3. Оформлення справ

Конкретні терміни зберігання документів встановлюються за допомогою спеціально розроблених та затверджених архівними суб'єктами переліків документальних матеріалів із зазначенням термінів зберігання різних категорій документів.

Документи установи групують у справи після закінчення діловодного року. Справи постійного і тривалого термінів зберігання підлягають такому оформленню:

- справи підшивають в обкладинку з твердого картону;

- нумерують аркуші у справі;

- складають підсумковий напис;

- складають (у разі потреби) внутрішній опис документів;

- оформляють обкладинку справи.

Документи тимчасового терміну зберігання, сформовані у справи, не підшивають, аркуші не нумерують, уточнення елементів обкладинки не провадять.

Окремі групи справ постійного терміну зберігання, найменування яких не повністю розкривають зміст (справи з постановами, розпорядженнями, наказами, рішеннями тощо), повинні мати внутрішній опис у справі. Опис розміщують на початку справи і містить зазначення індексів документів у справі, їх короткий зміст, дату і номери аркушів у справі.

Обкладинку справ постійного і тривалого термінів зберігання оформляють за встановленою формою.

Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого термінів зберігання вносять необхідні уточнення, перевіряють відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів. У разі потреби до заголовка справи вносять додаткові відомості (проставляють номери наказів, протоколів, види і форми звітності тощо).

Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку і закінчення справи. У справі, що містить документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою роблять напис: " Є документи за ... роки ".

На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляють дати першого і останнього документів кожного тому (частини). У разі зазначення точної календарної дати вказують число, місяць і рік. Число і рік позначають арабськими цифрами, назву місяця пишуть словом.

На обкладинці справи ставлять номер справи за описом і, за погодженням з архівним підрозділом установи, номер опису і фонду.

У разі зміни назви установи (структурного підрозділу) протягом періоду, який охоплюють документи справи, або під час передавання справи до іншої установи (структурного підрозділу) на обкладинці зазначають нову назву установи (структурного підрозділу).

Написи на обкладинках справ постійного і тривалого термінів зберігання роблять чітко, чорним світлостійким чорнилом або тушшю[3, c. 141-143].

Залежно від значимості документів терміни їх зберігання встановлюються постійні чи тимчасові (1 рік, 3 роки, 5 років, 10 років, 15 років та ін.).

При проведенні експертизи разом з переліками можна використовувати номенклатури справ, оскільки в них визначені терміни зберігання кожної справи і подані посилання на відповідні статті переліку.

Термін зберігання починається з 1 січня року наступного за роком закінчення справи[3, c . 145].

4. Складання описів справ структурних підрозділів

За результатами експертизи цінності документів складають описи справ постійного, тривалого термінів зберігання і з особового складу.

Описи справ постійного, тривалого термінів зберігання і з особового складу як установи загалом (для установ з централізованим формуванням і зберіганням справ), так і кожного структурного підрозділу окремо (для установ із складною структурою) складають за встановленою формою.

Описи справ структурного підрозділу складає посадова особа, відповідальна за стан діловодства у структурному підрозділі. Методичну допомогу в цьому надає архівний Підрозділ установи.

Опис справ структурного підрозділу складають з дотриманням таких правил:

1. Номер опису справ структурного підрозділу повинен складатися з цифрового позначення структурного підрозділу за номенклатурою справ з додаванням початкової літери найменування категорії, що входять до опису та двох останніх цифр року, в якому заведено справи, включені до опису. Наприклад, описи справ постійного, тривалого термінів зберігання, з особового складу структурного підрозділу № 4, що входять до номенклатури справ і заведені у 2004 році, будуть мати номери: 4П-04, 4Т-04, 4О/С-04.

2. Графи опису заповнюють відповідно до відомостей, вказаних на обкладинці справи. Опис на справи тривалого терміну зберігання повинен мати додаткову графу "Термін зберігання, стаття за переліком".

3. Графу опису "Примітка" використовують для позначок про особливості фізичного стану справ, про передавання справ іншим структурним підрозділам установи, про наявність копій тощо.

4. Систематизація справ структурного підрозділу, що включені до опису, повинна відповідати систематизації за номенклатурою справ як структурного підрозділу, так і установи загалом.

5. Кожну справу вносять до опису під самостійним порядковим номером. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожен том (частина) записують до опису під окремим номером.

6. У разі внесення до опису підряд кількох справ з однаковим заголовком зазначають повністю лише заголовок першої справи. Під час запису інших справ заголовок не повторюють, але інші відомості про справи записують до опису повністю. На кожному новому аркуші опису заголовок повторюють повністю.

7. Справи з особового складу вносять до опису за алфавітом, тематикою, хронологією.

Описи справ ведуть протягом кількох років з єдиною суцільною нумерацією справ. Справи кожного року становлять річний розділ опису[2, c. 181-183].

У кінці опису роблять підсумковий запис із зазначенням (цифрами і літерами) кількості справ, що містить опис, перший і останній номери справ за описом, а також вказують особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ).

У річний розділ опису вносять також справи, не завершені протягом діловодного року. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися, роблять напис: "Документи з цього питання див. також у розділі за рік , № ".

Опис справ структурного підрозділу підписує укладач із зазначенням його посади, погоджується з керівником канцелярії, затверджує керівник структурного підрозділу. За наявності в структурному підрозділі ЕК опис до його затвердження розглядає та ухвалює ЕК.

Опис справ структурного підрозділу установи складають у двох примірниках, один з яких передають разом із справами в архівний підрозділ установи, а другий залишають як контрольний примірник у структурному підрозділі. За наявності у структурному підрозділі ЕК опис складають у трьох примірниках, оскільки один примірник опису додають як підставу до протоколу ЕК.

Описи справ структурних підрозділів є підставою для складання річного розділу зведеного опису справ установи, за яким справи передають на зберігання до державних архівів[1, c. 251-253].