Міністерство освіти і науки молоді та спорту

Національний університет «Львівська політехніка»

«Формування справ та оперативне зберігання документів»

Виконала:

Ст. гр. СО-32

Павлюк Н.Ю.

Перевірила:

Мина Ж.В.

Львів 2012

Зміст

Вступ 3

1. Мета і основні етапи підготовки документів до зберігання і використання 4

2. Експертиза наукової і практичної цінності документів 5

3. Оформлення справ 9

4. Складання описів справ структурних підрозділів 11

5. Складання зведених описів справ 14

6. Передавання справ до відомчого архіву 16

Висновки 18

Список використаної літератури 19

Вступ

Справи вважаються розпочатими з моменту занесення в них першого виконаного документа. Справи повинні зберігатись в закритих шафах і сейфах у вертикальному положенні, що забезпечує швидкий пошук необхідної справи. На корінцях кожна справа повинна мати індекс за номенклатурою, а на внутрішніх дверцятах шафи розміщується номенклатура справ. Послідовність розміщення справ на полиці повинна точно відповідати номенклатурі справ. При пошуку документа спочатку знаходять номер необхідної справи за номенклатурою, а потім за потрібним номером - папку з документами.

Для справ, що містять особливо важливі документи (протоколи, накази, особові справи та ін.), складається і систематично ведеться внутрішній опис, що розміщується на початку справи. До нього вписується кожний підшитий документ (індекс документа, його дата, короткий зміст і номер аркуша).

Якщо протягом року потрібен документ, який занесений в справу, він може бути вилучений тільки особою, відповідальною за формування і зберігання справ, а на його місце вкладається аркуш-замінник із зазначенням кому, коли і на який період виданий документ. У випадку видачі справи взагалі складається карта-замінник, в якій вказується індекс справи, дата та термін видачі, кому видана справа та підпис про одержання справи.

Бухгалтерські справи можуть бути видані тільки за розпорядженням головного бухгалтера. Видача справ за межі суб'єкта дозволяється його керівником.

1. Мета і основні етапи підготовки документів до зберігання і використання

Підготовка виконаних документів до зберігання і використання є завершальним етапом процесу діловодства.

Основна мета впорядкування і зберігання виконаних документів полягає у створенні умов для їх використання в довідковій роботі установ і поповненні Національного архівного фонду.

Підготовка виконаних документів до зберігання і використання охоплює такі етапи:

1. Експертиза наукової і практичної цінності документів

2. Оформлення справ

3. Опис документів постійного й тривалого зберігання

4. Забезпечення збереження документів

5. Передавання справ в архів установи (відомчий архів)

Справи зберігаються за місцем формування до передачі їх в архів суб'єкта. Підготовка справ для здачі в архів суб'єкта для їх наступного зберігання та використання - завершальний етап роботи з документами в поточному діловодстві.

Справи для передачі в архів готуються відповідно до вимог, розроблених архівними органами. Підготовка справ та передача їх в архів включає: проведення експертизи наукової та практичної цінності документів, оформлення справ, складання описів на справи з постійними та довготривалими термінами зберігання. Ці роботи проводяться під контролем та з методичною допомогою співробітників архіву суб'єкта[11, c. 137-139].