Раздаточные материалы

Материалы и информация, которую вы берете на любую выставку, должны быть подобраны в соответствии с типом выставки и вашими целями. Если это зарубежная выставка, вам необходимо обеспечить перевод хотя бы части материалов.

Если вы едете на отраслевую выставку, не следует ожидать, что посетители захватят с собой ваши толстые пакеты глянцевых рекламных материалов. Под конец они будут раздражены, с уставшими от тяжести руками и, как правило, будут стремиться облегчить свою ношу, освободившись от части материалов. Нет также никакой гарантии, что после того, как посетители выставки притащат эти тяжелые сумки домой, все материалы в конце концов окажутся в их офисе. Но и после того, как пакеты с привезенными с выставки брошюрами окажутся в офисе, брошюры "имеют привычку" оставаться в стопке на чьем-либо столе безо всякого применения.

Гораздо лучше взять с собой всего лишь несколько пакетов исчерпывающих рекламных материалов и подготовить удобный информационный листок, составленный с учетом особенностей данной выставки и содержащий всю необходимую информацию, Попросив у посетителя контактную информацию, вы после окончания выставки обязательно должны как можно скорее отослать именно действительно нужную ему информацию.

Это даст вам возможность произвести впечатление на потенциальных клиентов эффективностью своей работы и в то же время позволит составить базу данных. Позаботьтесь, чтобы информация, которую вы готовите, самым тщательным образом учитывала потребности реципиентов. Например, посетителей отраслевой выставки, скорее всего, будут интересовать групповые тарифы и подробности мероприятий, планируемых на год вперед.

Использование выставок для пиар

Вам необходимо извлечь максимальную пользу от участия в выставке. Для этого важно осуществлять деятельность по промоушн в комплексе: выставка должна быть составной частью вашей пиар-кампании и наоборот.

Организаторы многих выставок распространяют рекламные вопросники, используемые в качестве основы для получения большей части сведений, которые еще до начала выставки рассылаются в средства массовой информации. Это обеспечивает освещение в прессе и побуждает журналистов посетить выставку. Если вы получили рекламную анкету, не кладите ее в свою папку, а безотлагательно заполните. Это ваша возможность получить бесплатную рекламу, так что не упустите ее.

В такого рода анкетах вас часто просят дать описание вашей деятельности объемом в 50-100 слов. Когда считаешь каждое слово, уходит много времени на то, чтобы составить и довести до совершенства такое краткое описание. Полезно иметь парочку заготовок, которые, как вы убедитесь, можно будет использовать для многих подобных анкет.

Составьте собственный перечень средств массовой информации, с которыми необходимо наладить контакт, и позаботьтесь о том, чтобы связаться с ними еще до начала выставки. Если вы обращаетесь в ежемесячные отраслевые журналы, помните, что во многих случаях они должны получить информацию по вопросам освещения предстоящей выставки не менее, чем за три-четыре месяца. Не забудьте включить в свой перечень местные издания, в особенности если вы запускаете новый продукт. Они склонны печатать новости о местных компаниях и организациях.

Известно, что выставки порождают массу неестественных фотографий в рекламных целях, - и, на удивление, многие из них все-таки публикуют. Продумайте возможности фотографирования для вашей организации.

Почти наверняка на выставке будет работать пресс-бюро, в которое вы можете доставить свои пакеты информации для прессы. Если вы планируете какого-либо рода специальное мероприятие, фотографирование или запуск нового продукта, то непременно заблаговременно сообщите об этом представителям выставки, занимающимся вопросами паблисити, чтобы они могли оповестить об этом других людей.

Позаботьтесь, чтобы запасы ваших пакетов для прессы были доставлены в пресс-бюро непосредственно перед мероприятием. Помните, что журналисты не станут брать все пакеты. Используйте для своих пакетов визуально привлекательную папку или прозрачный пластиковый пакет, на котором обязательно должно быть четко видно ваше имя или название вашей организации.

Внутри пакета для прессы должны быть краткие пресс-релизы, составленные специально для данной выставки, подходящие фотографии и брошюра, если вы запускаете новую. Постарайтесь свести к минимуму содержимое пакета для прессы, чтобы журналисты смогли его унести!