2. Технологическая схема обработки информации

Любая информационная технология состоит из этапов, действий, операций.

В рамках информационной технологии реализуются следующие этапы обработки информации:

1. сбор и регистрация информации;

2. машинное кодирование информации;

3. хранение информации;

4. обработка информации с использованием современных вычислительных методов;

5. выдача информации заказчикам;

6. анализ полученной информации;

7. использование информации для принятия решения.

Комп­лексная автоматизированная обработка информации предполагает объе­динение в единый комплекс всех технических средств обработки ин­формации с использованием новейшей технологии, методологии и различных процедур по обработке информации.

Создание комплексной автоматизированной информационной системы включает последо­вательные этапы: автоматизация процессов сбора, хранения и выдачи данных; использование устройств для автоматизированной обработки текстовой инфор­мации; интеграция обособленных процессов обра­ботки информации в единую внутрифирменную систему: объединение техни­ческих средств цифровой и текстовой информации посредством электронной почты; использование всего комплекса технических средств обработки ин­формации, переход к единой системе обработки всех видов информации.

Комплексная система обработки информации включает следующие тех­нические средства: терминальные устройства; устройство оптического распоз­навания обозначений; устройство автоматизированной обработки текстовой ин­формации; ЭВМ; фотокамеру для быстрого обновления информации на микрофишах; фотокамеру для микрофильмирования больших объемов инфор­мации; фотокамеру для микрофильмирования информации, поступающей из ЭВМ; устройство автоматизированного хранения и выдачи информации; дубликатор для получения копий микрофильмов и микрофишей; печатающее устройство с микрофильмов и микрофишей с увеличением изображения; пе­чатающее устройство ЭВМ; устройство для чтения микрофильмов и микро­фишей; автоматизированную систему хранения и выдачи информации; средства доведения информации до пользователей.

Комплексная система может включать также графические цветные дис­плеи для обработки графической информации, а также фотонаборный авто­мат, позволяющий преобразовать отредактированную и хранящуюся в памяти ЭВМ информацию в фотоформы, с которых затем получают твердые формы для высокой или офсетной печати. Устройства автоматизированной обработки текстовой информации принци­пиально отличны от ЭВМ, используемых для обработки данных. Это обуслов­лено тем, что обработка текста, выраженного словами, предложениями, пара­графами, не может осуществляться с помощью пакетов прикладных программ. Составление и редактирование текста может производиться только человеком, взаимодействующим с устройством обработки текстовой информации. ЭВМ ис­пользуется им только как средство для печати и редактирования текста.

Обычно секретарь-машинистка пользуется электронной пишущей машинкой со встроенным каналом связи и композером с экраном, которые подключаются к ЭВМ с дисковой памятью, где формируется база данных коллективного поль­зования. В результате появляется возможность посредством внутренней связи объединить всех секретарей-машинисток в центры операторов-машинисток, ко­торые, оставаясь на своих рабочих местах, получают возможность быстрого обмена информацией со всеми взаимосвязанными управленческими звеньями, обеспечивать переработку текстовой информации для всех центральных служб, включая службу планирования и службу маркетинга.

Впоследствии устройства автоматизированной обработки текстовой инфор­мации стали широко использоваться не только операторами-машинистками, но и руководителями всех уровней, которые на выведенном на экран документе делают свои замечания, ставят резолюции, что упрощает процесс согласования их действий, ускоряет процесс подготовки управленческих решений.

Использование диктофонной техники, установленной в центре автомати­зированной обработки текстовой информации, облегчает администратору под­готовку любых документов. Он, подключившись к центру по теле­фонной или селекторной связи и продиктовав материал, в кратчайшие сроки может получить его распечатку или перевод на иностранный язык и использовать по назначению. Согласно обследованиям некоторых американ­ских фирм, примерно 20% всего объема продиктованных руководителями ма­териалов печатается их секретарями-машинистками с использованием элект­ронных пишущих машинок с дисплеем, а 28% — в центрах автоматизирован­ной обработки текстовой информации.

В 80-с годы появились диктофонные системы со встроенным микропроцес­сором. Широкую известность получила система японской фирмы "Сони" РД60, известная под названием Source. Такие системы устанавливаются в центрах автоматизированной обработки текстовой информации. Управленче­ский персонал, может подключиться к ним с помощью обычных линий теле­фонной связи и диктовать любой текст.

В США были созданы такие системы, которые воспринимают информа­цию. передаваемую голосом, независимо от того, диктуется она одним лицом или несколькими, например, во время совещания. Такая информация воспри­нимается, печатается и выдается либо помешается на хранение.