Подсистема противодействия

Задача данной подсистемы заключается в выявлении фак­тов мошенничества и их пресечении. Данная подсистема должна работать постоянно. Работа ее основана на тех же эле­ментах, что и предыдущая. Но в отличие от первой упор дела­ется не на прогнозирование, а на наблюдение за текущими процессами. Это в первую очередь контроль за выполнением сотрудниками своих должностных обязанностей, естественно, для этого данные обязанности должны быть разработаны и со­ответствующим образом утверждены. Сам контроль можно осуществлять несколькими путями.

Официальная часть включает в себя контроль рабочего времени, контроль отчетности и т. п.

Неофициальная часть состоит из негласного наблюдения за исполнением обязанностей (видео, аудио), агентурной ра­боты и т. п.

Отдельно нужно отметить важность наблюдения за рабо­чими контактами сотрудников (когда, с кем, по какому вопро­су велись переговоры и каков результат) — это можно получить за счет соответствующей отчетности, а также за уровнем жизни работников (наблюдение в быту, сопоставление дохо­дов/расходов, адекватность поведения доходам).

Важное место в связи с этим занимает бухгалтерская и фи­нансовая отчетность. Именно благодаря данному виду бюро­кратии можно вьшвить факты воровства и документировать их.

Пример построения системы контроля за сотрудником приведен в разделе «Особенности этапов».

Подсистема восстановления исходного состояния

Задача данной подсистемы заключается в возврате пред­приятию утраченных товарно-материальных ценностей, их компенсации либо компенсации вреда, нанесенного имиджу, и культивировании в сознании сотрудников понимания неот­вратимости наказания. Эта подсистема может задействоваться по мере необходимости. Но ее работа базируется на возможно­сти юридического, психологического и иного воздействия на злоумышленника.

Не стоит заострять внимание на добровольном возвраще­нии похищенного — здесь все более или менее понятно. Гораз­до интереснее другие способы.

Юридическое воздействие возможно при документальном фиксировании факта воровства и готовности к работе с право­охранительными органами — в данном случае огромное значе­ние приобретает работа ранее описанной подсистемы. Поэто­му особую роль играет процесс документирования — бюрокра­тия в разумных пределах очень полезна.

Психологическое воздействие возможно при полном или частичном документальном фиксировании воровства и воз­можности, используя эти данные, оказать на субъект воздей­ствие. Иногда можно обойтись и без документирования, а ос­новываясь только на знании, но это требует определенных на­выков. Чаще всего это воздействие основывается на нежелании человека предавать огласке либо передавать в пра­воохранительные органы информацию о совершенном им де­янии.

Целью такого воздействия может быть возвращение утра­ченных сумм и/или восстановление имиджа предприятия.

Итак, для эффективной борьбы с таким негативным явле­нием, как мошенничество персонала, необходим целый ком­плекс мер. Реализовать их на небольшом по численности предприятии несложно — достаточно совета профессионала. Есть известные компании, занимающиеся и этими вопросами. Есть и частные лица, также занимающиеся этими вопросами. А вот на сравнительно крупном предприятии (более 100 человек) для достижения ожидаемого результата уже необходим специаль­но выделенный сотрудник; хорошо, если этот работник знает все аспекты безопасности, если нет, то на этапе становления также необходимо привлечение стороннего профессионала. Собственная система противодействия мошенничеству может строиться и подругам схемам. Например, вполне приемлемы­ми являются следующие варианты:

• создание системы специализированной компанией и пе­редача ее выделенному сотруднику фирмы «под ключ»;

• создание системы специализированной компанией и со­вместная ее эксплуатация;

• самостоятельное создание системы и использование в качестве помощи ресурсов специализированных компа­ний.

Результаты работы описываемых систем могут появиться в среднем через 4—6 месяцев. Кроме того, при допуске к внут­ренней информации фирмы сторонних людей возникает риск разглашения этой информации либо ее недобросовестного ис­пользования. Поэтому лучше создание своей системы эконо­мической безопасности, полностью подконтрольной и управ­ляемой. Затраты на создание такой системы с лихвой окупятся той экономией, которую она принесет. Хотя весьма проблема­тично оценить, например, отказ злоумышленника от своих на­мерений вследствие понимания им невозможности преодоле­ния систем безопасности.

ОСОБЕННОСТИ ЭТАПОВ

Пример организации контроля деятельности менеджера по продажам

/. Контроль рабочего времени. Осуществляется за счет фик­сации охранником времени прихода и ухода сотрудников в со­ответствующем журнале. В этом журнале также указывается, когда и куда отлучался сотрудник в течение рабочего дня. Если сотрудник отлучается по работе, в том же журнале фиксирует­ся цель отлучки и кем санкционирована. Прекрасно себя зарекомендовали системы электронного контроля рабочего време­ни, в том числе основанные на системах контроля доступа.

2. Контрдль отчетности. Смысл введения системы отчетов сводится к тому, что все сотрудники по истечении определен­ного периода (обычно от одного дня до месяца) предоставляют отчеты о проделанной работе своему непосредственному руко­водителю. Соответственно, отчет следующего уровня руково­дителей строится на основе отчетов их подчиненных. При ана­лизе отчетов становится очевидным объем проделанной рабо­ты. Форма отчета может быть разнообразная. В данном примере в отчете нужно отразить: число звонков клиентам, число удачных сделок, число неудачных сделок (с указанием причин неудачи и координат клиента), число обращений к клиенту по рекламе и результативность, суммы сделок...

3. Контроль контактов. Данная область деятельности до­статочно щекотлива. При недостаточном документальном оформлении может возникнуть неприятная ситуация. Поэто­му, прежде чем приступать к реализации, надо с каждым со­трудником заключить соглашение, смысл которого сводится к его согласию на контроль. Данное соглашение можно сделать частью подписки о неразглашении коммерческой тайны, но лучше, если это будет отдельный документ примерно следую­щего содержания: «Я, Иванов Иван Иванович, согласен с тем, что мою работу (деятельность в рабочее время) могут контро­лировать специально выделенные сотрудники компании, в том числе мою отчетность, проведение мною переговоров, об­щение по телефону и т. п.». В систему отчетности можно вклю­чить отчеты о контактах с клиентами, партнерами и конкурен­тами. Место (комнату) для проведения переговоров оборудо­вать системой аудио- и по возможности видеозаписи. Неплохо оборудовать системой аудиоконтроля и места неформального общения (курилка, столовая...). Также необходимо установить систему контроля телефонных переговоров. Положительные результаты дает и периодическая сверка с партнерами по про­водимым сделкам.

4. Контроль адекватности поведения. Также достаточно сложная деятельность, связанная с наблюдением за тем, как ведут себя сотрудники и, самое главное, как меняется их пове­дение во времени. При наложении этих наблюдений на график совершения сделок можно увидеть определенные закономерности и сделать некоторые выводы. Особое внимание следует обращать на такие показатели, как резкое изменение благосо­стояния сотрудника, значительное и длительное ухудшение настроения, замкнутость, рассеянность и т. п. Появление по­добных симптомов является сигналом для более глубокого из­учения сотрудника, а именно наблюдения за ним вне работы, сбора отзывов коллег, соседей и т. п.