набор формальных действий (где остаться сидеть, когда встать, кому подать руку первым и т. п.), но его основу создает значительно более сложное явление, фактор, который внешне проявляется и определяется как (общественный) такт. Его характеризуют (определяют) как приспособление общих принципов и правил общественного поведения к каждому отдельному случаю, соответствующее обстоятельствам применение в конкретной ситуации. Имеется ввиду какое-то выражение (этической) сущности человека, путем проявления отношения к действительности, взглядов, ценностной ориентации, отношения к другим людям и проявление его так называемой “социальной интеллигентности”.
Вежливое, приличное поведение не означает не мягкотелость, ни униженность. Наоборот, приличное поведение является одним из условий уже упомянутого самоутверждающего (асертивного) поведения.
Правила общественного поведения из уважения, признания так называемых общественных преимуществ. В ситуациях рабочего и общественного характера определенным лицам дается преимущество перед другими, причем принимается во внимание не только фактор должности, но и возраста, пола и т. д. (В дальнейшем тексте ожидается элементарное знание правил общественного поведения, см. рекомендованную литературу). Например, если три человека идет вместе, наиболее почетное место посередине (самый старший человек), следующее - слева от него, и справа - самый младший (или наименее общественно значимый человек).
В повседневных рабочих отношениях часто возникают ситуации, когда вместе находятся лица с различными “общественными преимуществами”. К сожалению, не бывает правилом, что если стоит старший и занимающий более высокое общественное положение человек, то встает и более младший и занимающий более низкое общественного положение, чаще всего бывает так, что он сидит. Весьма неприлично, если такое поведение наблюдается в ситуации, где присутствуют мужчина и женщина. Общепринято, что если женщина стоит, мужчина обязан также встать.
Приветствие является проявлением уважения, взаимного признания. Здесь также действуют общественные преимущества, это означает, что приветствует младший старшего, подчиненный начальника и т. п. Это положение общеизвестно, но, к сожалению, не всегда соблюдается, так же как и тот факт, что при приветствии следует улыбаться и смотреть в глаза. (При приветствии недопустимо держать руки в карманах).
При прощании часто встречаемся с сокращением стандартного вежливого выражения “до свидания” до “пока, привет” и т. п. Это проявление невежливости по отношению к людям старшим по возрасту и положению (и служащих по отношению к клиентам).
Руку первым имеет право подавать человек более высокого общественного, должностного положения, т. е. старший младшему, женщина мужчине, хозяин гостю, начальник подчиненному.
Весьма важно и необходимо знание правил знакомства и представления. Общим правилом является то, что знакомятся лица незнакомые - сами, или посредством третьего лица. Младшее лицо представляется (или его представляют) старшему лицу (а не наоборот). Акт представления осуществляет тот, кто знает обе стороны. В рабочих отношениях это означает, что нового работника представляет руководитель подразделения ближайшим сотрудникам. При контакте с другими подразделениями работник часто бывает вынужден представиться самостоятельно, при ближайшем удобном случае.
Проверкой общественного такта является, например, рабочий разговор. Разговор, в сущности, всегда является обменом мнениями и информацией. Его составной частью является, и способность формулировать собственные мысли и мнения таким образом, что бы они были максимально приемлемы и понятны другому лицу. Речь идет о диалоге, в котором мы проявляем не только умение говорить, но также и молчать и слушать, не перебивать других и позволить им закончить свою мысль, не иронизировать, уметь задавать вопросы, придерживаться темы, не использовать слова - “паразиты” типа “просто, ну, конечно и т. п.”, далее, не сплетничать об отсутствующих, использовать соответствующую разговору мимику, жестикуляцию и т. д.
При ведении телефонного разговора действуют следующие правила: в начале разговора необходимо представиться и поприветствовать. Собственно разговор (в особенности официальный) начать кратким общепринятым вступлением (вопрос о здоровье, “Как дела?” и т. п.). Также необходимо поинтересоваться у того, кому вы звоните, если у него время для более продолжительного разговора. Результат разговора (если он имеет особую важность), желательно (а иногда и необходимо) подтвердить письменно. Телефонный разговор в основном заканчивается кратким подведением его результатов и заканчивает его лицо старшее по возрасту и положению (должности). Разговор в принципе должен быть кратким и по существу.
Соблюдать правила общественного поведения необходимо: мы должна их освоить в совершенстве и проявить их знание в чрезвычайных или стрессовых ситуациях. Когда вы уверенно владеете правилами общественного поведения, вы сможете без затруднений вращаться в любой среде (и за рубежом) и на любом уровне. И наоборот, незнание этих правил может принципиально повлиять на общий результат материальной стороны нашего поведения.