2. Експертиза наукової і практичної цінності документів

Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цінності, встановлення термінів зберігання документів і відбору їх на державне зберігання.

Для організації та проведення експертизи цінності документів в установі та структурних підрозділах створюють постійну експертну комісію (ЕК), а у відповідному державному архіві - експертно-перевірну комісію (ЕПК) відповідно до "Порядку утворення та діяльності експертних комісій з визначення цінності документів", затвердженого Постановою Кабінету Міністрів Укараїни від 16 листопада 2002 р. № 1739, "Типового положення про експертну комісію державного і комунального підприємства, установи та організації", затвердженого Постановою Кабінету Міністрів України від 29 січня 2003 р. № 16, "Порядку віднесення документів Національного архівного фонду до унікальних, внесення їх до Державного реєстру національного культурного надбання та зберігання", затвердженого Постановою Кабінету Міністрів України від 16 листопада 2002 р. № 1739.

Експертизу цінності документів провадять на підставі номенклатури справ і переліків (типових, відомчих) документів із зазначенням термінів зберігання. За результатами експертизи цінності документів складають описи документів постійного і тривалого термінів зберігання та акт про виділення для знищення документів, що не підлягають зберіганню.

Виділення документів для знищення і складання про це акта провадять після підготовки описів справ постійного і тривалого термінів зберігання за цей же період. Акти про виділення документів для знищення, що не підлягають зберіганню, розглядають на засіданні ЕК одночасно з описами справ. Керівник установи затверджує акти про виділення документів для знищення, що не підлягають зберіганню, після того, як експертно-перевірна комісія відповідного державного архіву затвердить описи справ постійного зберігання.

В процесі діяльності суб'єктів складається значна кількість документів, цінність інформації яких різна. Переважна частина документів несе інформацію, що має разове значення, після використання якої документи втрачають своє значення. Інші документи містять інформацію, що може знадобитися протягом декількох років. І, нарешті, певна група документів містить інформацію, корисну в наукових та практичних цілях. Такі документи повинні зберігатися постійно. З економічної точки зору зберігати всі документи недоцільно, оскільки для них потрібні великі приміщення, обладнання, штати спеціальних працівників. Та й знайти потрібний цінний документ в такій кількості паперів буде дуже важко, тому систематично проводиться експертиза цінності документів - визначення політичного, народногосподарського, соціально-культурного та іншого значення документів з метою відбору їх на державне зберігання або встановлення термінів їх зберігання. Експертиза цінності документів проводиться в декілька етапів, починається в поточному діловодстві та закінчується в державному архіві[13, c. 54-55].

Першим етапом визначення цінності документів можна вважати складання номенклатури справ, коли попередньо визначаються терміни зберігання документів, що складаються. Вдруге експертиза цінності вже самих документів проводиться при підготовці документів для здачі їх в архів суб'єкта. Втретє знову уточнюється цінність документів при передачі їх на постійне зберігання з архіву установи в державний архів.

Експертиза цінності документів в суб'єктах проводиться під керівництвом експертної комісії (ЕК), яка діє постійно. У великих суб'єктах зі складною структурою діють центральні експертні комісії (ЦЕК), які об'єднують та координують роботу експертних комісій структурних підрозділів. Порядок організації праці ЦЕК (ЕК) та їх функції визначені в "Основних правилах роботи відомчих архівів". Експертна комісія формується наказом керівника із числа найбільш кваліфікованих працівників, які мають великий досвід роботи та добре знають дану галузь, а також завідуючого канцелярією, відомчим архівом та керівника бухгалтерії.

До складу ЦЕК входить представник суб'єкта державної архівної служби. Головою комісії призначається один з керуючих працівників суб'єкта. До основних завдань ЦЕК (ЕК) входить:

- розгляд проектів номенклатури справ суб'єктів та його структурних підрозділів;

- відбір документів на зберігання та знищення;

- розгляд описів справ постійного зберігання та описів справ тимчасового зберігання (більше 10 років), в тому числі і по особовому складу; .

- розгляд актів про визначення документів, призначених для знищення, та справ, термін зберігання яких закінчився;

- підготовка та внесення на розгляд експертно-перевірочних комісій пропозицій про встановлення та зміну термінів зберігання документів;

- участь в підготовці та розгляді проектів нормативно-методичних матеріалів з діловодства та архівної справи; типових та зразкових номенклатур справ; перелік документів із зазначенням термінів зберігання, інструкцій з діловодства та ін.;

- проведення інструктажу, консультацій, методичного керівництва та контролю за діяльністю ЕК структурних підрозділів і ЕК підвідомчих суб'єктів.

Експертні комісії є колегіальними органами, їх засідання протоколюються. Протоколи підписує голова та секретар комісії і затверджує керівник суб'єкта.

В ряді випадків, визначених в "Основних правилах роботи відомчих архівів", керівник суб'єкта затверджує протоколи ЦЕК (ЕК) тільки після їх розгляду та затвердження ЕПК відповідного суб'єкта державної архівної служби.

Експертиза наукової та практичної цінності документів повинна проводитись систематично. Протягом року члени експертної комісії повинні перевіряти правильність заведення справ відповідно до номенклатури. На початку року співробітники структурних підрозділів, відповідальні за формування та зберігання справ, проглядають та відбирають документи для подальшого зберігання, а за термінами зберігання, що закінчилися, - для знищення.

Члени експертних комісій перевіряють правильність проведення цієї роботи. При цьому вони повинні проглядати не тільки описи та акти про визначення справ до знищення, але й обов'язково посторінково перевіряти найбільш важливі справи й документи, термін зберігання яких викликає будь-які сумніви.

Правильне визначення цінності документів вимагає знань історії суб'єкта, його функцій, завдань, структури, інформаційних зв'язків з іншими організаціями, системи діловодства.

Експертиза цінності документів ґрунтується на відпрацьованих теорією та практикою архівної справи принципах історизму, комплексності та всебічності оцінки документів і критеріях створення, змісту та зовнішніх ознак документів.

Після затвердження акта про виділення документів для знищення працівники діловодної служби або архівного підрозділу установи здають зазначені документи господарській службі установи або підприємствам із заготівлі вторинної сировини[6, c. 108-110].