Анализ и оценка состояния внешней среды организации

После ознакомления с общим строением организационной среды фирма должна выделить из совокупнос­ти ее элементов те, которые являются для нее наиболее важными, т.е. критические точки, другими словами, уже на начальном эта­пе фирма должна определить пределы анализа среды. То есть для характеристики факторов внешней среды вначале необходимо произвести их отбор на основе логического анализа или эксперт­ного опроса руководителей и специалистов организации, для че­го вначале следует дать наиболее полный перечень этих факто­ров, а затем сделать их отбор. Например, в полную совокупность факторов прямого воздействия вошли: поставщики, потребите­ли, налоговые органы, таможенные органы, органы социального страхования и обеспечения, банки, конкуренты, биржа труда. После отбора оставлены: поставщики, потребители, налоговые органы, конкуренты. После рассмотрения факторов прямого воз­действия целесообразно выполнить анализ факторов косвенного воздействия в таком же порядке: дать полный набор факторов, логически или экспертным путем отобрать наиболее значимые и охарактеризовать их. В настоящее время наиболее значимыми, как правило, являются: уровень инфляции и инфляционные ожидания, степень политической стабильности (нестабильнос­ти), научно-технический прогресс в отрасли. Характеристика этих факторов дается в качественной или количественной форме. Количественная характеристика может быть дана уровню инфля­ции и его влиянию на доходность и себестоимость продукции.

Анализ внешней среды предполагает интерпретацию статисти­ческих показателей и данных различных внешних или внутрен­них исследований. Обычно информация рассматривается на двух уровнях. Во-первых, анализируются данные, характеризующие состояние «макросреды» (факторы внешней среды косвенного воздействия, находящиеся вне контроля организации, но оказы­вающие серьезное влияние на ее деятельность). Во-вторых, ис­следуется информация о микросреде организации (операцион­ной внешней среде прямого воздействия, о потребителях, пос­тавщиках и конкурентах). Организации имеют возможность в оп­ределенной степени контролировать факторы микросреды. Ана­лиз информации о микросреде и данных на макроуровне призван ответить на следующие вопросы:

1. Как изменяется внешняя среда?

2. Как эти перемены влияют на организацию, ее потребителей и рынки?

3. Какие коррективы, учитывающие возможности и угрозы внешней среды, следует внести в стратегию организации?

Весьма популярным методом исследования происходящих в макросреде событий является ПЭСТ (политический/правовой, экономический, социокультурный и технологический) анализ. Первый его шаг — идентификация основных внешних воздей­ствующих на деятельность организации факторов. Примеры не­которых из них представлены на рис. 10.2. Факторы макросреды оказывают различное, изменяющееся со временем (в зависимос­ти от размера, формы и стадии роста организации) влияние на стратегию бизнеса. Причины и следствия этих перемен необхо­димо рассматривать в связи с их влиянием на конкурентное по­зиционирование.

ПЭСТ-анализ призван облегчить оценку менеджментом вли­яния факторов внешней среды на стратегию, он привлекает вни­мание к динамической природе внешней среды и подчеркивает необходимость периодического пересмотра планов.

Выводы

1. Организация — это группа людей, деятельность которых координируется для достижения общих целей.

2. Организации преобразуют ресурсы для достижения конеч­ных результатов.

3. Организации должны взаимодействовать с внешней средой для того, чтобы получать ресурсы и находить потребителей для своей продукции. Зависимость от внешней среды, которая посто­янно меняется и находится вне влияния менеджера, является ос­новной причиной того, почему в управлении нет абсолютных правил.

4. Все организации осуществляют горизонтальное разделе­ние труда, разбивая всю работу на составные части. Крупные организации осуществляют такое разделение, создавая подраз­деления.

5. Управление необходимо для координации деятельности всех подразделений и задач организации.

6. Вертикальное разделение труда, создание уровней управле­ния используются для дифференциации и координации управ­ленческой работы. Традиционно выделяются три уровня управ­ления: высший, средний и низкий.

7. Чтобы быть успешной, т.е. добиться своей цели, организа­ция должна выжить благодаря результативности и эффектив­ности.

8. Внутренние переменные — это части самой организации, ситуационные факторы внутри нее, это состав и взаимосвязи сложной системы — организации. Основные внутренние пере­менные организации, по определению М. Мескона, — это цели, структура, задачи, технология и люди. Разнообразные внутрен­ние переменные, выделяемые различными авторами, можно сгруппировать по отношению к общим характеристикам (нали­чие общих целей, преобразование ресурсов, зависимость органи­зации от внешней среды, разделение труда, образование подраз­делений, необходимость и наличие управляющего органа), по от­ношению к основным параметрам системы (вход, выход, преоб­разование), разделить на объективные и субъективные. Наиболее известными моделями внутренней среды организации являются «алмаз» Г. Ливитта и модель 7-С консалтинговой группы Мак- Кинси.

9. Цели — конкретные конечные состояния или желаемый результат, которого стремится добиться группа, работая вместе. Ориентация, определяемая целями, пронизывает все последую­щие решения руководства.

10. Все организации, за исключением самых маленьких, раз­делены на горизонтальные специализированные подразделения и вертикальные уровни управления. Структура организации — это логическая взаимосвязь уровней управления и подразделе­ний, построенная в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации.

11. Сфера контроля, т.е. число людей, которые подчиняются непосредственно данному руководителю, является важным ас­пектом структуры. Размеры сферы контроля определяют, при прочих равных условиях, число уровней управления в структуре.

Задача — это работа или ее часть, которая должна быть вы­полнена определенным способом в определенный срок. Задачи можно классифицировать как работу с предметами, людьми и информацией. Специализация задач через технологию положи­тельно отражается на производительности в организации.

12. Технология — средство, с помощью которого ресурсы про­изводства преобразуются в конечный результат. Влияние этой переменной на управление определяется четырьмя крупными пе­реворотами в технологии — промышленной революцией, стан­дартизацией и механизацией, применением конвейерных линий и компьютеризацией.

13. Люди являются центральным фактором в любой системе управления. Руководство достигает целей организации через лю­дей. Руководители занимаются вопросами поведения людей как отдельных личностей, как групп (коллективов) и как лидеров.

14. Аспектами индивидуального поведения, которые имеют наиболее важное значение для руководителя, являются способ­ности, восприятие, потребности, отношения и ожидания. Окру­жающая обстановка, которую создает руководство, часто имеет большое значение и влияние на поведение работника и, следова­тельно, должна формироваться так, чтобы способствовать дости­жению целей организации.

15. Синтезирующим подходом к выделению факторов внут­ренней среды является использование двухуровневой системы внутренних переменных:

1. ресурсы (объективные — финансовая, информационная, тех­нико-технологическая, организационная системы, в том числе структура организации; субъективные — способности персонала, стиль управления);

2. процессы (объективные — стратегии, задачи, технологии; субъективные — властные отношения, коммуникации);

3. результаты (объективные — миссия, цели; субъективные — социальные ценности, культура организации, ее имидж).

В теории организаций выделяют четыре типа моделей, от­ражающих эволюцию теоретических концепций, определяющих сущность самих организаций, роль и доминирующие функции менеджмента, а также критерии, применяемые для оценки эф­фективности их деятельности. Это механистическая модель орга­низации (ее также называют моделью рациональной бюрокра­тии), модель организации как коллектива, сформированного по принципу разделения труда, модель сложной иерархической сис­темы и модель общественной организации, в деятельности кото­рой заинтересованы различные группы как внутри, так и вне ее границ.

16. Под влиянием изменений, происходящих в мировой и отечественной экономике, появляются новые формы организа­ций и их интеграции, к которым относятся сетевые организации, многомерные организации, круговые организации, интеллекту­альные организации, финансово-промышленные группы, предп­ринимательские союзы, виртуальные корпорации.

17. Поскольку от руководства зависит выживание организа­ции, менеджер обязан выявлять существенные факторы внешней среды и предлагать подходящие способы реагирования на внеш­ние воздействия. Это необходимо, потому что организация явля­ется открытой системой, зависящей от взаимообмена вводимыми ресурсами и результатами деятельности с внешним миром.

18. Внешняя среда организации — это совокупность элемен­тов, которые существенным образом влияют на нее, но не под­властны ее руководству.

19. Внешняя среда организации включает такие элементы, как потребители, конкуренты, правительственные учреждения, поставщики, финансовые организации и источники трудовых ресурсов, непосредственно влияющие на деятельность организа­ции. Эти элементы относятся к среде прямого воздействия.

20. Среда косвенного воздействия включает такие значимые факторы, как состояние экономики, политическая обстановка, развитие науки и техники, социокультурные элементы.

21. Состояние внешней среды характеризуется такими пока­зателями, как вязкость среды, взаимосвязанность, сложность, подвижность и неопределенность.

22. Под вязкостью понимается количественная мера усилий, необходимых для целенаправленного перемещения, концентра­ции и освоения в производстве единицы материальных, финан­совых и информационно-технологических ресурсов.

23. Степень взаимосвязанности факторов — это уровень силы, с которой изменение одного фактора воздействует на другие фак­торы.

24. Сложность среды организации определяется числом и разнообразием внешних факторов, на которые необходимо реа­гировать.

25. Подвижность среды характеризуется скоростью, с кото­рой в среде происходят изменения.

26. Неопределенность среды является функцией имеющегося по конкретному фактору количества информации и уверенности в достоверности этой информации.

27. Организации должны быть в состоянии эффективно реа­гировать и приспосабливаться к изменениям внешнего окруже­ния, чтобы обеспечить выживание и достижение поставленных целей. Для этого необходимо постоянно оценивать и анализиро­вать состояние внешней среды. Можно использовать метод «5*5» для определения наиболее значимых элементов внешней среды, который был предложен А. Месконом, «шкалу нестабильности внешней среды» И. Ансоффа, приемы ПЭСТ-анализа, конкуре­нтный анализ М. Портера и др.