6. Передавання справ до відомчого архіву

Відомчий архів є в безпосередньому підпорядкуванні відповідної організації, яка не входить до системи ДАС, або є структурним підрозділом установи. Відомчий архів здійснює зберігання документів міністерств, відомств, установ, організацій і підприємств до передавання їх на державне зберігання.

Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років) термінів зберігання здають в архівний підрозділ установи для наступного зберігання та використання. Справи тимчасового зберігання (до 10 років) можна передавати в архів установи за погодженням з керівниками.

Закінчені діловодством справи постійного і тривалого термінів зберігання разом з реєстраційними журналами, контрольно-обліковими картками на документи передають в архівний підрозділ установи через 2 роки після завершення їх у діловодстві (наприклад, справи за 2001 рік передають в архівний підрозділ у 2004 році). Справи тимчасового терміну зберігання передають в архівний підрозділ на розсуд керівників установи.

Передавання справ в архівний підрозділ установи здійснюють за графіком, складеним архівом, погодженим з керівниками структурних підрозділів і затвердженим керівниками установи. Якщо окремі справи необхідно залишити у діловодстві для поточної роботи, архівний підрозділ оформляє видачу справ у тимчасове користування.

Приймання (передавання) кожної справи здійснюють працівник архівного підрозділу і працівник діловодної служби лише після проведення експертизи її науково-історичної цінності, повного упорядкування та оформлення. Справи постійного і тривалого терміну зберігання передають в архівний підрозділ за описами. При цьому на всіх примірниках описів навпроти кожної справи роблять помітку про її наявність. У кінці кожного примірника опису керівник архівного підрозділу ставить особистий підпис про прийняття справ з обов'язковим зазначенням цифрами і літерами кількості переданих до архівного підрозділу справ, проставляє дату. Один примірник опису повертають структурному підрозділу, всі інші залишають в архівному підрозділі установи.

Справи тимчасового терміну зберігання можна передавати в архівний підрозділ за номенклатурою справ.

Справи передають до архівного підрозділу установи зв'язаними належним чином.

Збереження документів в установі забезпечує наявність архівного підрозділу установи згідно із законом України "Про Національний архівний фонд і архівні установи"[7, c. 219-221].

Висновки

Оформлення справ починається з моменту їх заведення в діловодстві та закінчується у процесі підготовки для передачі до відомчого архіву після закінчення календарного року, в якому вони були заведені.

Оформлення справ проводиться працівниками служби діловодства організації та структурних підрозділів, у веденні яких знаходяться заведення та оформлення справ.

Всі документи, які сформовані у справи постійного та тимчасового (більше 10 років) зберігання та з особового складу, повинні підшиватися або переплітатися. При підготовці документів до підшивки вилучаються шпильки, скрепки та інші металеві предмети. По кожній справі в опис вносяться: порядковий номер, індекс справи, заголовок справи (в тому числі і анотація), дата, кількість аркушів, примітки. В описі справ із термінами зберігання більше 10 років перед приміткою є графа "Термін зберігання справи". Всі ці дані переписуються з обкладинки справи. Справи вносяться в опис в тому порядку, в якому вони були систематизовані. Кожна справа в описі отримує номер, який відразу ж проставляється на обкладинку справи. Якщо справа складається з кількох томів, кожний том в описі отримує самостійний номер.

В суб'єктах, що не мають структурних підрозділів, складаються загальні описи. У великих суб'єктах описи складаються на справи кожного структурного підрозділу окремо. На основі описів структурних підрозділів відомчий архів складає розділи зведеного опису справ суб'єкта, і по ньому відомчий архів буде передавати справи до державного архіву відповідно до правил. Здавання справ із структурних підрозділів в архів суб'єкта відбувається щорічно за графіком, який складається архівом і затверджується керівником суб'єкта.