Понятие и признаки организации

Организацией является институционализированная группа лиц (физических и юридических), взаимодействующих с помощью материальных, экономических, правовых и иных условий для достижения поставленных целей. В этом и состоит ее главная функция (задача), выполняя которую организация преобразует с помощью соответствующих технологий материальные, информационные, трудовые ресурсы в требуемые конечные результаты.

Таким образом, она прежде всего представляет собой социальный институт и может рассматриваться одновременно и как субъект, и как средство деятельности.

Расширение рыночных отношений ведет к увеличению числа социальных организаций и усилению их роли в жизни общества. Большинство людей выступают прежде всего как их представители (владельцы, руководители, сотрудники).

Как социальная система организация является открытой, ибо ее выживание зависит от внешнего мира. Она описывается такими основными характеристиками, как внешняя и внутренняя среда, структура, цели, стратегии, технология, персонал, потенциал.

Структура организации, т. е. упорядоченная совокупность ее взаимосвязанных элементов, бывает технической, социальной, социотехнической, нормативно-правовой.

Основу технической структуры составляют материальные объекты и процессы (помещения и их планировка, оборудование, условия труда, потоки сырья, энергии и проч.). Поскольку ее элементы неизменны, такую структуру относят к категории жестких.

На производственном предприятии техническая структура во многом определяет профессионально-квалификационный состав персонала, характер и содержание трудовых операций, создает основу функциональных связей между людьми и в значительной мере влияет на их межличностные отношения.

Социальная структура организации образуется совокупностью участников и их связей в рамках совместной деятельности. Она включает формальные и неформальные группы, ценности, интересы, полномочия, каналы их распределения и т. д. Все эти элементы организационной структуры являются «мягкими».

Социальная структура организации обладает определенным потенциалом, который складывается из нескольких элементов:

1) потенциал общего руководства (характеризуется уровнем его знаний и понимания ситуации, умением выявлять и решать проблемы, в том числе в критических

условиях, готовностью к риску и проч.);

2) психологического потенциала (отражает состояние морально-психологического

климата, стабильность отношений);

3) творческого потенциала (отражает способность коллектива реагировать на

изменения, предлагать альтернативы, стремление к поиску, предприимчивость,

использование прогрессивных методов работы).

Социотехническоя структура — это система рабочих мест, объединяющая работников пространственно и в трудовой взаимосвязи. Она интегрирует в себе жесткую техническую и гибкую социальную структуры.

Нормативно-правовая структура — совокупность юридических норм, правил, требований, стандартов, необходимых для осуществления функций организации.

Цикл жизни организации охватывает пять основных фаз.

На первой происходит ее создание, например на основе решения общего собрания учредителей, и осуществляются все связанные с этим мероприятия.

На второй фазе организация стремительно растет в той сфере, в которой она изначально возникла.

На третьей происходят дифференциация, поиск новых, а также качественное развитие и совершенствование существующих форм и направлений ее деятельности.

На четвертой фазе у организации наступает состояние зрелости, консолидации.

Она прочно стоит на ногах и часто больше не стремится ни к расширению, ни к поиску нового, что на деле означает начало конца.

Последний наступает на пятой, заключительной, фазе ее жизни. Здесь организация постепенно ослабевает, свертывает свою деятельность и наконец прекращает существование.

Концепция жизненного цикла организации утверждает, что при сохранении одних и тех же методов руководства срок ее существования ограничен 30-40 годами и имеет тенденцию к сокращению. Такая ограниченность обусловлена тем, что постепенно организационные структуры, система управления и тип мышления персонала приходят в противоречие с изменившейся ситуацией.

Главным признаком организации, как и коллектива, лежащего в ее основе, считается наличие цели. Последняя придает смысл ее существованию, определенность и конкретную направленность действиям персонала.

Цель объединяет и сплачивает участников, поскольку ее реализация обеспечивает решение ими собственных задач (иначе люди не согласятся терять свободу и подчиняться требованиям, которые, быть может, внутренне и не принимают).

В то же время достижение целей организации возможно только при наличии некоторой «критической массы» участников, объединении их сил и способностей. Нужно иметь в виду, что роль целей для различных организаций неодинакова. В одном случае они официально задаются, а поэтому их достижение специально стимулируется. В другом случае цель выступает лишь в качестве общего смысла их существования, не ориентируя людей ни на какие специальные действия.

В качестве примера можно взять, скажем, населенный пункт. Совместное проживание людей облегчает их повседневное жизнеобеспечение (водой, теплом, продуктами питания), делает возможным постоянное общение, при необходимости - взаимопомощь.

Другим признаком организации является обособленность, выражающаяся в замкнутости внутренних процессов и наличии границ, отделяющих ее от внешнего окружения. Эти границы могут быть материальными в виде стен и заборов или идеальными (запреты, нормы, права, предписания и проч.).

Примером обособленности может быть замкнутость кругооборота средств предпринимательской фирмы, которая сможет нормально функционировать только тогда, когда все затраты на производство полностью вернутся в результате продажи продукции.

Третий признак организации — системность, наличие связей между ее отдельными элементами, с помощью которых те взаимодействуют и влияют друг на друга,

Связи могут быть экономическими, технологическими, административными, социальными, информационными и т. д.

Четвертым признаком организации можно считать саморегулирование, позволяющее ей в определенных рамках самостоятельно решать многие вопросы внутренней жизни и с учетом конкретных обстоятельств выполнять внешние команды.

Саморегулирование осуществляется внугриорганизационным центром, координирующим деятельность людей, осуществление тех или иных процессов, обеспечивающим их интеграцию, а в конечном итоге целостность организации (таких центров может быть несколько, но один из них всегда должен выполнять функции главного).

Наконец, в качестве еще одного признака организации следует назвать наличие специфической культуры, считающейся сегодня фактором конкурентоспособности первого порядка. Культура (в том числе и управления) представляет собой сплав ценностей, традиций, верований, норм, поведения и проч., которые во многом определяют отношения в коллективе и направленность поведения людей.

Характерной чертой современной организации является ее устойчивость, т. е. способность функционировать и развиваться в условиях внешних и внутренних помех и вопреки им, либо возвращаться в прежнее, либо переходить в качественно более высокое состояние.

Устойчивость относится к структуре организации и к ее функциям. Структурная устойчивость первична, ибо позволяет ей восстанавливать свои функции при их нарушениях.

Устойчивость структуры достигается за счет: ее простоты; избыточности ресурсов; стабильности состава элементов и связей между ними (однако это усиливает организационную инерцию, консерватизм и требует высоких затрат на их преодоление); предприимчивости, самостоятельности участников (что составляет основу механизма саморегуляции), их постоянной готовности к изменениям.

Еще одной особенностью современных организаций является их сложность.

Она обусловлена их масштабами, количеством и автономностью элементов, разнообразием функций и свойств организаций, связей между ними.

Крупные фирмы включают в себя множество самостоятельных подразделений, разбросанных по всем уголкам Земли, имеют десятки тысяч партнеров, на них заняты сотни тысяч работников, а объемы производства сопоставимы с величиной национального продукта целых государств.

Внутренняя среда организации

Организация представляет собой открытую систему, состоящую из многочис­ленных взаимозависимых частей, тесно переплетающихся с внешним миром.

Внутренние переменные в большинстве сво­ем являются результатом деятельности менеджеров и находятся под их влиянием. Внутренние переменные — это части самой орга­низации, ситуационные факторы внутри нее, это состав и взаи­мосвязи сложной системы организации.

Состав — это совокупность элементов, образующих систему. Состав включает только элементы непосредственно данной сис­темы, являющиеся компонентами первого уровня.

К основным элементам внутренней среды относятся: цели, задачи, струк­тура, ресурсы, разделение труда, технология, персонал, финансовая система, система получения и передачи информации, стратегия, бизнес-процессы, власть, культура организации и некоторые другие параметры.

Цели организации — конкретные конечные состояния систе­мы или желаемый результат, которого стремится добиться груп­па, работая вместе. Цель определяет направление. Если понятно, в каком направлении следует идти, то путь намного об­легчается. Цель должна быть конкретной, объективной, реальной, предполагать действия, иметь соответствующее измерение. Цели подразделяются на краткосрочные, промежуточные, долгосрочные (по очередности достижения), большие и малые (по критерию затрат ресурсов), конкурирующие, независимые и дополнительные. Цели не должны противоречить друг другу.

В чём разница между составом и структурой? Определенный состав организации предопре­деляет возможные варианты формирования ее структуры. В свою очередь определенной структуре соответствуют и конкретные ва­рианты компонентного состава организации. Но при од­ном и том же составе могут быть разные, иногда и значительно различающиеся структуры. Состав – расчленение, декомпозиция, структура – соединение, композиция.

Задача - это предписанная ра­бота, серия работ или часть работы, которая должна быть выпол­нена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки.

Структура. Структура организации — это логическая взаимосвязь и взаи­мозависимость уровней управления и подразделений, построен­ная в форме, позволяющей наиболее эффективно достигать це­лей организации. Структура, обеспечивает композицию системы, соединение отдель­ных составляющих в единое целое. Она устанавливает роль, мес­то и назначение элементов в системе, их расположение и взаимо­отношения между собой, характер, формы и степень влияния на другие элементы. Структура - это организационная характеристика сис­темы, представляющая собой совокупность устойчивых системо­образующих связей и отношений, обеспечивающих стабильность и равновесие системы, взаимодействие, соподчиненность и про­порциональность между составляющими ее элементами. Струк­тура находится в тесной взаимосвязи с составом системы, опре­деляется им и сама в свою очередь в значительной степени его определяет.

Структура организации обладает такой характеристикой, как сфера контроля. Сфера контроля - это число лиц, под­чиненных одному руководителю. Чем больше сфера контроля, тем меньше (при прочих равных ус­ловиях) уровней управления создается в организации, и наоборот. Сфера контроля в организации часто варьирует в значительной степени как по уровням управления, так и по подразделениям. Идеальной сферы контроля не существует, ее приемлемые значе­ния колеблются от 2 — 3 до 50 и более человек.

Разделение труда. Это качественное разграничение и обособление различных его видов, закрепляемых за теми субъектами, которые их могут выполнить наиболее успешно.

Горизонтальное разделение труда касается тех его видов и подвидов, которые организация осуществляет в соответствии со своим предназначением.

Вертикальное разделение труда существует между руководителями и исполнителями. Оно образует иерархию, т. е. подчиненность одних звеньев организации другим.

Власть. Отношения власти образуют ядро менеджмента, формирование которого осуществляется по мере обособления уп­равления как особого вида деятельности.

Технология – способ соединения отдельных видов работ, бывает складывающейся, последовательной, связанной, групповой.

Складывающаяся технология предполагает, что все работы в рамках организации слабо связаны друг с другом и завершенность им придает последняя операция. Например, участники процесса по отдельности изготавливают детали, которые объединяются в конечный продукт лишь на сборочном стенде.

Последовательная технология характеризуется тем, что работы по созданию продукции вытекают друг из друга и ни одна не может начаться раньше, чем закончится предыдущая. Так происходит, например, на конвейерной сборке автомобиля.

Связанная технология означает, что операции взаимно обусловливают друг друга, но не обязательно в однозначной последовательности. Так, например, происходит работа над документом, который руководителем может неоднократно передаваться разным подчиненным на доработку, пока не будет создан нужный вариант.

Наконец, групповая технология заключается в том, что работы выполняются на одном стационарном объекте (например, строящийся дом) последовательно или параллельно в зависимости от ситуации.

Персонал. Люди являются центральным фактором в любой системе управления.

Существуют три основных аспекта человеческой переменной в ситуационном подходе к управлению: поведение отдельных лю­дей, поведение людей в группах, характер поведения руководите­ля как лидера, его влияние на поведение отдельных людей и групп.

Очень сильно влияет на поведение людей их восприятие. Люди реагируют не на то, что действительно происходит в их ок­ружении, а на то, что они воспринимают как действительно про­исходящее.

Еще один аспект различий между людьми — это социальные уста­новки, отношение к чему-либо. Отношение к работе является важным фактором, определяющим, как люди будут реагировать на изменение условий работы. Если у вас лично или в вашей группе сформировалось негативное отношение к какому-то виду деятельности, то в любом случае передача этого дела вам будет восприниматься вами резко отрицательно.

Кроме характеристик личности человека на его поведение су­щественное влияние оказывают окружающие его люди. Исследованиями психолога У. Мишеля установлено, что все личностные характеристики, даже такие базисные, как честность и способность вызывать доверие, зависят от ситуации. Почти все честны в одних ситуациях и нечестны в других. Эти выводы име­ют очень большое значение, потому что указывают на важность создания такой окружающей обстановки на работе, которая бы поддерживала тип поведения, желательный для организации.

Бизнес-процессы. Группы видов деятельности и техноло­гии, посредством которых индивиды «прокладывают дорогу» к целям (процессы разработки товаров, получения заказов, произ­водства продукта, доставки, оплаты и т. д.). Члены организации в период совместного труда преобразуют имеющиеся ресурсы и создают новые ценности, достигая желаемых результатов.

Культура. Это понятие базируется в основном на нематериальных катего­риях. Сегодня многие менеджеры относятся к организационной культуре как к одному из важнейших инструментов выполнения поставленных задач.

Внутренние переменные взаимосвязаны между собой. Но совершенствование одной переменной, например технологии, не обязательно может при­вести к повышению производительности, если эти изменения сказываются отрицательно на другой переменной, например людях.

ВНЕШНЯЯ СРЕДА ОРГАНИЗАЦИЙ