- •Содержание
- •Тема 8. Документирование работы с кадрами 100
- •Тема 9. Систематизация и хранение документов 119
- •Тема 10. Информационные технологии документационного обеспечения управления 128
- •Введение
- •Тема 1. История развития государственной системы делопроизводства
- •1.1. Практика организации делопроизводства и способы фиксирования и передачи информации в государствах Древнего мира
- •1.2. Становление государственной системы делопроизводства в России
- •Тема 2. Нормативно-правовая и методическая база (доу)
- •2.1. Структура законодательной и нормативной базы делопроизводства
- •2.2. Унификация и стандартизация в делопроизводстве
- •Тема 3. Основные понятия и определения (доу)
- •3.1. Управление и информация
- •3.2. Документ и его функции
- •3.3. Классификация деловой документации
- •Тема 4. Управленческая документация: состав и виды документов. Общие требования к их оформлению
- •4.1. Организационно-распорядительные документы и их виды
- •4.2. Размеры бумаги, полей и нумерация документов применяемые в делопроизводстве
- •4.3. Гост р 6.30-2003. Область применения стандарта
- •4.4. Размещение начал печатания реквизитов по горизонтали и их взаимное расположение
- •Тема 5. Требования к оформлению реквизитов (орд)
- •5.1. Краткая характеристика реквизитов
- •Бухгалтерия
- •A.С.Николаеву
- •B.И.Петрову
- •Прошу подготовить проект
- •Тема 6. Составление и оформление отдельных видов организационно-распорядительных документов
- •6.1. Оформление организационных документов
- •6.2. Оформление распорядительных документов
- •6.3. Оформление информационно-справочной документации
- •Тема 7. Технология работы с документами
- •7.1. Организационная структура службы делопроизводства
- •7.2. Организация документооборота
- •7.3. Прохождение входящих, исходящих и внутренних документов
- •7.4. Работа с письмами и обращениями граждан
- •7.5. Работа с конфиденциальными документами
- •7.6. Формы и порядок регистрации и индексации документов
- •7.7. Организация справочно-информационной работы
- •7.8. Контроль за исполнением документов
- •Тема 8. Документирование работы с кадрами
- •8.1. Нормативные основы документирования работы с кадрами
- •8.2.Оформление отдельных видов документов по личному составу
- •8.3. Перевод работника на другую работу
- •8.4. Меры взыскания и поощрения
- •8.5. Оформление отпуска
- •8.6. Состав документации, оформляемой при увольнении работника
- •Тема 9. Систематизация и хранение документов
- •9.1. Составление номенклатуры дел
- •9.2. Формирование и текущее хранение дел
- •9.3. Оперативное хранение документов
- •9.3. Экспертиза ценности документов и подготовка дел к сдаче в архив
- •Тема 10. Информационные технологии документационного обеспечения управления
- •10.1. Классификация технических средств
- •10.2. Средства для составления документов
- •10.3. Персональный компьютер — основной инструмент совершенствования делопроизводства
- •10.4. Системный подход к управлению электронными документами
- •Литература
- •Приложение
Тема 10. Информационные технологии документационного обеспечения управления
10.1. Классификация технических средств
Технические средства, используемые в управлении и делопроизводстве, называют оргтехникой.
В делопроизводстве в настоящее время отмечается большое разнообразие отечественной и импортной оргтехники. В соответствии с назначением все технические средства можно разбить на следующие группы:
— средства для составления документов;
— копировальная и множительная оргтехника;
— средства хранения, поиска и транспортирования документов;
— техника управленческой связи.
Технические характеристики средств механизации и автоматизации можно найти в проспектах, каталогах и других систематизированных изданиях.
10.2. Средства для составления документов
Технические средства, используемые для составления документов, классифицируются по способу создания документов.
Черновые варианты документов зачастую составляют рукописным способом. На практике обращается целый ряд документов, которые оформляют только рукописным способом, — автобиографии, заявления, расписки, некоторые финансовые документы. Только рукописным способом заполняются трафаретные части документов: анкета, личный листок по учету кадров, табели учета рабочего времени и т. п.
На сегодня еще достаточно распространенным способом составления документов является машинописный. В отечественной практике используются два поколения портативных, компактных и канцелярских пишущих машин:
— стандартные механические и электромеханические;
— стандартные электронные со строковым дисплеем и без него.
В мировой практике используются также стандартные электронные пишущие машины с речевым вводом информации на печать.
Электронные пишущие машины представляют собой новое поколение пишущей техники и, кроме печати, осуществляют различные функции редактирования текстов: автоматическое исправление ошибочно набранного текста; автоматическое написание чисел в соответствии с десятичной разрядностью; печать текста с одновременным запоминанием его и другие операции.
В отечественной практике встречаются электронные машины Роботрон S6001 и Роботрон СМ 6908.04.
Пишущие автоматы (организационные автоматы) — это агрегированный комплекс электромеханических и электронных устройств, предназначенных для автоматизации процесса составления, редактирования и изготовления текстовых и табличных документов.
Широко известны такие оргавтоматы, как Оргтекст Д, Оптима 528, Роботрон 6908, Флексорайтер 2201 и Флексорайтер 2301.
К средствам составления и оформления документов относится диктофонная техника — от диктофона (по существу представляющего собой миниатюрный магнитофон) до диктофонно-компьютерных систем (например, система «Аллегро STC-L132» и др.), позволяющих использовать речевой ввод информации на печать.
Однако традиционная техника составления и оформления документов в настоящее время уходит в прошлое. Персональный компьютер (ПК) стал основным и на сегодня незаменимым средством не только составления документов, но и организации рациональной и оперативной работы с ними. Другими словами, компьютерные технологии радикально изменяют сам характер труда в делопроизводстве и управлении.