Д

АОЗТ «Болшевский текстиль»

Бухгалтерия

Старшему экономисту

A.С.Николаеву

олжность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Президенту АОЗТ «Ломоносовский фарфоровый завод»

B.И.Петрову

или

Если документ отправляют в несколько однородных организа­ций или в несколько структурных подразделений одной организа­ции, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрации районов Московской области

В состав реквизита «Адресат» при необходимости может вхо­дить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Сло­во «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большом количестве адресатов составляют спи­сок рассылки документа.

Е

Всероссийский научно-исследова­тельский институт документоведения и архивного дела

Милютинский пер., д. 7а Москва, Центр, 101000

сли письмо адресуется организации, указывают ее наименова­ние, затем почтовый адрес, например:

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адре­сат» по отношению к самой длинной строке. Например:

Председателю садового товарищества

«Можайские дали»

В.А.Бунееву

П

Калинину И. П.

ул. Садовая, д. 5, кв. 12, г. Липки, Киреевский р-н, Тульская обл., 301264

ри адресовании документа физическому лицу указывают фа­милию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Приведенный пример соответствует правилам, утвержден­ным постановлением Правительства Российской Федерации от 26 сентября 1997 г. № 1239, которым установлено, что адрес от­правителя письма пишется в следующей последовательности:

— наименование адресата (фамилия, имя, отчество для фи­зических лиц);

— название улицы, номер дома, номер квартиры;

— название населенного пункта (города, поселка и т. п.);

— название области, края, автономного округа (области), республики;

— страна (для международных почтовых отправлений);

— почтовый индекс.

В таком же порядке производится написание адреса отпра­вителя. При адресовании внутренних документов указывается толь­ко название структурного подразделения или должность, ини­циалы и фамилия его руководителя.

16 — Гриф утверждения документа

Гриф утверждения документа — реквизит, указывающий на нормативный или правовой характер содержания документа. К числу утверждаемых документов, например, относятся уставы, положения, регламенты, штатные расписания, должностные инструкции, правила, некоторые виды актов, протоколов и т. д.

Перечень документов организации, подлежащих утвержде­нию, приводится в Табеле унифицированных форм документов или в Положении о службе документационного обеспечения управления организации (канцелярии, общем отделе и т. п.).

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

Документ утверждается должностным лицом (должностны­ми лицами) или специально издаваемым документом. При утвер­ждении документа должностным лицом гриф утверждения доку­мента должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор АОЗТ «Болшевский текстиль»

Личная подпись И.В.Сергеев

12.09.2005

Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» цен­трировать элементы относительно самой длинной строки, напри­мер:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ЗАО «Болшевский текстиль»

Личная подпись И.В.Сергеев

12.09.2005

При утверждении документа несколькими должностными ли­цами их подписи располагают на одном уровне.

П

УТВЕРЖДЕН

Решением общего собрания акционеров от 15.08.2005 № 14

ри утверждении документа постановлением, решением, при­казом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕР­ЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном паде­же, его даты, номера, например:

и

УТВЕРЖДЕНО

Приказом Председателя Правления банка

от 01.02.2005 №82

ли

Утверждение документа изданием другого (распорядительно­го) документа производится в том случае, если требуются допол­нительные разъяснения или проведение каких-либо меропри­ятий по внедрению утверждаемого документа.

17 — Резолюция

Резолюция содержит указание относительно решения (под­готовки решения) вопроса, изложенного в документе.