- •Содержание
- •Тема 8. Документирование работы с кадрами 100
- •Тема 9. Систематизация и хранение документов 119
- •Тема 10. Информационные технологии документационного обеспечения управления 128
- •Введение
- •Тема 1. История развития государственной системы делопроизводства
- •1.1. Практика организации делопроизводства и способы фиксирования и передачи информации в государствах Древнего мира
- •1.2. Становление государственной системы делопроизводства в России
- •Тема 2. Нормативно-правовая и методическая база (доу)
- •2.1. Структура законодательной и нормативной базы делопроизводства
- •2.2. Унификация и стандартизация в делопроизводстве
- •Тема 3. Основные понятия и определения (доу)
- •3.1. Управление и информация
- •3.2. Документ и его функции
- •3.3. Классификация деловой документации
- •Тема 4. Управленческая документация: состав и виды документов. Общие требования к их оформлению
- •4.1. Организационно-распорядительные документы и их виды
- •4.2. Размеры бумаги, полей и нумерация документов применяемые в делопроизводстве
- •4.3. Гост р 6.30-2003. Область применения стандарта
- •4.4. Размещение начал печатания реквизитов по горизонтали и их взаимное расположение
- •Тема 5. Требования к оформлению реквизитов (орд)
- •5.1. Краткая характеристика реквизитов
- •Бухгалтерия
- •A.С.Николаеву
- •B.И.Петрову
- •Прошу подготовить проект
- •Тема 6. Составление и оформление отдельных видов организационно-распорядительных документов
- •6.1. Оформление организационных документов
- •6.2. Оформление распорядительных документов
- •6.3. Оформление информационно-справочной документации
- •Тема 7. Технология работы с документами
- •7.1. Организационная структура службы делопроизводства
- •7.2. Организация документооборота
- •7.3. Прохождение входящих, исходящих и внутренних документов
- •7.4. Работа с письмами и обращениями граждан
- •7.5. Работа с конфиденциальными документами
- •7.6. Формы и порядок регистрации и индексации документов
- •7.7. Организация справочно-информационной работы
- •7.8. Контроль за исполнением документов
- •Тема 8. Документирование работы с кадрами
- •8.1. Нормативные основы документирования работы с кадрами
- •8.2.Оформление отдельных видов документов по личному составу
- •8.3. Перевод работника на другую работу
- •8.4. Меры взыскания и поощрения
- •8.5. Оформление отпуска
- •8.6. Состав документации, оформляемой при увольнении работника
- •Тема 9. Систематизация и хранение документов
- •9.1. Составление номенклатуры дел
- •9.2. Формирование и текущее хранение дел
- •9.3. Оперативное хранение документов
- •9.3. Экспертиза ценности документов и подготовка дел к сдаче в архив
- •Тема 10. Информационные технологии документационного обеспечения управления
- •10.1. Классификация технических средств
- •10.2. Средства для составления документов
- •10.3. Персональный компьютер — основной инструмент совершенствования делопроизводства
- •10.4. Системный подход к управлению электронными документами
- •Литература
- •Приложение
10.3. Персональный компьютер — основной инструмент совершенствования делопроизводства
В настоящее время компьютерные фирмы в России занимаются сборкой из зарубежных компонентов в основном IBM-совместимых ПК.
Широко известны персональные компьютеры, выпускаемые американскими фирмами: Apple (Macintosh), Hewlett Packard (HP), Dell и др.
Все же наибольшей популярностью в настоящее время пользуются персональные компьютеры фирмы Dell и их аналоги других фирм; существенно им уступают по популярности ПК фирм Apple.
К основным возможностям компьютерных технологий в делопроизводстве можно отнести:
— помощь в создании документа (конструирование бланков для организации; подготовка документа и размещение его в памяти; использование шаблонов в создании документов; поиск, хранение и редактирование текста документов);
— передача документа на расстояние любому адресату, у которого есть факсимильная связь или- ПК и модем (документ передается в электронном виде с компьютера на компьютер, в компьютерной локальной сети, а также с помощью электронной почты и сети Интернет);
— регистрация документа (заполняется регистрационная карточка на экране ПК, а регистрационный номер наносят на сам документ в штамп для отметки о получении документа);
— контроль за исполнением документа (в электронной карточке делается отметка о контроле, и это автоматически позволяет информировать руководство организации об уровне исполнительской дисциплины работающих сотрудников, а также составлять разного рода справки-отчеты по документообороту);
— перевод текста документа с одного языка на другой (осуществляется в автоматическом режиме при наличии соответствующего пакета программ и некотором дополнительном редактировании текста);
— защита документов (от случайного доступа к информации в ПК; восстановление текста; антивирусная защита).
В настоящее время наиболее популярен пакет офисных программ Microsoft Office, в состав которого входит:
текстовый редактор (Word);
электронные таблицы (Excel);
менеджер персональной информации (Outlook);
и т.д.
В состав Microsoft Office так же включены шаблоны наиболее часто используемых документов, таких как: резюме, служебные письма, факсы, отчеты и т.д.
Последние версии зарубежных офисных комплексов содержат средства коллективной работы, более тесной интеграции компонентов, а также средства взаимодействия с Internet.
Таким образом, применение компьютерной техники позволяет практически автоматизировать основные функции делопроизводства. В настоящее время число персональных компьютеров, применяемых в делопроизводстве, перевалило за десяток миллионов. Умение работать на компьютере стало обязательным требованием к секретарю, экономисту, менеджеру.
10.4. Системный подход к управлению электронными документами
Системный подход к управлению электронными документами предусматривает набор устройств и программ, позволяющий эффективно организовать процедуры создания, хранения, манипулирования и пересылки электронных документов.
Безусловно, даже создание простых документов эффективнее осуществлять на компьютере с использованием широкого арсенала программных средств, чем традиционно на пишущей машинке. Тем более это оправдает себя при создании сложных документов, предназначенных для последующего тиражирования. Составление таких сложных, иногда и высокохудожественных, документов требует исполнения следующих процедур: набора текста, редактирования, корректуры, подготовки иллюстраций, макетирования и верстки страниц, печати.
Все процедуры создания документа можно эффективно выполнить на ПЭВМ, оснащенной сканером и набором проблемно-ориентированных приложений (ПОП), и в первую очередь программ текстового редактирования или настольной издательской системы. Сканер может использоваться для ввода в документ отдельно подготовленных фрагментов: рисунков, фотографий, схем, печатей, подписей и др.
В системах управления электронными документами используются текстовые редакторы, художественные редакторы (Adobe Photoshop, Adobe Illustrator и т. п.), издательские системы (например, Adobe PageMaker), ОРК-программы (Finereader), и т. д. Имеется набор пакетов для работы с художественными изданиями фирмы Adobe Publishing Collection.
Система хранения электронных документов должна обеспечить эффективное хранение и актуализацию документов во внешней памяти компьютеров, а также их эффективный поиск и конфиденциальный доступ к ним.
Хранилища информации, в том числе и электронных документов, во внешней памяти называются базами данных. Организация и программное обеспечение создания и обслуживания баз данных — прерогатива программных продуктов, объединенных под названием «системы управления базами данных». Наиболее известными программными средствами этой группы сейчас являются СBase, MS SQL Server, Oracle, DB2, Access и др.
Манипулирование электронными документами осуществляет специфическая подсистема, ориентированная на управленческую деятельность. Основными функциями этой подсистемы являются:
— организация работы с электронными документами;
— контроль исполнения документов;
— распечатка и тиражирование документов;
— электронное распространение документов.
Названные функции обеспечивают такие программные продукты, как Дело 2000, БОСС-референт, Галактика (модуль «Управление документооборотом»), Docs Open, Lan Docs, World View и др.
Особо следует выделить универсальные интегрированные программные системы, частично или полностью реализующие перечисленные выше процедуры (Water Mark Professional, Works). Среди них, например, интегрированный пакет фирмы Microsoft (MS) Works объединяет в себе текстовый редактор, электронную таблицу и систему управления базами данных (СУБД). Широко известна среди интегрированных систем система Microsoft Office for Windows, включающая в себя текстовый редактор MS Word, табличный процессор Ms Excel, СУБД MS Access (в профессиональной версии Microsoft Office), электронную почту MS Outlook, программу электронного секретаря Schedule, программы обслуживания факс-модемов MS Fax, техники для презентаций MS Power Point и др.
Упомянутая выше отечественная система Дело 2000 является специализированной системой. Система Дело 2000 обеспечивает удобную организацию работы с документами и полный контроль за их перемещением и исполнением в любой организации, имеющей локальную вычислительную сеть. Она эффективно может использоваться совместно с универсальными средствами подготовки, хранения и обработки документов — текстовым редактором MS Wоrd, табличным процессором MS Excel, электронной почтой Outlook и другими средствами. Система поддерживает работу с текстовыми, графическими документами, факсами, телефонограммами, изображениями и т. п.
Получила распространение мощная корпоративная система управления документами — Docs Open. Система манипулирует не только электронными документами, но может эффективно сопровождать и обычные бумажные документы. Docs Open базируется на совокупности автоматизированных рабочих мест (АРМ): руководителя, администратора, пользователя, делопроизводителя, архивариуса, оператора и др.
Среди других отметим интегрированную систему Team Office — это полная офисная открытая информационная система, обеспечивающая пользователям доступ к электронным документам, оперативную связь между собой и удобную рабочую среду, интегрированные пакеты Croup Wise, Soft Solutim, Paper Wise.
Литература:
Алферов А.В., Матлин Е.М. Средства тиражирования документов. – М., Радио и связь, 1990.
Булатов М.А. Выбираем персональный компьютер, принтер, модем… - М., Финансы и статистика, 1993.
Денисов В. Word для Windows 6.0 в примерах. – СПб., ВНV-Санкт-Петербург, 1995.
Информационные системы в экономике: Учебник /Под ред. Проф. В.В.Дика. – М., Финансы и статистика , 1996.
Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере – М.: ЗАО «Бизнес-школа» «Интел – Синтез», 2000.
Петраков А.В. Введение в электронную почту. М., Финансы и статистика, 1993.
Попов Э.В., Фоминых И.Б. и др. Статистические и динамические экспертные системы. – М., Финансы и статистика, 1996.
Турьянский А.Г. Искусство и технология международной связи. – М., «Дело-Лтд», 1995.
Контрольные вопросы
1. Какие виды технических средств находят применение в делопроизводстве?
2. Какие технические средства в настоящее время используются для составления документов?
3. Назовите известные вам персональные компьютеры, перечислите основные возможности компьютерных технологий в делопроизводстве.
4. Какие системы управления (манипулирования) электронными документами вы знаете?
Назовите современные виды связи.
Назовите современные оперативные способы передачи нформации.
Как отразились возможности использования персональных компьютеров при составлении документов в дополнении к ГОСТу Р 6.30-97, введенные в действие с 01.04.2000 Постановлением Госстандарта России от 21.01.2000 № 9-СТ.