3. Базовые и специальные информационные технологии

Компьютерные информационные технологии можно классифицировать по разным признакам. По применению их в сферах деятельности человека компьютерные информационные технологии делят на две большие группы: базовые (универсальные) – применяют практически во всех сферах деятельности, и технологии предметных областей (специальные) - применяют в определенных сферах деятельности.

В свою очередь базовые компьютерные информационные технологии можно разделить на группы по виду обрабатываемой информации для обработки различных данных – СУБД и табличные процессоры; для обработки текста – текстовые процессоры, технологии гипертекстовой связи документов; для обработки графики – графические процессоры; для обработки объектов реального мира – средства мультимедиа. Обратите внимание, что фирмы-производители программного обеспечения стремятся объединять нужные пользователю программы в пакеты прикладных программ.

Компьютерные информационные технологии можно разделить по виду действий, выполняемых с использованием компьютерных информационных технологий:

• Хранения и обработки информации – где хранить (на каком машинном носителе), как хранить (один или несколько файлов, архив или нет, нужна ли резервная копия и т.д.), как обрабатывать (какие действия выполнить с информацией в процессе ее обработки);

• Телекоммуникационные – как передавать данные по компьютерным сетям;

• Мультимедиа и виртуальной реальности – как обрабатывать звуковые и видеоданные, как организовать виртуальную реальность для, например, подготовки специалистов, работающих в опасных условиях;

• Программирования – как создавать программы решения реальных задач;

• Обработки изображений – как обрабатывать различные графические данные;

• Распознавания речи – как воспринимать речь человека для управления различными устройствами;

• Криптографии – как кодировать информацию посредством шифрования …

Технологии предметных областей (специальные) можно разделить на группы по предметным сферам применения:

• Электронный документооборот

• Бухгалтерский учет

• Налоговая служба

• Банковская деятельность

• Правовые системы

• Экспертные системы

• Робототехника …

Электронный документооборот – это движение документов (в электронном виде) в организации с момента их создания (или получения) до завершения исполнения (или отправления).

Вся документация организации делится на три документопотока:

• Входящие (поступающие) документы;

• Внутренние документы (циркулируют в рамках предприятия);

• Исходящие (отправляемые) документы.

Можно выделить два вида систем автоматизации документооборота:

1. системы управления электронными архивами – выполняют регистрацию документа, хранение, поиск и извлечение документа для передачи в приложение для обработки.

2. системы управления электронным документооборотом – обеспечивают создание и последовательную обработку документа различными пользователями, имеют функцию организации и планирования выполнения работ с документами. Используют принципы управления бизнес-процессами WorkFlow – поток работ.

В бухгалтерском учете компьютерные информационные технологии применяют для электронной обработки задач посредством выполнения человеко-машинных операций в определенной последовательности, начиная с момента создания первичного бухгалтерского документа и заканчивая составлением сводной финансовой отчетности. В настоящее время создаются новые компьютерные информационные технологии на базе децентрализованной обработки бухгалтерских задач, имеющие особенности:

• использование сетей, обеспечивающих создание распределенной базы данных предприятия и интегрированную обработку экономических задач различных подразделений предприятия;

• увеличение состава бухгалтерских расчетов, выполняемых с применение компьютеров;

• возможность формирования компьютером первичных бухгалтерских документов (переход к безбумажной технологии, сокращение трудоемкости сбора и регистрации документов).

Вся документация делится на первичную (это бланк, заполненный данными и подписанный должностными лицами) и результатную. Первичные документы делят на базовые (нормативно-справочная постоянная информация) и оперативные (могут меняться). Основой обработки учетных задач является наличие информационных массивов:

- массивы, формирующиеся в результате сбора и регистрации первичных документов (могут формироваться компьютером);

- файлы переменной и условно-постоянной информации (база данных) – файлы переменной информации формируются на основе первичных документов и используются однократно при решении задачи за определенный период. Файлы условно-постоянной информации создаются один раз при внедрении проекта, используются многократно и периодически корректируются (нормативы, справочные данные, инвентарные карточки учета основных средств, персональные карточки работников и т.д.).

Технологический процесс обработки бухгалтерской информации включает этапы:

1. Подготовительный – подготовка программы и информационной базы к работе (ввод и корректировка справочников, установка расчетного периода и т.д.).

2. Начальный этап – сбор и регистрация первичных документов (ввод данных первичных документов периодически, по мере поступления документов). Автоматически составляется регистр введенных документов, ввод в них справочных и условно-постоянных данных и т.д. В результате данные документа размещаются в базовые массивы.

3. Основной этап – получение различных отчетных форм.

Программное обеспечение бухгалтерских компьютерных информационных технологий – «1С:Бухгалтерия», «Парус», «Инфософт» и др.

Компьютерные информационные технологии налоговых служб должны обеспечивать учет плательщиков налогов и платежей в бюджет; правильность исчисления налогов и платежей и контроль своевременности их поступления; проверку достоверности представленной плательщиками отчетности; наложение финансовых санкций по законодательству; представление в вышестоящие органы сведений о фактически поступивших суммах налогов и платежей.

Компьютерные информационные технологии банковской деятельности должны обеспечивать взаимодействие всех подразделений банка (головной банк, его отделы, филиалы, обменные пункты, внешние структуры). Все шире используется трехуровневая архитектура автоматизированной банковской системы:

• верхний уровень (Front-office) – модули, обеспечивающие быстрый и удобный ввод информации, ее первичную обработку и взаимодействие банка с клиентами, другими банками, ЦБ, информационными агентствами и др.

• средний уровень (back-office) – приложения по направлениями внутрибанковской деятельности (работа с кредитами, депозитами, ценными бумагами, пластиковыми карточками и др.);

• нижний уровень (accounting) – базовые функции бухгалтерского учета.

Информационное обеспечение банковских технологий включает полный набор показателей. Документов, классификаторов, баз данных, методов их использования и др. Для пользователей должна быть обеспечена возможность работы с данными в режиме реального времени.

Банковские сети строятся в основном по архитектуре клиент-сервер. Главное требование – защита информации. Для этого применяют резервирование базы данных в автоматическом режиме.

Правовые системы обеспечивают граждан и специалистов сведениями из государственных законов, законодательных актов и т.д. Главное требование – актуальность и достоверность информации.

Робототехнические системы применяют для замены человека в сфере рутинного труда (робот-библиотекарь), в опасных ситуациях (робот-солдат, робот-санитар, робот-астронавт).

4. Роль и место компьютерных информационных технологий в управлении экономическими системами

   Информационные процессы широко используются в различных сферах деятельности современного общества. Они часто являются компонентами более сложных процессов – производства, управления, социальных.

Главная отличительная особенность информационных технологий - их направленность на оптимизацию информационных процессов. Одно из главных назначений информационных технологий - сбор, обработка и предоставление информации для принятия управленческих решений (Трофимов). Процесс принятия управленческого решения состоит из этапов:

1. диагностика проблемы - описывается проблема методами моделирования, анализа, методами теории массового обслуживания (используются компьютерные информационные технологии);

2. разработка альтернатив - используются методы коллективного и индивидуального решения проблем (эксперты, мозговая атака);

3. выбор решения - имеется риск, условия неопределенности, множество вариантов. Также применяется компьютерные информационные технологии;

4. реализация решения - применяют методы планирования, организации и контроля выполнения решения. Для этого используется сетевое моделирование, составление информационной таблицы реализации решений.

Управление считается эффективным, если четко определены его цели, четко сформулированы и определены правила принятия решений. Для автоматизированных систем управления характерно наличие лица, принимающего решение. Решение принимается на основании анализа информации, поступающей от объекта управления, важнейшей составной частью которой является экономическая информация. Можно выделить следующие функции процесса управления:

- планирование (формулируется задание предприятию и подразделениям) – оперативное (модели управления запасами, модели массового обслуживания, сетевые модели);

- учет (получение объективной информации о существующем состоянии дел) – модели бухучета, результатной информацией являются бухгалтерские регистры учета и отчетности;

- анализ (выявление причин отклонения от плановых характеристик и установление диагноза состояния предприятия) – получение аналитических таблиц, графиков, рекомендаций по регулированию производства. Формируются модели аналитических расчетов, оптимизационные и др.;

- регулирование (создание условий для формирования альтернативных вариантов улучшения состояния производства) – решение задач календарного планирования и диспетчирования производства. Формируются модели оперативного управления, транспортные и др.

Для реализации этих функций выполняются следующие процедуры процесса управления:

- сбор, обработка, накопление, хранение, выдача информации о состоянии управляемой системы и внешней среды;

- анализ информации и оценка обстановки, в которой функционирует управляемая система;

- определение или корректировка целей функционирования системы и управляющих решений;

- разработка альтернативных вариантов решений и оценка возможного поведения системы при их реализации;

- составление и корректировка планов функционирования системы.

В управленческом аппарате предприятия выделяют высший, средний и оперативный уровни управления, каждый их которых нуждается в информации, поступающей из всех функциональных систем, но в разных объемах и разной степени обобщения.

Руководители различных уровней выполняют информационную деятельность, связанную с подготовкой, оформлением, принятием и реализацией решений различного уровня:

1. Операционного (оперативный – операционная обработка данных, управленцы – оперативное управление) – используют системы управления транзакциями, системы управления процессами. Реализуются функции учета и контроля;

2. тактического (средний – контроль за выполнением планов, отслеживание расходования ресурсов, разработка управляющих директив для выполнения планов) – используют системы поддержки принятия решений и операционные ИС (внутренняя информация, немного – внешняя);

3. стратегический (высший – определяются цели управления, внешняя политика предприятия, разрабатываются долгосрочные планы и стратегия их реализации) - используют стратегические ИС (внешняя информация) и ИС тактического уровня (внутренняя информация). Реализуются функции планирования.

Стратегические ИС используются руководителями высшего ранга. Они обеспечивают доступ к информации, отражающей текущее состояние дел на предприятии и взаимосвязи, необходимые для принятия решения.

Высшие руководители получают информацию из писем, заметок, ежегодных отчетов, компьютерных систем, телефонных звонков и др.

Цель стратегической системы – обеспечить немедленный и простой доступ и сортировку информации.

Системы поддержки принятия решений применяют для решения отдельных слабо структурированных задач (например, решение о взятии займа). Они обеспечивают информацией среднее звено для принятия тактических решений, важных на определенном временном интервале (месяц, год).

Операционные ИС - основа всех управленческих ИС. Они выполняют различные рутинные операции по платежам, зарплате, сбыту и др. Они составляли первые АСУ и до сих пор составляют большую часть автоматизации информационной деятельности предприятия. Операционные ИС обеспечивают пользователя информацией, ежедневно необходимой для принятия решений (отчеты и др.). Они могут предоставляться:

- по требованию;

- периодически по графику;

- в исключительных случаях (например, мгновенный отчет о продажах определенного товара, недельный анализ отчетов по результатам продаж).

Информационная система предприятия должна обеспечивать интеграцию основных видов его деятельности: планирование, оптимизация, выполнение, измерение.

Такие функции выполняет интегрированная информационная система, обеспечивающая:

• бизнес-планирование – стратегическое и текущее планирование, составление бюджета, управление активами и основными средствами;

• контроллинг деятельности предприятия – учет затрат по процессам и местам возникновения, анализ рентабельности, поддержка принятия решений и ведение отчетности;

• финансы и бухгалтерский учет – ведение Главной книги, бухгалтерии дебиторов и кредиторов, бухгалтерского учета основных видов деятельности;

• управление основными средствами – их учет и амортизацию.

Таким образом, информационные технологии применяются на всех уровнях управления предприятием и играют важнейшую роль в процессах управления, предоставляя необходимую для принятия решения информацию.