Тема 1.5. Облік та довідковий апарат архівних документів.

Облік архівних документів – комплекс контрольно-охоронних заходів з метою фіксації наявності архівних документів та отримання інформації про їхній склад, обсяг і рух в одиницях обсягу. Визначальні принципи організації обліку. Облік архівних документів на паперових носіях. Особливості обліку аудіовізуальних документів. Основні облікові документи архіву.

Довідковий апарат до документів НАФ: функціональне призначення, методологічні та методичні засади, ієрархічність. Типи архівних довідників – центральний фондовий каталог, фондовий каталог архіву, архівний опис, путівник по фондах архіву, покажчик документів, анотований реєстр описів та інші. Система каталогів архіву: тематичні, хронологічні, предметні, іменні, географічні. Сучасний стан підготовки архівних путівників. Електронні довідники.

Лекційне заняття:

1. Основні принципи організації обліку архівних документів.

2. Одиниці обліку архівних документів.

3. Довідковий апарат до архівних документів.

4. Сучасні архівні путівники. Електронні довідники.

Семінарське заняття:

1.Облік документів: функції та принципи.

2.Облікова документація.

3. Довідковий апарат. Типологія архівних довідників.

4. Сучасні архівні інформаційно-пошукові системи.

Самостійна робота:

- З’ясуйте яке місце в організації збереження архівних документів займає їх облік.

- Які типи архівних довідників ви можете назвати?

- Розкрийте призначення тематичних картотек архівів.

Індивідуальна робота:

- Опишіть структуру путівника по фондах державного архіву (на прикладі одного з центральних чи обласних архівів).

- Складіть операційну схему користування описом архівного фонду.

- Відвідайте сайт Державного комітету архівів України (archives.gov.ua) та дайте його характеристику.

Джерела та література

• Архівознавство. – К., 2002.

• Довідковий апарат архівів: загальний огляд // Хрестоматія з архівознавства. – К., 2003.

• Кентій А.В. Обліково-довідковий апарат держархівів: його стан, перспективи і вдосконалення// Актуальні проблеми розвитку архівної справи в Україні: доп. та повід. наук. конф. (15-16 березня 1995 р.). – К., 1996.

• Методика та критерії виявлення і включення унікальних документальних пам’яток Національного архівного фонду України до державного реєстру національного культурного надбання. – К, 1999.

• Порядок ведення державного обліку документів Національного архівного фонду України// Хрестоматія з архівознавства. – К., 2003.

• Порядок здійснення централізованого державного обліку документів історико-культурної спадщини…// Хрестоматія з архівознавства. – К., 2003.

• Про Національний архівний фонд і архівні установи України. Закон України від 13 грудня 2001 р. // Відомості ВР України. – 2002. - №11. – Ст.81.

• Христова Н. Перспективи розвитку системи каталогів до архівних документів у державних установах України // Архівознавство. Археографія. Джерелознавство. – К., 1999. – Вип.1.

Тема 1.6. Використання інформаційного потенціалу наф України.

Задоволення суспільних потреб у ретроспективній документ ній інформації – важлива суспільна функція архівів. Основні форми використання документної інформації. Виконання соціально-правових, генеалогічних, тематичних запитів юридичних і фізичних осіб. Організація праці дослідників у читальному залі та інформаційна діяльність архівних установ.

Архівна евристика. Впровадження комп’ютерних технологій в пошукову практику. Веб-портал Державного комітету архівів України як інформаційне джерело. Періодичні архівні видання. Журнал „Архіви України”. Архівний маркетинг. Проблеми ефективності використання інформаційного потенціалу НАФ України.

Самостійна робота:

- З’ясуйте значення архівно-документної інформації для суспільства, держави, громадян.

- Назвіть основні види інформаційної діяльності архівних установ.

- Чим регламентується робота читального залу архіву?

Яка роль архівного маркетингу у підвищенні ефективності використання документної інформації?

Індивідуальна робота:

- Підготуйте реферати на тему:

Інтернет-ресурси державних архівів України;

Публікація архівних документів з історії голодомору 1930 рр. в Україні.

- Ознайомтесь зі структурою офіційного сайту Державного комітету архівів України (archives@ gov.ua).

- Складіть тематичний запит до державного архіву.