Отчетность, представляемая в налоговую инспекцию Справка о доходах физического лица

По итогам года фирма должна отчитаться в налоговой инспекции по удержанному и уплаченному налогу с доходов физических лиц по каждому налогоплательщику. Для этого нужно сдать контролерам справки по форме N 2-НДФЛ. Форма этой справки утверждена приказом ФНС России от 17 ноября 2010 г. N ММВ-7-3/611@.

Справку составляют на каждого работника, а также на граждан, которым фирма выплачивала доход по гражданско-правовым договорам. В ней указывают все доходы, полученные физлицом, суммы вычетов, суммы исчисленного и удержанного налога за год.

Если полученный доход работника не облагают НДФЛ, его не нужно отражать в справке.

Обратите внимание: начиная с отчетности за 2011 год, компания должна составлять единую справку о доходах на каждого работника, а не отдельно по каждой налоговой ставке. Например, если фирма выплатила сотруднику в течение года доходы, облагаемы по трем ставкам: 9%, 13% и 35%, то представить в инспекцию она должна одну справку. При этом сначала должны быть заполнены разделы 3-5 для ставки 13%, далее последовательно разделы 3 и 5 для ставки 9 и 35%.

Форму N 2-НДФЛ заполняют на основании данных налоговой карточки по учету доходов и налога. Такую карточку фирма должна вести по каждому сотруднику.

С 1 января 2011 года изменены требования, которые установлены к форме, по которой необходимо вести учет доходов, полученных физическими лицами.

До 2011 года пункт 1 статьи 230 Налогового кодекса устанавливал обязанность вести такой учет по форме, которая установлена Минфином России.

Однако такая форма утверждена не была. Поэтому финансисты рекомендовали либо использовать самостоятельно разработанные формы, либо необходимые разделы в карточке N 1-НДФЛ (письмо Минфина РФ от 21 января 2010 г. N 03-04-08/4-6).

Теперь требования к содержанию регистров налогового учета установлены законодательно. Налоговый агент разрабатывает их самостоятельно.

Отчитаться по НДФЛ фирма должна не позднее 1 апреля года, следующего за отчетным.

Однако в некоторых случаях сделать это нужно не позднее одного месяца после окончания года, в котором получен доход.

Так поступить нужно, если невозможно удержать налог с доходов работника, например, когда доход им был получен в натуральной форме.

В этом случае компания должна письменно уведомить этого человека и налоговую инспекцию по месту своего учета о невозможности удержать налог и сумме этого налога. Эти правила введены с 1 января 2010 года (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Для подачи сведений о невозможности удержать налог необходимо использовать справку по форме 2-НДФЛ.

При направлении такой справки в налоговую инспекцию к ней нужно приложить заявление о невозможности удержать налог, составленное в произвольной форме.

Кроме того, справку вы должны выдать работнику в любой момент по его заявлению. Чаще всего это происходит в случае, если сотрудник увольняется в течение года.

Теперь рассмотрим нюансы заполнения справки. Например, если какой-то показатель, предусмотренный в справке, отсутствует, то эту строку не заполняют. В пустых полях прочерк ставить нельзя.

Все суммы, за исключением НДФЛ, отражают в рублях и копейках (через точку). Если копейки в тех или иных суммах отсутствуют, то в справке ставят два нуля. При этом величину налога на доходы, удержанную или подлежащую удержанию с работника, отражают в справке только в целых рублях.

Обратите внимание: в справке нужно указать коды:

- видов документов;

- полученных доходов;

- налоговых вычетов;

- регионов Российской Федерации.

Все эти коды приведены в приложении к приказу ФНС России от 17 ноября 2010 г. N ММВ-7-3/611@.

Если справка не умещается на одной странице, то необходимо заполнить их нужное количество. При этом на следующей странице вверху указывают ее номер. Поле "налоговый агент" нужно указать на каждой странице справки.

Формат и порядок представления справок утвержден приказом ФНС России от 16 сентября 2011 года N ММВ-7-3/576@.

1. Фирма может сдать справки на специальном бланке (заполнив его на пишущей машинке, либо от руки, или распечатав на принтере). Однако воспользоваться таким методом можно, если в вашей фирме работают менее 10 человек.

Раньше бланки справок можно было получить только в налоговой инспекции. Теперь же их либо покупают в магазине, либо распечатывают пустой бланк на принтере и заполняют его.

Обратите внимание: заполненные справки прошивать не нужно.

Кроме справок нужно составить два бланка специального реестра (списка всех справок). Форма реестра приведена в приложении 1 к приказу ФНС России от 16 сентября 2011 года N ММВ-7-3/576@.

Когда вы принесете справки в налоговую, инспектор просмотрит, правильно ли они заполнены.

Если все в порядке, то он составит два экземпляра протокола приема сведений о доходах физических лиц на бумаге. На обоих экземплярах нужно поставить подпись и печать фирмы.

На практике инспектору обычно достаточно, чтобы на протоколе просто расписались. На всякий случай лучше иметь при себе доверенность на право подписи документов от имени фирмы.

После проверки один экземпляр реестра и один экземпляр протокола инспектор отдаст вам.

2. Фирма может сдать справки на электронных носителях.

Сдавать справки можно на электронных носителях. Например, на дискетах, дисках, DVD, устройствах flash-памяти. Для этого вы сначала должны принести в налоговую инспекцию электронное устройство, на которое вам запишут специальную программу. Затем вы устанавливаете ее на своем компьютере.

Прямо в программе вы заполняете справки о доходах своих сотрудников. При необходимости вы можете распечатывать эти справки.

Кроме того, в программе содержится форма специального реестра (списка всех справок). Вам нужно распечатать два экземпляра этого реестра, а заполненные в программе справки записать на электронное устройство.

Обратите внимание: количество сведений в одном файле не должно превышать 3000 документов. Если у налогового агента сведения превышают указанный предел, ему необходимо сформировать несколько файлов.

Электронный накопитель с заполненными справками и два экземпляра реестра нужно сдать в налоговую инспекцию.

Налоговый инспектор в вашем присутствии должен проверить электронный накопитель. Если он работает нормально, инспектор составит два экземпляра протокола приема сведений о доходах физических лиц в электронном виде. На обоих экземплярах нужно поставить подпись и печать фирмы.

На практике инспектору обычно достаточно, чтобы на протоколе просто расписались. На всякий случай лучше иметь при себе доверенность на право подписи документов от имени фирмы.

После проверки один экземпляр реестра и один экземпляр протокола инспектор отдаст вам. Если отчетность представлена с нарушениями к требованию формата, налоговый инспектор возвратит электронный носитель вместе с протоколом, в котором будут отражены описание ошибок, для повторной подготовки.

3. Фирма может сдать справки с использованием средств телекоммуникаций в порядке, утвержденном приказом ФНС России от 16 сентября 2011 года N ММВ-7-3/576@.

Электронный формат справки 2-НДФЛ утвержден приказом ФНС России от 17 ноября 2010 г. N ММВ-7-3/611@.

Дублировать справки на бумажных носителях в этом случае не требуется.

Налоговый инспектор при приеме справок передает вам квитанцию о полученных сведениях, подписанную электронной цифровой подписью (далее ЭЦП) с вашей стороны и ЭЦП со стороны инспектора.

Сведения считаются представленными, если они прошли форматный контроль и зафиксированы в реестре налоговой инспекции. Принятой отчетность будет считаться, если фирма получит протокол входного контроля от налоговой инспекции, который подтверждает, что отчетность не содержит ошибок.

Как заполнить справки о доходах физлица за 2011 год, покажет пример.

Пример

Работник ЗАО "Актив" Иванов является одним из его учредителей.

Иванову был установлен оклад 15 000 руб. (код дохода 2000).

Общая сумма заработной платы, начисленной Иванову за год, составила 180 000 руб. Помимо заработной платы Иванов получил следующие доходы:

- в феврале - материальную помощь в связи с тяжелым финансовым положением в сумме 3000 руб. (в справке не указывают, так как меньше 4000 руб.);

- в апреле - материальную выгоду от приобретения у организации товаров по сниженным ценам в сумме 13 000 руб. (код дохода 2630);

- в мае, июне, июле - материальную выгоду по заемным средствам, полученным от организации, в сумме 800 руб. за каждый месяц (код дохода 2610). Общая сумма полученной материальной выгоды составила 2400 руб. (800 руб. х 3 мес.);

- в августе - ценный подарок стоимостью 3500 руб. (в справке не указывают, так как меньше 4000 руб.);

- в ноябре - материальную помощь в связи со смертью члена его семьи в сумме 7000 руб. (в справке не указывают);

- в декабре - дивиденды в сумме 25 000 руб., выплаченные за 9 месяцев прошедшего года (код дохода 1010).

Иванов не имеет права на стандартные налоговые вычеты в размере 3000 или 500 руб. Поэтому ему полагается стандартный налоговый вычет в размере 400 руб.

Иванов имеет 2 детей в возрасте 4 и 8 лет. Следовательно, ему должен быть предоставлен налоговый вычет в размере 1000 руб. на каждого ребенка.

Сумма налога на доходы, удержанная с Иванова, составила:

- с доходов, облагаемых по ставке 9%, - 2250 руб. (25 000 руб. х 9%);

- с доходов, облагаемых по ставке 13%, - 21 866 руб. (168 200 х 13%);

- с доходов, облагаемых по ставке 35%, - 840 руб. (2400 руб. х 35%).

Налог на доходы был перечислен в бюджет полностью.

Сначала заполним общую часть справки.

При заполнении справки в поле "признак" поставьте 1, если компания отчитывается об удержанном налоге, или 2 - в случаях, когда бухгалтер сообщает о невозможности удержать НДФЛ, согласно ст. 226 НК РФ.

В разделе 1 указывают данные (ИНН, КПП, наименование) о налоговом агенте. В нашем примере это ЗАО "Актив".

Раздел 2 должен содержать информацию о физическом лице - получателе доходов. Здесь указывают фамилию, имя, отчество, дату рождения, адрес места жительства и другие данные о работнике. Теперь заполним разделы 3-5 для ставки 13%, а потом разделы 3 и 5 для остальных ставок.

В разделе 3 бухгалтер "Актива" укажет сумму доходов, облагаемых налогом на доходы физических лиц по ставке 13%, по их видам (заработная плата, материальная помощь и т.д.).

При этом полученные Ивановым суммы доходов, облагаемых по ставке 13%, отражают по каждому месяцу текущего года.

В графе "Месяц" нужно указать месяц налогового периода, в котором был выплачен данный доход. Если доход был выплачен в январе - в графе указывают 1, если в феврале - 2 и т.д.

В графе "Код дохода" указывают код доходов, которые выбирают из справочника "Виды доходов" (приложение 3 к форме N 2-НДФЛ).

В графе "Сумма дохода" отражают всю сумму дохода без налоговых вычетов.

Напротив доходов, полученных в виде материальной помощи и подарка, указывают код вычета и сумму вычета.

В разделе 4 указывают суммы стандартных налоговых вычетов, на которые имеет право Иванов.

Так как доход Иванова превысил 40 000 руб. в марте, он имеет право пользоваться стандартным налоговым вычетом в размере 400 руб. в январе, феврале.

Доход Иванова не превысит 280 000 руб. Поэтому он может пользоваться вычетом на 2 детей (2000 руб./мес.) до декабря включительно.

Суммы стандартных налоговых вычетов, на которые Иванов имеет право, составят 800 и 24 000 руб. Эти суммы бухгалтер должен указать в пункте 4.1 справки.

Чтобы заполнить пункт 5.1, нужно сложить все показатели, приведенные в разделе 3.

Таким образом, общая сумма доходов Иванова, которую бухгалтер укажет в пункте 5.1, составит:

15 000 + 15 000 + 15 000 + 15 000 + 13 000 + 15 000 + 15 000 + 15 000 + 15 000 + 15 000 + 15 000 + 15 000 + 15 000 = 193 000 руб.

В пункте 5.2 нужно указать сумму дохода Иванова за минусом налоговых вычетов.

Налоговые вычеты указаны в столбце "Сумма вычета" в разделе 3 и 4. Следовательно, в пункт 5.2 бухгалтер запишет следующую сумму:

193 000 - 24 800 = 168 200 руб.

В пункте 5.3 указывают исчисленную сумму налога:

168 200 х 13% = 21 866 руб.

Эту же сумму (21 866 руб.) отражают в пункте 5.4 и 5.5, учитывая, что налог был удержан и полностью перечислен в бюджет.

Теперь заполним разделы 3 и 5 для доходов, облагаемых по ставке 9%.

В разделе 3 нужно указать доходы, облагаемые по ставке 9%. Ивановым получен доход в виде дивидендов в размере 25 000 руб. в декабре.

Эту же сумму (25 000 руб.) указывают в пунктах 5.1 и 5.2. Однако если фирма получила дивиденды от участия в других организациях и распределила их в пользу сотрудников, то их вычитают из общей суммы дохода, указанного в пункте 5.1. Результат вычитания надо записать в пункте 5.2.

Исчисленную сумму налога указывают в пункте 5.3:

25 000 руб. х 9% = 2250 руб.

Налог был полностью удержан и перечислен, поэтому в пунктах 5.4 и 5.5 отражают сумму 2250 руб.

И наконец, последние разделы 3 и 5 для налоговой ставки 35%.

В разделе 3 указывают доходы, облагаемые по ставке 35%. Эти доходы отражают по каждому месяцу текущего года, в котором они были получены Ивановым.

Сумму всех доходов, отраженных в разделе 3, указывают в пунктах 5.1 и 5.2:

800 + 800 + 800 = 2400 руб.

Исчисленную, удержанную и перечисленную сумму налога указывают в пунктах 5.3, 5.4 и 5.5:

2400 руб. х 35% = 840 руб.

Справка о доходах Иванова будет заполнена так:

Приложение N 1

к Приказу ФНС России

от 17.11.2010 N ММВ-7-3/611@

(в ред. Приказа ФНС РФ от 06.12.2011

N ММВ-7-3/909@)

Форма 2-НДФЛ

Код формы по КНД 1151078

Справка о доходах физического лица за 2011 год N 21 от 15 . 03 . 2012 признак 1

── ───── ─── ─── ───── ───────────────