6. Документування господарських операцій із обліку запасів.

Основними типовим документами з оприбуткування та видачі матеріалів є накладні та товарно-транспортні накладні, прибуткові ордери, акт про приймання матеріалів. Матеріали,що надходять на склад ретельно перевіряються, встановлюють відповідність їх якості, кількості.

Якщо не виявлено розходжень матеріали приймаються, але при цьому можливі два варіанти оформлення приходу:

1. Безпосередньо на документах постачальників на одному примірнику документа, який підписує матеріально-відповідальна особа, ставлять штамп прийому [ОПРИБУТКОВАНО].

2. У другому випадку оформлюють прибутковий ордер в одному примірнику.

У випадку, коли є розбіжності кількості та якості з даними супроводжуючих документів постачальника, а також для матеріалів, що надійшли без платіжних доручень складають акт про приймання матеріалів. Він складається комісією, яка призначається керівником підприємства, до якої входить завідуючий складом, представник відділу постачання та інші особи. У цій комісії є обов’язкова участь представника, а за його віддаленості представника іншої незацікавленої організації. Він складається у двох примірниках. Цей акт є підставою для оприбуткування бухгалтерією фактично прийнятих матеріалів. Прибутковий ордер при цьому не заповнюється.

При одержанні вантажів із залізничної станції експедитор повинен перевірити відповідність кількості місць, що надходять, а також знаків маркування на них з даними супровідних документів. Якщо вантаж прибув у справному вагоні без ознак злому, експедитор повинен домагатися вибіркової перевірки маси і стану прибулих матеріалів. Якщо приймаючи вантаж буде встановлено розходження з даними зазначених у транспортних документах, або виникнуть питання щодо цілісності вантажу (зірвана або пошкоджена пломба) складають комерційний акт. Цей акт є основою для подання претензії до залізниці або пароплавства про відшкодування збитків.

Матеріальні цінності, що надійшли від постачальника автомобільним транспортом оприбутковуються на склад на підставі товарно-транспортної накладної одержаної від вантажовідправника. У випадках, якщо матеріальні цінності (наприклад, листове залізо) надходять в одній одиниці виміру (за вагою), а витрачаються в іншій (за рахунком), то його оприбуткування, зберігання і відпуск необхідно відображати у всіх документах у двох одиницях виміру.

У разі надходження вантажу на склад без документів відділ постачання видає наказ про прийом вантажу без документів.

НАКАЗ

ПРО ПРИЙМАННЯ ВАНТАЖІВ БЕЗ ДОКУМЕНТІВ

Склад № 2

Прийняти матеріали на склад, що надійшли без документів від підприємства ВАТ “Зоря” 26.01.10.

№ п/п	Найменування	Кількість	Номер картки складського обліку
1	Двигун	5	128
2	Підшипник	100	302

Начальник відділу постачання _______ Гол. бухгалтер ________ Зав. складом ________

Матеріали прийняті прибутковий ордер № _____ і акт № _____.

Завідуючий складом здає накладні до бухгалтерії з прибутковими ордерами.

Для одержання матеріалів від постачальника, покупець повинен видавати експедитору довіреність типової форми, яка не потребує на сьогодні реєстрації у журналі реєстрації довіреностей. Необхідно налагодити суворий контроль за своєчасне оприбуткування матеріалів, та повернення невикористаних довіреностей.

При дрібних купівлях матеріалів готівкою підзвітна особа зобов’язана здати матеріали на склад, а комірник на рахунку постачальника повинен поставити відмітку про дату, номер прибуткового ордеру і підпис.

Також необхідно щоденно одержувати в банку рахунки-фактури, перевіряти їх відповідність надходженню матеріальних цінностей на склад підприємства і контролювати своєчасність їх оплати.

За умови тривалої відсутності і перебування в дорозі матеріальних цінностей потрібно вживати заходів по розшуку вантажу. Необхідно забезпечити своєчасність надходження матеріалів.

Коли виробничі запаси надходять до складу без рахунків фактур, то такі поставки називаються невідфактурованими. Бухгалтерія повинна за ці матеріали і вжити заходів до своєчасного одержання рахунків від постачальників.

Запаси можуть поступати зі сторони та із цеху. Це продукція власного виробництва і зайві одержані і не використані матеріали, а також матеріали одержані від ліквідації основних засобів МШП, браку у виробництві та відходи. Ці матеріали оприбутковуються на склад за допомогою накладної на внутрішнє переміщення.

Накладна складається матеріально відповідальною особою складу у двох примірниках, один з яких залишається комірнику і є підставою для оприбуткування цінностей. Другий, віддається матеріально-відповідальній особі цеху, що здає цінності і є підставою для списання.

Накладна на повернення із цеху на склад матеріалів не використані у виробництві виписується тільки в тому разі, якщо ці матеріали були відпущені не за лімітно-забірною карткою, оскільки в ній передбачено облік повернення матеріалів відпущених у виробництво.

Відпуск сировини і матеріалів у виробництво це відпуск безпосередньо для виготовлення продукції, а також на ремонт та загальногосподарські потреби. Матеріали у виробництво відпускаються відповідно до лімітів встановлених на підставі норм витрат запасів на одиницю виробу, а також плану випуску продукції за місяць.

Основними документами, що відображають відпуск матеріалів зі складу для внутрішньогосподарських потреб є лімітно–забірні картки і накладні–вимоги.

Накладні-вимоги – являють собою єдність розпорядчого і виправдного документа і використовується для одноразового відпуску матеріалів.

Лімітно-забірними документами оформлюється відпуск матеріалів зі складу, що повторюється. Цей документ об’єднує в собі розпорядчий документ, який містить ліміт (граничну кількість) відпуску, накопичувальний виправдний документ, що підтверджує багаторазовий відпуск матеріалів зі складу в рахунок ліміту.

Якщо запаси реалізовуються на сторону або передаються безоплатно, то використовують звичайну накладну. Будь-яка накладна виписується у двох примірниках.