Введение

Цель предлагаемого учебного пособия дать студентам — бу­дущим специалистам, достаточный уровень знаний в области делопроизводства. Опыт показывает, что умение грамотно, пра­вильно в соответствии с действующими нормами и правилами оформить необходимый документ, наряду с глубокими специ­альными знаниями и владением основами делового общения, является важной составляющей профессиональной подготовки, компетенции специалиста и руководителя. В конечном счете, успешная деятельность любого предприятия невозможна без определенной культуры работы персонала с документами, без четкой организации делопроизводства.

Легко заметить, что подготовка любого документа, например служебного письма, заключается, главным образом, в знании правил оформления его реквизитов, т. е. информационных эле­ментов, из которых оно составляется (адрес, текст, подпись, визы утверждения и согласования и др.). Отсюда то большое внимание, которое уделено в данном пособии оформлению реквизитов в соответствии с тре­бованиями Государственного стандарта ГОСТ Р 6.30-2003.

Обращаясь к студентам, которым предстоит изучать основы делопроизводства, и тем, кто уже работает и по роду своей дея­тельности сталкивается с оформлением управленческой доку­ментации, но чувствует недостаточность подготовки в этой об­ласти, хочу пожелать успехов в освоении полезных для каждого специалиста знаний.

Тема 1. История развития государственной системы делопроизводства

1.1. Практика организации делопроизводства и способы фиксирования и передачи информации в государствах Древнего мира

В настоящее время человечество вступило в информационную эпоху, где основным фактором произ­водства является информация. Основ­ным материальным носителем информа­ции выступает документ, который возник в 6—4 тысячелетии до н.э.

На протяже­нии всего времени объемы информации, необходимые для решения социально-экономических, технических и научных задач, постоянно росли. Это вело, с од­ной стороны, к качественным изменени­ям, которые претерпели сами материаль­ные носители информации, а, с другой стороны, к изменению знаковой систе­мы, несущей информацию.

Постепенное объединение разроз­ненных человеческих групп в племенные общины, возникновение между ними производственных, торговых и военных связей вело к увеличению информаци­онного потока, который необходимо было фиксировать, хранить, передавать во времени и пространстве. Решение этой проблемы было найдено с изобре­тением письменности.

Первая пиктографическая письмен­ность (письмо в картинках) возникла в Египте и Междуречье в VIII-VI вв. до н.э. Однако информативность пиктографи­ческого текста была низкой, так как текст не читался, а толковался. Сама пиктог­рамма могла быть "прочтена" как слово, синоним этого слова, словосочетание, предложение с различными вариациями смысла или вообще как несколько пред­ложений. Таким образом, использовать ее для фиксирования повседневной, де­ловой информации было крайне неудоб­но. Вместе с тем возникающие государ­ства нуждались в документировании все большего объема информации. Кроме этого, раз­витие правовых отношений способство­вало возникновению писанного права - законов, а преемственность власти - фиксации исторических событий. "При­чина перехода от пиктографического к идеографическому письму лежит в хо­зяйственном назначении письма", - пи­сал известный советский исследователь И.М. Дьяконов. В конце 4-го - начале 2-го тысячелетия до н.э. происходит пере­ход от случайных пиктографических за­писей к системе логографического (иде­ографического) письма, состоявшего уже не из рисунков, а из схематического изображения предметов - иероглифов-.

Иероглифическое письмо состояло из знаков рисунков живых существ, час­тей тела, растений, природных явлений и предметов, а для изображения абстрак­тных явлений использовались символы. Идеографический знак, прикрепленный к определенному слову, называется ло­гограммой, а письмо словесно-слоговым. До сих пор его используют в стра­нах Дальнего Востока.

В своем классическом виде письмо в Египте и Междуречье заключало в себе примерно 600 употребительных и огром­ное количество более редких знаков. С появлением логографического письма появляются и первые документы. Мате­риалом, из которого они изготовлялись, был камень, папирус и глина. На Даль­нем Востоке использовали кости и чере­пашьи панцири. Выбор материала зави­сел от статуса документа. Для фиксации нормативной информации использовал­ся камень и металл. Так, например, свод законов Хаммурапи был вырезан на чер­ном базальтовом камне [см. приложение 1; рис.1] . Для деловых документов использовался более деше­вый и менее прочный материал - папи­рус, глина, пергамент.

Уровень развития общества в горо­дах Шумера и Аккада достиг относитель­но высокой ступени. Это способствова­ло росту объемов циркулирующей в об­ществе информации, а, соответственно, и количественному и видовому увеличе­нию документального массива. Рост хо­зяйственной жизни, классовая диффе­ренциация общества обусловили выде­ление из документационного массива системы деловой документации. Она фиксировала информацию, необходи­мую для поддержания хозяйственных отношений, а также регулирующую граж­данские и семейные отношения. Харак­терным отличием делового документа от других стало наличие дополнительных информационных элементов, придаю­щих документу юридическую силу. Раз­витие правовой практики обусловило необходимость фиксировать факт и условия заключения правовой сделки.

Первыми протодокументами, дошед­шими до нас, стали документы отчетно­го характера, созданные в храмах и двор­цах [см. приложение 2; рис. 1]. Созданы они были в Междуречье и датируются концом 4-го тысячелетия до н.э. В основе композиции их текста ле­жала ответственность производящего расход чиновника. Первые тексты отно­сятся к началу второй четверти 3-го ты­сячелетия, а через 250 лет была создана уже развитая система письменности, и в 24 в. до н.э. появляются документы на шумерском языке.

В 2000 году до н.э. был принят закон, требовавший, чтобы всякая деловая опе­рация, вплоть до самых мелких, была дол­жным образом зафиксирована и "подпи­сана" сторонами и свидетелями. Доку­менты писались на глиняных табличках.

Рост объема документов вызывал не­обходимость использования единой ком­позиции. Кроме того, ограниченность раз­меров таблички требовала краткости в из­ложения информации. Это было достиг­нуто путем унификации содержания и формы делового документа. Одним из спо­собов унификации формы стало исполь­зование в деловых документах единого формуляра. Формуляр документа содер­жал единые реквизиты: текст, дату, печать, подписи свидетелей и клятву. Так, напри­мер, формуляр договора содержал:

• объект договора (невеста, ребенок, поле, раб, домашнее животное, се­ребро, продукты);

• имена контрагентов;

• правовая деятельность контрагентов;

• свидетели и писец;

• дата.

Текст документов был краток и также имел единую структуру. Например, текст купчей имел следующую схему: название объекта, имя берущего и обозначение действия "взял".

Низкий процент грамотности среди населения обусловил то, что документ, как правило, оформлялся писцом, таким образом, его текст излагался от третьего лица.

Для исключения подделок подлин­ность документа заверялась печатью. В древних документах приложение печати надо рассматривать как припечатывание, а не запечатывание. Печать долж­на была удостоверить подлинность до­кумента и только, а не защитить его от неправомерного вмешательства или со­хранить в тайне его содержание. Печати изготавливались из металла, камня или дерева и были двух форм: печати-цилиндры и печати штампы, имевшие вид пря­моугольника. Приложение печати выполняло ту же функцию и имело то правовое значение, которое имеет в настоящее время под­пись, отсутствующая в древних докумен­тах.

Деловые документы Шумерской эпо­хи дошли до нас в виде глиняных табли­чек, содержащих хозяйственную и отчет­ную информацию о крупных храмовых и царских хозяйствах, реестры скота, купчие. Глина была основным документаль­ным материалом в Месопотамии вплоть до 1-го тысячелетия до н.э. Постепенно она была вытеснена кожей и привозным папирусом.

Материал определил графику и тех­нологию самого письма. Сначала графи­ка письма на камне и на глине была оди­наковой, однако пластичность материа­ла определила и способ написания зна­ков. Постепенно от написания иерог­лифов переходят к их выдавливанию уг­лом среза тростниковой палочки.

В результате применения этой техни­ки письма линия иероглифов приобре­тала характерный вид клиновидных уг­лублений, а сама графика получила на­зывание клинописи.

Писались документы на шумерском и аккадском языках, что составляло до­полнительные трудности, так как писцы часто путали слова. Помочь писцам дол­жно было методическое пособие, со­зданное в 19-18 в. до н.э. В нем были зафиксированы типичные фразы и обо­роты, используемые при составлении деловых документов.

Хранились документы либо в домах контрагентов в сосудах или кувшинах, либо в царском дворце или храме. Мес­том заключения сделки был, как правило, храм. Таким образом, преимущественно канцелярии в Шумере располагались при храме или в царском дворце.

Документы, вышедшие из оператив­ного управления, откладывались в хра­нилищах, названных позже архивами, образуя документную ретроспективную информацию. Таким образом, система деловой документации разделилась на документы оперативного и ретроспек­тивного назначения.

В 4-м-2-м тысячелетие до н.э. под воздействием возрастающего информа­ционного потока человечество вырабо­тало способы и технологию фиксации информации на материальном носите­ле - документе, который стал базисом зарождающейся документационной си­стемы. В этот период были определены принципы, по которым в дальнейшем пошло развитие системы документации:

• информация в документе передает­ся знаками, причем степень инфор­мативности определяет развитие зна­ковой системы;

• ведущее место отводится деловым документам;

• система деловой документации вклю­чает документы административного характера и документы правовой практики;

• в деловых документах используются помимо текста дополнительные ин­формационные элементы - реквизиты;

• проводится унификация как компо­зиции делового докумен­та, так и его текста;

• основной проблемой де­лового документа высту­пает проблема аутентич­ности;

• государство стремится к контролю информаци­онных потоков путем мо­нополизации документи­рования;

• выбор материального но­сителя информации зави­сит от ценности докумен­тируемой информации и статуса документа;

• деловая документация подразделяется на опера­тивную и ретроспектив­ную, последняя отклады­вается в архивах.

Таким образом, итогом по­чти шестидесяти векового развития доку­мента стало формирование современной системы документации. Во многом прин­ципы функционирования этой системы были заложены еще в древнем Египте и Междуречье. Они определили многове­ковой путь развития как самого докумен­та, так и всей документационной систе­мы, связывая единой нитью документы всех эпох.