6.4 Стратегічне та ситуаційне управління, функціональний аналіз та ко-

нтролінг у діяльності органу державної влади

Формування нової управлінської парадигми, основу якої становлять принципи

ситуативності, системності, соціальної спрямованості, покликане забезпечити вирі-

шення проблем гнучкості та адаптивності до постійних змін зовнішнього середови-

ща, передбачає широке використання механізмів стратегічного менеджменту в сис-

темі управління розвитком державних органів.

Стратегічний менеджмент є сферою діяльності вищого керівництва державних

органів, основне завдання якого полягає у визначенні пріоритетних напрямів та тра-

єкторій розвитку організації, постановці цілей, розподілі ресурсів і всього того, що

забезпечує ефективне функціонування цих організацій.

Під стратегічним управлінням доцільно розуміти сукупність передбачува-

них дій, спрямованих на трансформацію організації з її наявного стану у стан бажа-

ний, наперед визначений з урахуванням факторів зовнішнього середовища.

Необхідність використання концепції стратегічного менеджменту у системі

управління державними органами зумовлена її спроможністю забезпечити довго-

98

строкову результативність та ефективність.

Серед основних причин, що зумовлюють доцільність запровадження механіз-

мів стратегічного менеджменту в державних органах, можна виокремити такі:















приведення внутрішнього потенціалу державних органів у відповідність до вимог

зовнішнього оточення;

сфокусування діяльності на певних кінцевих результатах і координування функ-

ціонування структурних підрозділів;

здійснення декомпозиції цілей державних органів на відповідні підцілі, завдання

та функції конкретних структурних підрозділів;

забезпечення чіткого усвідомлення цілей діяльності організації та її структурних

підрозділів управлінцями усіх організаційних рівнів та підвищення мотивації їх

діяльності;

забезпечення здатності державних органів до змін, стимулювання управлінців до

різноманітних обґрунтованих новацій;

надання державним органам більшої керованості, оскільки за наявності стратегі-

чних планів є змога постійного порівняння досягнутих результатів з поставлени-

ми цілями та коригування стратегії;

формування державними органами влади свого іміджу та раціональне викорис-

тання ресурсів.

Специфіка стратегічного менеджменту в державних органах виражається у

таких моментах:

стратегічний менеджмент забезпечує одночасно своєчасну реакцію державних

органів на динамізм зовнішнього середовища та пошук компромісу між його

елементами у процесі прийняття багатоцільових рішень;

запровадження і реалізація механізму стратегічного менеджменту в державних

органах наштовхуються на численні політичні обмеження, оскільки представни-

ки найрізноманітніших політичних лобістських організацій намагаються впли-

нути на діяльність державних органів;

розробка і реалізація стратегій державних органів здійснюється у межах, які ви-

значені державною політикою стратегій розвитку окремих сфер економіки, рефо-

рмування управлінських систем різних рівнів, розв'язання соціальних проблем та

досягнення визначених цілей;

параметри і критерії, що мають бути досягнуті у процесі реалізації стратегій дер-

жавних органів, закріплюються законодавчо-нормативними актами;

ресурсне забезпечення розробки і реалізації стратегій державних органів перева-

жно визначається обсягом бюджетного фінансування;

процес стратегічного менеджменту державних органів зорієнтований на підви-

щення якості продукції, управлінських, адміністративних, громадських послуг,

на задоволення вимог і запитів "клієнта".

Стратегічні цілі державного органу можна представити у вигляді "магічного

чотирикутника" управління (рис. 6.12). Між цими чотирма цілями є суперечність,

тому державні органи повинні здійснювати постійне їх погодження у процесі пошу-

ку компромісу.

99

Рис. 6.12 - "Магічний чотирикутник" управління державним органом

Для вироблення найбільш придатних до нових конкретних ситуацій рішень

використовують концепцію ситуаційного управління — залежний від випадків, об-

ставин, від ситуацій спосіб мислення про організаційні проблеми та їх вирішення.

Ситуаційний підхід передбачає, що універсальні теорії не можна застосовува-

ти до організацій, оскільки кожна організація унікальна. В основі вироблення й реа-

лізації механізмів ситуаційного управління лежить необхідність визначення симп-

томів, факторів (чинників) і причин виникнення різноманітних ситуацій.

Симптом — це первісний, зовнішній вияв настання проблемних ситуацій.

У процесі внутрішньоорганізаційного управління державним органом важли-

во вчасно помітити симптоми змін у його розвитку, з тим щоб оперативно відреагу-

вати і застосувати механізми ситуаційного управління. Симптоми виявляються, як

правило, у процесі аналізу умов і результатів діяльності державного органу. До них

можуть належати погіршення морально-психологічного клімату в колективі держав-

ного органу, розбалансованість функціонально-організаційної структури, невдово-

леність працівників умовами праці, невдоволеність споживачів якістю послуг, низь-

ка дієвість впливу на підпорядковані об'єкти управління.

Фактор (чинник) виникнення певної ситуації в державному органі розгляда-

ється як певний елемент або сукупність елементів внутрішнього та зовнішнього се-

редовища, що впливає на стабільність організаційного розвитку і зумовлює зміни

його цільової, функціональної, організаційної підсистем.

Причина виникнення ситуацій у функціонуванні державного органу — це пе-

вна подія, процес, явище, внаслідок якого виникають фактори та симптоми дестабі-

лізації стану. Це глибинні зміни у діяльності державного органу, які зумовлюють

порушення стабільності його розвитку.

Загальна технологічна схема процесу ситуаційного управління в державному

органі передбачає такі основні етапи:

100

аналіз та ідентифікація ситуації, що склалась у державному органі;

створення спеціальної робочої (консультативної, дорадчої) групи для виведення

державного органу з проблемної ситуації, наділення її певними повноваженнями

і ресурсами;

визначення заходів ситуаційного управління та перевірка доцільності їх прове-

дення;

розробка управлінських рішень з виведення організації з проблемної (кризової)

ситуації;

створення системи реалізації управлінських рішень;

реалізація управлінських рішень;

перевірка якості виконання управлінських рішень;

перевірка доцільності проведення подальших робіт з виведення державного ор-

гану з проблемної ситуації;

розробка заходів з прогнозування можливих майбутніх дестабілізуючих (кризо-

вих) ситуацій.

Ситуаційне управління частіше застосовується на нижчому або середньому

рівнях ієрархії, а стратегічне — на вищому.

Функціональний аналіз орієнтований на формування системи функцій, спро-

можної забезпечити належну реалізацію місії державного органу та їх закріплення за

елементами його організаційної структури.

Методом здійснення функціонального аналізу органів державної влади є їх

функціональне обстеження. Функціональне обстеження органів виконавчої влади —

постійний процес аналізу завдань і функцій органів виконавчої влади щодо їх відпо-

відності реальним потребам суспільства та вимогам актів законодавства, а також

щодо відповідності структури органів виконавчої влади покладеним на них завдан-

ням і функціям.

Для організації роботи, пов'язаної з проведенням функціонального обстежен-

ня, органи виконавчої влади утворюють робочі групи, склад яких затверджується

наказом керівника органу виконавчої влади. Очолює робочу групу заступник керів-

ника органу виконавчої влади, відповідальний за організацію роботи його апарату.

До робочої групи входять: керівники структурних підрозділів з питань органі-

заційної роботи, бюджету і фінансів, кадрової та юридичної служб, інших самостій-

них структурних підрозділів органу виконавчої влади; представники інших органів

виконавчої влади, а також незалежні експерти, у тому числі іноземні, науковці, фа-

хівці з державного управління та з питань, що належать до сфери управління органу

виконавчої влади.

Функціональне обстеження органів виконавчої влади здійснюється відповідно

до порядку проведення функціонального обстеження органів виконавчої влади, за-

твердженого наказом Головного управління державної служби України від 29 липня

2005 р. № 189.

Для того щоб зробити висновки про ефективність функціональної діяльності

органу виконавчої влади, робоча група аналізує кожну з функцій органу виконавчої

влади за такими критеріями:

 законність — відповідність виконання функції Конституції України та законам

України;

101

 відповідність політичним пріоритетам — спрямованість на досягнення цілей по-

літики Президента України та Кабінету Міністрів України;

 результативність — вплив на вирішення суспільних проблем, задоволення потреб

суспільства, захист прав, свобод та законних інтересів громадян, юридичних і фі-

зичних осіб;

 ефективність адекватність форм і методів реалізації функції, раціональність ви-

користання людських, матеріальних та фінансових ресурсів на її виконання.

 На основі результатів проведеного функціонального обстеження робоча група

робить висновки та готує пропозиції щодо підвищення ефективності діяльності

органу виконавчої влади, а саме:

 удосконалення нормативно-правових актів, що визначають організаційно-

правовий статус органу виконавчої влади;

 удосконалення цілей, завдань і функцій органу виконавчої влади та підвідомчих

йому органів;

 оптимізація структури органу виконавчої влади.

З функціональним обстеженням тісно пов'язаний контролінг — управлінська

концепція, що виходить за межі функцій і підтримує процеси прийняття рішень і

управління за допомогою цілеспрямованого забезпечення інформацією з метою до-

сягнення кінцевих цілей і результатів діяльності. Контролінг не можна ототожнюва-

ти з контролем. Він є способом мислення, орієнтований у майбутнє та пов'язаний з

процесами, а контроль спрямований у минуле, на виявлення помилок, відхилень,

прорахунків і проблем, "розподіляє" провину та орієнтується на поодинокі випадки.

Таким чином, контролінг можна розглядати як управлінську філософію, яка

базується на такій організації управління, за якої факт не констатується, а роз'ясню-

ється і проводяться консультації з метою досягнення поставлених цілей та запобі-

гання помилок.

Основне завдання контролінгу — дати в руки керівництву інформацію про те,

якими новими якісними методами можна досягти поставлених цілей. Контролінг

має своїм завданням координацію системи планування, контролю та інформаційного

забезпечення адміністративного менеджменту.

Завдання контролінгу в системі державної адміністрації такі: визначити ін-

формаційну потребу адміністративного керівництва; з'ясувати та вдосконалювати

інформаційні засади; координувати планування, контроль та інформаційне забезпе-

чення; надавати підтримку адміністрації при визначенні інформативних (змістов-

них) планових параметрів; коментувати порівняння планових і фактичних показни-

ків; визначати потребу щодо прийняття рішень; вказувати керівникам на альтерна-

тивні можливості рішення.

Контролінгова система може бути впроваджена в системі державної адмініст-

рації за умови того, що будуть виконані такі передумови: завдання та цілі мають

плануватися стратегічно; цілі щодо результатів визначаються як цілі щодо видатків,

часу та якості; продуктивність планується з орієнтацією на результат; для створення

результату задається певний бюджет; керівники безперервно забезпечуються інфор-

мацією стосовно ступеня досягнення цілей.

У зв'язку з тим, що контролінг означає управління через інформацію, необхід-

102

но розпочинати контролінг з побудови та розбудови інформаційної системи мене-

джменту органу державної влади.