
- •Документоведение и документационное обеспечение управления Учебное пособие г. Москва
- •Глава 13. Организация документооборота
- •Введение
- •Раздел 1. Введение в специальность
- •Глава 1. История Развития профессии
- •1.1. От древнего Египта к Древней Руси
- •1.2. Делопроизводство в Древней Руси
- •1.3. Приказное делопроизводство
- •1.4. Коллежское делопроизводство
- •1.5. Министерское делопроизводство
- •1.6. Делопроизводство в ссср в хх веке
- •Глава 2. Государственный Стандарт высшего профессионального образования по специальности документовед
- •2.1. Общие положения
- •2.2. Образовательный стандарт
- •2.3. Циклы государственных образовательных программ
- •2.4. Требования к уровню подготовки выпускника по специальности
- •2.5. Виды профессиональной деятельности при овладении программой
- •Глава 3. Документ и его место в системе управления
- •3.1. Понятия «документ», «информация»
- •3.2. Способы документирования
- •3.3. Система документации и управление
- •Раздел 2. Документоведение
- •Глава 4. Документоведение как научная дисциплина
- •4.1. Понятие о документоведении как научной дисциплине, объект и предмет документоведения
- •4.1.2. Основные этапы развития документоведения
- •4.3. Структура документоведения
- •4.4. Взаимосвязь документоведения с другими науками
- •4.5. Источники в документоведении
- •Глава 5. Системный подход к документу как объекту исследования
- •5.1. Сущность, генезис и развитие понятия «документ»
- •5.2. Соотношение понятий «документ», «информация» и «материальный носитель»
- •5.3. Свойства, признаки и функции документа
- •Глава 6. Методы и способы документирования
- •6.1. Общие положения и понятия документирования
- •6.2. Понятие о языках
- •6.3. Знаковый метод фиксирования информации
- •6.4. Способы и средства записи информации
- •Глава 7. Классификация документов
- •7.1. Понятие о классификации документов
- •7.2. Классификация по информационной составляющей документа
- •7.3. Классификация по материальной составляющей документа
- •7.4. Классификация документов по обстоятельствам их функционирования во внешней среде
- •Глава 8. Системы документации
- •8.1. Понятие системы документации. Историческое развитие систем документации
- •8.2. Основные функциональные системы документации в Российской Федерации
- •8.3. Унифицированные системы документации
- •8.4. Электронные системы документации
- •Глава 9. Унификация и стандартизация управленческих документов в документационном обеспечении управления
- •9.1. Унифицированные системы документации
- •9.2. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации
- •Извлечение из Общероссийского классификатора управленческой документации (окуд) ок 011-93. Класс 0200000 «Организационно- распорядительная документация»
- •9.3. Основы стандартизации
- •9.3.1. Общие положения
- •9.3.2. Краткие сведения из истории развития стандартизации
- •9.3.3. Государственная система стандартизации (гсс)
- •9.3.4. Задачи стандартизации
- •9.3.5. Основные понятия и определения в системе стандартизации
- •9.3.6. Органы и службы стандартизации
- •9.3.7. Нормативные документы по стандартизации
- •Раздел 3. Документационное обеспечение управления (организация делопроизводства)
- •Глава 10. Информационно-документационное обеспечение работы аппарата управления
- •10.1. Основные виды документной деятельности
- •10.2. Информация в управленческой деятельности
- •10.3.Управление документацией
- •10.4. Организация информационно-поисковых систем по документам учреждения
- •Глава 11. Документационное обеспечение управления (доу). Современное делопроизводство: цели, задачи и основные принципы
- •11.1. Документационное обеспечение управления
- •11.2. «Понятие делопроизводство»: цели и задачи
- •11.3. Место делопроизводства в структуре управленческого труда. Организационно-штатное построение доу
- •11.4 . Культура труда делопроизводственного персонала
- •11.5. Компьютер и делопроизводство
- •11.6. Автоматизированные системы обработки документов
- •Глава 12. Создание документов в федеральном органе исполнительной власти
- •12.1. Инструкция по делопроизводству. Общие положения. Основные понятия
- •12.2. Бланки документов
- •12.3. Оформление реквизитов документов
- •Правила оформления реквизитов документов
- •12.4. Подготовка проектов законодательных и иных нормативных правовых актов
- •Раздел I
- •Глава 5. Права, обязанности и ответственность
- •§ 1. Хозяйственные товарищества и общества
- •Российской Федерации
- •12.5. Подготовка нормативных правовых актов федерального органа исполнительной власти
- •12.6. Оформление отдельных видов документов в федеральных органах исполнительной власти
- •12.6.1. Состав документов федерального органа исполнительной власти
- •12.6.2. Приказ, распоряжение
- •12.6.3. Положение, правила, инструкция
- •12.6.4. Протокол заседания (совещания)
- •12.6.5. Служебная переписка
- •12.6.6. Записка (аналитическая, докладная, служебная, объяснительная)
- •12.7. Делопроизводство по обращениям граждан
- •Глава 13. Организация документооборота
- •13.1. Принципы организации документооборота
- •13.2. Прием и первичная обработка поступающих документов
- •13.3. Предварительное рассмотрение документов
- •13.4. Регистрация поступающих документов
- •13.5. Порядок рассмотрения документов руководством федерального органа исполнительной власти и доведения документов до исполнителей
- •13.6. Организация работы с отправляемыми документами
- •13.7. Регистрация отправляемых документов
- •13.8. Отправка документов
- •13.9. Регистрация и прохождение внутренних документов
- •13.10. Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции
- •13.11. Учет и анализ объемов документооборота
- •3.12. Контроль за исполнением документов
- •Контроль за исполнением документов и принятых решений. Организация контроля исполнения
- •Осуществление контроля исполнения Департаментом управления делами
- •Осуществление контроля исполнения подразделениями аппарата управления общества
- •Автоматизированная система контроля исполнения
- •Глава 14. Документальный фонд федерального органа исполнительной власти
- •14.1. Разработка и ведение номенклатуры дел
- •Порядок заполнения граф номенклатуры дел федерального органа и исполнительной власти
- •14.2. Формирование дел и их текущее хранение
- •Порядок формирования дел в федеральном органе исполнительной власти, учета и хранения дел
- •14.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение
- •Порядок составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу
- •Правила оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение
- •14.4. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения
- •14.5. Передача дел на архивное хранение
- •Глава 15. Особенности работы с электронными документами
- •15.1. Порядок создания, получения, обработки электронных документов
- •15.2. Обязательные сведения об электронном документе
- •Перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти
- •15.3. Систематизация дел электронных документов
- •Переписка об административно- хозяйственном обслуживании. Электронные документы
- •Глава 16. Работа исполнителя с документами
- •16.1. Условия и правила работы исполнителя с документами
- •Извлечение из Инструкции по делопроизводству в аппарате управления оао «Российские железные дороги» «организация исполнения документов и принятых решений»
- •16.2. Сроки исполнения документов
- •Извлечение из Инструкции по делопроизводству в аппарате управления оао «Российские железные дороги»
- •Глава 17. Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков документов
- •17.1. Учет печатей и штампов
- •17.2. Учет бланков документов
- •Журналы учета бланков документов Журнал учета поступления бланков
- •Журнал учета выдачи бланков в структурные подразделения
- •Глава 18. Международная переписка
- •18.1. Международные стандарты по оформлению документов
- •18.2. Форматы бумаги
- •18.3. Бланки
- •18.4. Реквизиты международного письма
- •Извлечение из Инструкции по делопроизводству в аппарате управления оао «Российские железные дороги»
- •Глава 19. Конфиденциальность информации и конфиденциальность документов
- •19.1. Понятия о конфиденциальности информации и конфиденциальности документов
- •19.2. Защита документов, содержащих коммерческую тайну
- •19.3. Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения
- •Глава 20. Терминология и понятия, применяемые в документоведении и документационном обеспечении управления.
- •20.1. Общие понятия.
- •20.2. Документирование
- •20.3. Информационная составляющая документа
- •20.4. Организация работы с документами
- •20.5. Архивное дело.
- •20.6. Обеспечение сохранности документов
- •Глава 21. Этикет в практике деловых отношений. Психологические основы взаимоотношений людей.
- •21.1. Этикет, его понятия
- •21.2. Психологические основы взаимоотношений с людьми
- •21.3. Профессиональная этика работника службы доу
- •21.4. Правила общественного поведения (наиболее распространенные)
- •21.5. Этика поведения в различных условиях обстановки
- •Заключение
- •Нормативно-правовые источники, научная и учебная литература
- •1. Законы Российской Федерации
- •2. Указы Президента Российской Федерации
- •4. Ведомственные нормативные акты, инструкции и правила по делопроизводству отдельных организаций
- •5. Государственные стандарты, правила по стандартизации
- •6. Международные стандарты
- •Часть 1. Теория и применение».
- •7. Общероссийские классификаторы
- •8. Научная и учебная литература
- •Рекомендуемая тематика рефератов и курсовых работ по курсу «Документоведение и документационное обеспечение управления»
21.2. Психологические основы взаимоотношений с людьми
Мы рассмотрим только некоторые вопросы из огромной темы, называемой психологические основы взаимоотношений между людьми. Отметим, что нами не ставится задача рассмотреть вопрос в целом. Мы остановимся лишь на первом этапе взаимоотношений - познании человека человеком в процессе визуальной диагностики. Иначе говоря, умении “прочитывать” подлинные намерения личности, которые чаще всего скрываются. Нам представляется, что умение человека, занимающегося сохранением документов, “читать” людей, является одним из наиболее важных с точки зрения профессиональных обязанностей. Напомним, что любое деяние легче предупредить, нежели исправить. Именно поэтому мы и обратились к первому этапу человеческих взаимоотношений.
1. Основы взаимоотношений.
Рассмотрим вопрос по существу. Во всяком процессе взаимодействия (взаимоотношений), личность проходит пять основных этапов, каждый из которых имеет самостоятельное значение, но “работает” на последующие и предыдущие этапы:
а) Ориентирование в окружающих условиях, выбор объекта;
б) Привлечение с помощью действия внимания на себя;
в) Подготовка объекта для восприятия мыслей, чувств, видений;
г) Передача своих мыслей, чувств, видений при помощи речи, мимики, пантомимики и других средств выразительности с целью заставить объект понять, увидеть или почувствовать передаваемое;
д) Момент отклика объекта.
Как было сказано выше, каждый из этапов взаимообусловлен предыдущим и последующим. Следовательно, они не существуют сами для себя и наше деление предпринято лишь в учебных целях. Все вышеперечисленные этапы имеют конкретную цель, без решения которой невозможно полноценное человеческое взаимодействие. Любой из этапов сопровождается прежде всего языком жеста, мимики, пантомимики и др. Выше мы оговорили, что остановимся только на первом этапе человеческих взаимоотношений, намеренно исключив вербальные средства общения.
2. Основные понятия кинесики.
Язык жеста, мимики и др. в международной терминологии называется Боди лэнгвидж или Язык телодвижений. Последние труды по психологии называют этот термин проксемика.
Впервые о языке телодвижений было сказано Ч. Дарвиным в 1872 году в его книге “Выражение эмоций у людей и животных”. Однако только последние 20 лет кинесика стала делать свои первые шаги. Главными представителями этого направления были Дж. Ниренберг, Г. Калеро и А. Пиз и другие исследователи. В нашей стране кинесикой занимаются ряд ученных (Щекин Г.В.).
Вместе с тем установлено, что передача информации за счет вербальных средств (только слов) происходит на 7%, за счет звуковых средств (тон, интонация, звук) - на 38% и за счет невербальных средств - на 55%. Словесное общение в беседе занимает 35% времени, а 65% информации передается с помощью невербальных средств общения. Только эти цифры могут убедить нас в том, какое важное значение играет кинесика в жизни человека.
Следует отметить, что женщины в подавляющем большинстве более чувствительны, нежели мужчины и именно этим объясняется такой феномен, как женская интуиция. Женщины обладают врожденной способностью замечать и расшифровывать невербальные сигналы, фиксировать мельчайшие подробности. Поэтому мало кто из мужей может обмануть своих жен, и соответственно, большинство женщин могут узнать тайну мужчины по его глазам, позе, мимике и еще целому ряду проявлений, которые не осознаются человеком. Эта женская интуиция особенно хорошо развита у представительниц слабого пола, занимающихся воспитанием маленьких детей. Дело в том, что первые несколько лет мать полагается только на невербальные средства информации.
Подчеркнем и то, что 87% информации поступает в человеческий мозг через зрительные рецепторы, 9% - через слуховые, 4% - через другие.
Как было сказано ранее, человеку свойственно скрывать свои подлинные намерения даже в совершенно безобидной ситуации, не говоря уже о том, когда это делается специально. “Мысль, изреченная есть ложь” - не без горечи заметил Ф. Тютчев. Таким образом, о подлинных намерениях личности мы можем судить только на основе кинесики.
Давайте задумаемся о том, почему птица боится человека с оружием в руках, ведь у нее нет опыта встречи с оружием. И наоборот, та же птица не реагирует на человека без оружия?
Как мы определяем, что человек пьян? Если мы не видим явных признаков, как-то: качание, неустойчивость и др.?
В детстве мы играли в не очень умную войну. За спиной у одного становилась группа, которая по очереди шлепала впереди стоящего. Последний должен был определить, кто его ударил. Как он это делал, угадывал ударившего?
И в первом, и во-втором, и в третьем примере была использована кинесика. Если в первом случае птице она необходима для самосохранения, то в последующих примерах язык телодвижений “читается” человеком в обычной рядовой ситуации. Давайте подумаем о том, как часто мы используем кинесику для решения важных жизненных проблем на уровне интуиции (подсознания)? И задумаемся над тем, возможно ли овладеть основными приемами визуальной диагностики (кинесики) на уровне сознания? Мы можем ответить сразу - возможно.
Рассмотрим основные понятия кинесики.
Жизненное пространство. Одной из главных человеческих потребностей является собственность. Любой человек испытывает эту ключевую потребность. Следовательно, проникновение в чужое жизненное пространство есть нарушение права на собственность. Каждый из вас очевидно встречался с хватанием за пуговицы или лацканы пиджака, держание за руки, хлопанье по плечу и т. д. все эти нарушение права собственности и неудивительно, что личность реагирует на такие проявления негативно. Однако есть здесь интересный феномен - к маленькому мужчине лучше близко не подходить, что касается высокого, то наоборот. С женщинами же все иначе - к маленькой женщине лучше подойти очень близко, - высокую следует “держать на расстоянии”.
Направление движений. Движения могут быть к низу (условно говоря “низменные”) или к верху (“возвышенные”). Первые выражают неуверенность, депрессию, скромность, фрустрацию и пр. - вторые, обозначают полную противоположность.
Стягивание себя. Эти движения имеют как бы внутреннюю направленность. Как правило, они проявляются в состоянии смущения, стыда, стеснения, неуверенности и др.
Расширение себя. Оно носит внешнюю направленность и обозначает хорошие мысли, избыток энергии, чувств, уверенность, силу, может быть и некоторое превосходство над остальными.
Далее следует рассмотреть осанку и походку. В зависимости от качества последних можно констатировать те или иные состояния личности.
3. Характерные жесты.
А теперь мы можем обратиться к конкретным жестам:
Для этого приведем наиболее характерные жесты, свойственные всем людям, независимо от страны, демографии, возраста и т. д. Обратим внимание на то, что мы назовем только наиболее общеупотребимые (однозначные) жесты и позы, не вдаваясь в подробности. Каждый из слушателей в состоянии иметь свой, значительно более полный список жестов.
1) Пожимание плечами. Этот жест означает, что собеседник действительно не знает, независимо от того, что он говорит.
2) Все в порядке (О”кей). Утверждение положительных эмоций.
3) Нет проблем. Рука в кулаке, большой палец поднят вверх. Жест говорит о действительном отсутствии проблем.
4) Ребенок обманывает. Когда ребенок говорит неправду, он обязательно после сказанного прикрывает рот обеими руками. Как бы говоря “Что я сказал”.
5) Подросток обманывает. Жест повторяет предыдущий, но выполняет более изощренно, рот прикрывается, как правило, одной рукой.
6) Взрослый обманывает. Жест напоминает два предыдущих, но в еще более изобретательной форме. Взрослый совершает манипуляции рукой вокруг рта. Четвертый, пятый и шестой жесты внешне очень похожи. В зависимости от возраста и, следовательно, опыта личности жесты приобретают более утонченную форму.
7) Позвольте мне быть с вами полностью откровенным. Личность прикладывает обе руки ладонями (тыльной стороной) к груди. Предполагается, что в верхней части груди у человека находится душа, и этот жест как-бы имеет значение “от души”.
8) Доверительное положение ладоней. Это такое положение, когда тыльная сторона ладоней открыта. Можно вспомнить положение ладоней у молящихся богу. Кроме этого, человек как бы отдает часть своей энергии другому.
9) Доминирующее положение ладони. При этом положении тыльная сторона ладони находится обращенной к земле. С одной стороны, это нежелание отдавать свою энергию, с другой стороны - эта энергия направлена на погашение чужой энергии.
10) Агрессивное положение ладони. Жест напоминает предыдущий, но рука в кулаке с выставленным указательным пальцем. По сути это то же значение, что и в 9-ом, однако энергия собрана в кулак.
11) Потирание ладоней. (“как здорово”). Общепринятый жест, означающий предвкушение удовольствия, наслаждения.
12) Потирание большого пальца об указательный. Этот жест означает деньги.
13) Сцепленные пальцы рук в поднятом положении. Жест означает, что собеседник темой владеет.
13а) Сцепленные пальцы рук, положенные на стол. Кроме предыдущего значения можно добавить некоторый негативный оттенок.
13б) Сцепленные пальцы рук в опущенном положении. Особенно зажатые коленями. Значение жестов 13 и 13а плюс ярко выраженный протест.
14.) Руки шпилем вверх. (Шпиль образуют пальцы рук). “Я все знаю”.
15) Руки за спиной. Означают уверенность в себе. Этот жест применяется в процессе конвоирования. Там он имеет следующее значение. Конвоируемому приказывают обнажить жизненно важные участки тела. Следуя обратной аналогии, личность, выполняющая этот жест, не боится собеседника, причем уверенность возрастает в зависимости от положения рук - а) ладонь соприкасается с ладонью, б) ладонь касается предплечья, в) ладонь охватывает локоть.
16) Скрещенные на груди руки. Жест означает выставление преграды между собеседниками.
16а) Скрещенные на груди руки, ладони сжаты в кулак. Значение такое же, но с явными признаками агрессивности.
16б) Скрещенные на груди руки, ладони сжаты в кулак, выставлены большие пальцы. Ощущение явного превосходства над собеседником с тщательно скрытой боязнью. Этот жест был типичен для наших вождей.
17) Прикосновение к носу.
18) Отирание века пальцем.
19) Потирание уха.
20) Почесывание шеи.
21) Оттягивание воротничка. Семнадцатый, восемнадцатый, девятнадцатый, двадцатый, двадцать первый имеют почти одинаковое значение - собеседник говорит неправду.
22) Нейтральное положение головы. Голова держится ровно, без наклонов и качаний. Личность находится в состоянии равновесия или принятия решения.
22а) Заинтересованное положение головы. Это положение характерно наклоном головы вправо или влево, а то и покачиванием. Очень характерен этот жест у кошек и собак.
22б) Неодобрительное положение головы. Голова наклонена вперед, взгляд из-подлобья, или сильно закинута назад.
23) К действиям готов. Это положение, когда человек упирает руки в бока.
24) Готов закончить разговор, встречу и др. Человек сидит на краешке стула, руки упираются в сиденье, голова наклонена несколько вперед.
Повторим, что вышепредставленные жесты и позы являются наиболее характерными. Каждый из них, как правило, не существует отдельно. Любой жест сопровождается мимикой и пантомимикой. Следует отметить, что если, например, у человека зачесался нос, это вовсе не означает, что он говорит неправду. Необходимо научиться различать жесты от физиологической необходимости.
Как овладеть в полной мере указанными знаниями?
Поставьте себе задачу хотя бы пятнадцать минут в день заниматься изучением и толкованием жестов других людей, а также анализом своих собственных кинестических проявлений. Вашим экспериментальным пространством может стать любое место, где встречаются и взаимодействуют люди. Прекрасным местом является вокзал, аэропорт, места общепита и т. д. Особенно хорошо наблюдать за поведением людей в процессе деловых встреч, вечеринок, пикников и пр. Телевидение также является отличным тренажером. Выключите звук и попробуйте определить, что происходит на экране. А самым главным учителем будет ваш личный опыт.