Text 4. Data and information

The pieces of information that a computer processes - numbers, words, facts - are called data. Data is a general term that may refer to anything from sports statistics (numbers) to a list of the top records (words) for the last five years.

Data is actually the plural form of the word datum. Datum comes from Latin and originally meant "something given". However, you'll rarely hear anyone refer to "one datum". In fact, the word data has become so much more common that it's now treated as either singular or plural, as in: Medical data is/are kept in the patient's file". Data and Information

Data is a collection of unorganized facts that have not yet been processed into information. Data represent the "raw" facts from which conclusions can be drawn. These facts may describe people, places, things, ideas, processes, or events.

Information is knowledge acquired from the processing of data. Information often leads to action. One person's or one department's information may be another's data. Obtaining data from different sources, processing it to produce relevant information, and using this information to make decisions are common procedures in business as well as in daily life.

The Quality of Data and Information

Data can be thought of as having five basic characteristics that measure its quality. These five characteristics are accuracy, completeness, relevance, timeliness, and auditability.

Accuracy means freedom from errors. Hopefully, the data edit processes of an information system will detect and reject inaccurate data. It is possible, however, that inaccurate data may go undetected.

Completeness of data is needed to ensure that valid information is derived from the data. Each piece of data received may be completely accurate, but if only half of the data are received then any information derived from the data may be invalid.

Relevance means that the data must pertain to the decisions at hand to be useful. A common complaint of managers today is that they receive too much data instead of just the information they need to make decisions.

Timeliness of data is important for decisions that involve rapidly changing conditions. Operational decisions about what must be done today to keep the business running require timely data.

Auditability of data refers to the ability to verify the accuracy and completeness of the data. For example, in accounting systems that help people manage the assets of the company, auditability is an important characteristic.

Because information is derived from data, these same five characteristics apply to it. With market-intelligence information, some inaccuracy and incompleteness is acceptable, but timeliness is essential. For example, market intelligence may warn us that our competitors are about to make a major price cut. The exact details and timing of the price cut may not be as important as being warned far enough in advance to plan how to react. On the other hand, accuracy and completeness are critical for data used in accounting for the use of company assets such as cash, inventory, and fixed assets.

Сведения, которые компьютер обрабатывает - числа, слова, факты - называют данными. Данные - общий термин, который может относиться к чему-либо от спортивной статистики (числа) к списку главных отчетов (слова) в течение прошлых пяти лет.

Данные - фактически множественная форма данной величины слова. Данная величина прибывает из латыни и первоначально означала "что-то данное". Однако, Вы будете редко слышать, что любой обращается к "одной данной величине". Фактически, данные о слове настолько больше стали распространены, в котором их теперь рассматривают или как исключительные или как множественные, как: Медицинские данные сохранены в файле пациента". Данные и информация

Данные - коллекция неорганизованных фактов, которые еще не были обработаны в информацию. Данные представляют "сырые" факты, из которых могут быть сделаны выводы. Эти факты могут описать людей, места, вещи, идеи, процессы или события.

Информация - знание, приобретенное от обработки данных. Информация часто приводит к действию. Один человек или информация одного отдела может быть чьими-либо данными. Получая данные из различных источников, обрабатывая их, чтобы произвести релевантную информацию и используя эту информацию, чтобы принять решения - общие процедуры в бизнесе так же как в повседневной жизни.

Качество данных и информации

Данные могут считаться наличием пяти основных особенностей, которые измеряют его качество. Эти пять особенностей - точность, полнота, уместность, своевременность и auditability.

Точность означает свободу от ошибок. Хотелось бы надеяться, данные редактируют процессы информационной системы, обнаружит и отклонит неточные данные. Возможно, однако, что неточные данные могут пойти необнаруженные.

Полнота данных необходима, чтобы гарантировать, что действительная информация получена из данных. Каждая часть полученных данных может быть абсолютно точной, но если только половина данных получена тогда, любая информация, полученная из данных, может быть недействительной.

Уместность означает, что данные должны принадлежать решениям под рукой, чтобы быть полезными. Частая жалоба менеджеров сегодня - то, что они получают слишком много данных вместо просто информации, они должны принять решения.

Своевременность данных важна для решений, которые вовлекают быстро изменяющиеся условия. Эксплуатационные решения о том, что должно быть сделано сегодня, чтобы держать деловое управление, требуют своевременных данных.

Auditability данных обращается к способности проверить точность и полноту данных. Например, в системах учета, которые помогают людям управлять активами компании, auditability - важная особенность.

Поскольку информация получена из данных, эти те же самые пять особенностей относятся к нему. С разведывательной информацией рынка, некоторой погрешностью и неполнотой приемлемо, но своевременность важна. Например, разведка рынка может предупредить нас, что наши конкуренты собираются сделать главное снижение цен. Точные детали и выбор времени снижения цен могут не быть столь же важными как попросивший достаточно далеко заранее запланировать, как реагировать. С другой стороны, точность и полнота важны для данных, используемых в составлении использования активов компании, таких как наличные деньги, инвентарь и основные фонды.