5. Складання зведених описів справ

Формування справ, по суті, закінчується після завершення року, коли підшиті останні документи за минулий рік, після чого справи не менше року зберігаються в структурних підрозділах. Після проведення експертизи цінності документів та відбору справ з документами постійного та тривалого зберігання приступають до їх оформлення.

Оформлення справ залежить від цінності зібраних документів і, відповідно, термінів їх зберігання. Оформлення справ проводять співробітники, відповідальні за їх формування та зберігання. Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання підлягають спрощеному оформленню. Перевіряється їх наявність відповідно до номенклатури справ, проводиться за номенклатурою їх систематизація, і вони передаються до архіву. Такі справи залишаються на швидкозшивачах і не нумеруються.

Справи постійного зберігання, тимчасового (більше 10 років) та по особовому складу підлягають повному оформленню, яке включає: переплетення або підшивання справи, нумерацію аркушів, оформлення всіх реквізитів обкладинки.

Перед підшиванням справи з неї вилучають металеві скріплення та в кінці справи вкладають чистий аркуш для засвідчуючого підпису. Після цього справу підшивають в тверду папку (обкладинку) чотирма проколами або переплітають.

Аркуші справи для зручності користування та забезпечення зберігання нумерують чорним графітним олівцем або нумератором в правому верхньому куті. В кінці справи на окремому аркуші-свідченні ставиться засвідчуючий підпис, в якому цифрами вказується кількість пронумерованих аркушів та обговорюються всі особливості нумерації (пропуски або помилки в нумерації).

Зведений опис справ постійного терміну зберігання установи складають у чотирьох примірниках. Він підлягає обов'язковому затвердженню ЕПК відповідного державного архіву через два роки після завершення справ у діловодстві.

До державного архіву надсилають всі чотири примірники описів для затвердження. Один з них після затвердження залишають у державному архіві, а решту повертають до установи. Відповідно до затверджених описів установа зобов'язана передати справи до державного архіву в установлені терміни.

Зведені описи справ тривалого терміну зберігання складають у двох примірниках і оформляють так, як і зведені описи справ постійного зберігання.

Описи справ тривалого терміну зберігання державний архів не затверджує.

На оформлені і підготовлені для здачі у відомчий архів справи складаються описи. Опис - архівний довідник, що містить систематизований перелік одиниць зберігання, а також призначений для їх обліку та закріплення систематизації. Опис є основним обліковим та довідковим посібником в діловодстві та архівній справі.

На справи постійного зберігання, справи з термінами зберігання більше 10 років та справи по особовому складу описи складаються окремо.

Перед внесенням справ в опис їх систематизують, тобто розмішують в суворо визначеному порядку. Якщо справи готують за кілька років, то спочатку їх розкладають по роках, а в межах року - по структурних підрозділах. Така систематизація справ називається хронологічно-структурною[10, c. 135-137].