6.2. Оформление распорядительных документов

Распорядительные документы играют важную роль в управ­лении предприятиями, организациями.

К распорядительным документам относятся: постановления, указания, приказы, решения, распоряжения. Эти документы носят властный административный характер и обращены к ни­жестоящим подчиненным должностным лицам, трудовым кол­лективам и организациям.

Постановление является правовым актом, принимаемым выс­шими и некоторыми центральными органами коллегиального управления (комитетами, комиссиями) в целях разрешения важ­ных и принципиальных задач, стоящих перед данными органа­ми [см. приложение 6; рис.1].

Юридическими основаниями для издания постановлений являются законы Российской Федерации, постановления Сове­та Федерации, Государственной Думы Российской Федерации и Правительства Российской Федерации. Постановления дол­жны иметь следующие реквизиты: 01 или 02, 08, 10, 11, 12, 14, 18, 20, 22.

Текст постановления, как правило, имеет вступительную часть, в которой, если требуется, разъясняются цели и мотивы его издания, и распорядительную часть. Вступительная часть может содержать ссылки на законы, ранее изданные постанов­ления и другие ведомственные нормативные акты. Вступитель­ная часть заканчивается ключевым словом «ПОСТАНОВЛЯ­ЕТ».

Постановляющая часть документа излагается в виде пунктов, нумеруемых арабскими цифрами. Пункты постановления со­держат конкретные поручения и включают: наименование орга­на или организации, которой дается поручение; содержание самого поручения и срок его выполнения.

Указание — распорядительный документ, издаваемый органа­ми государственного управления, министерствами, ведомства­ми, по вопросам, связанным с организацией исполнения при­казов, инструкций и других документов. Право издания указаний внутри организаций предоставляется руководителям и их заместителям. Может издаваться при оформлении коман­дирования, наложении взыскания и т. д. В этом случае указание может быть оформлено на ПК упрощенно на чистом листе бу­маги формата А4 с расположением постоянных реквизитов фла­говым методом в угловом варианте исполнения [см. приложение 6; рис.2].

Приказ — это важнейший правовой распорядительный доку­мент, издаваемый руководителем организации в целях решения возникающих в процессе деятельности стратегических и такти­ческих задач. Приказы по организации работы трудового кол­лектива, финансированию, отчетности, снабжению и другим производственным вопросам относятся к приказам по основной деятельности [см. приложение 6; рис.3].

Кроме приказов по основной деятельности существуют при­казы по личному составу. Они регулируют прием, увольнение ра­ботников, продвижение по службе, присвоение разрядов и т. п.

Приказы по основной деятельности оформляют на общих бланках. В состав реквизитов приказа входят:

01 или 02, или 03, 08, 10, 11, 12, 14, 18, 20, 22, 24, 27, 28, 30.

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: конста­тирующей и распорядительной.

В констатирующей части излагаются основания, причины, побудившие руководителя организации издать данный приказ, указываются цели и задачи приказа,

Распорядительная часть начинается со слова ПРИКАЗЫ­ВАЮ (без кавычек), печатаемого с новой строки от левого поля бланка прописными буквами. После слова ПРИКАЗЫВАЮ ста­вится двоеточие.

Поскольку приказ зачастую предусматривает несколько раз­нохарактерных действий, то его распорядительная часть делит­ся на пункты, а иногда и на подпункты.

Каждый пункт начинается с указания в дательном падеже ответственного должностного лица или структурного подраз­деления, затем в сжатой, четкой формулировке излагаются предписываемые действия и указываются сроки исполнения мероприятий. Последним пунктом приказа назначается долж­ностное Лицо или структурное подразделение, которому вменя­ется контроль за исполнением приказа. В процессе разработки приказа составляется список рассыл­ки, в котором указываются подразделения и должностные лица, которых касается приказ.

В ряде случаев ответственному исполнителю для выполнения работы не требуется полный текст приказа. В этом случае дела­ется выписка из него. По составу реквизитов и оформлению, выписка практически не отличается от самого приказа. В вы­писке лишь уточняется название документа: вместо слова ПРИ­КАЗ печатаются слова ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА. Вместо полного текста печатается та часть приказа (пункт, пункты), кото­рая касается непосредственно конкретного исполнителя.

Выписка из приказа может быть оформлена (на ПК) на чистом листе бумаги формата А5 в угловом варианте расположения постоянных реквизитов флаговым спо­собом. Часть реквизитов при этом опускается.

Выписка заверяется секретарем и выдается ответственному исполнителю под расписку.

Решение — распорядительный документ коллегиального органа управления. Решения могут издаваться министерствами, ведомствами, учеными советами, общественными организаци­ями и т. д. [см. приложение 6; рис.4].

Текст решения состоит из констатирующей и распорядитель­ной частей. В констатирующей части указываются причины издания решения, в распорядительной — наименование органа, принимающего решение.

При необходимости решение визируется руководителем под­разделения, вносящим проект решения, юрисконсультом, долж­ностными лицами, ответственными за его исполнение. Решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа.

Распоряжение — правовой акт, издаваемый единолично ру­ководителем организации и его заместителями. Как правило, распоряжение представляет собой способ доведения до испол­нителей оперативных вопросов, имеет ограниченный срок дей­ствия и касается узкого круга должностных лиц [см. приложение 6; рис.5].

Состав реквизитов распоряжения аналогичен составу тако­вых в приказе, однако зачастую не содержит констатирующей части. В таких случаях текст распоряжения начинается непо­средственно с пунктов, излагающих распорядительные действия с указанием исполнителей и сроков исполнения.

В том случае, если приводится объяснение причин издания распоряжения, текст распорядительной части документа начи­нается со слова «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ».