Тема 7. Технология работы с документами

7.1. Организационная структура службы делопроизводства

Для документационного обеспечения работы любой органи­зации, предприятия, фирмы в рамках организационной струк­туры управления предусматривается делопроизводственная служба. В нормативных документах службу делопроизводства в настоящее время принято называть службой (подразделением) документационного обеспечения управления (ДОУ).

Службу документационного обеспечения на разных уровнях управления и в зависимости от масштабов организации имену­ют по-разному: для министерств (ведомств) — управлением де­лами, для исполнительных органов власти — общим отделом, для предприятий, организаций, учебных заведений — канцелярией. На малых предприятиях функции канцелярии возлагаются на секретаря-референта и 2—3 делопроизводителей.

Основой построения делопроизводственной службы являет­ся принятая в организации форма работы с документами — цен­трализованная, децентрализованная или смешанная форма.

При централизованной форме все операции по обработке документов сосредоточиваются в едином центре — канцелярии или у секретаря-референта. Децентрализованная форма предпо­лагает рассредоточение делопроизводственных операций меж­ду структурными подразделениями организации. При смешан­ной форме часть операций выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов), а часть — децентрализованно (справочно-информационное об­служивание, хранение документов, формирование дел).

Централизованную форму организации, как правило, ис­пользуют на малых и средних предприятиях; децентрализован­ную — в территориально разобщенных организациях, а также тогда, когда документирование осуществляется непосредствен­но в подразделениях. В большинстве учреждений используют смешанную форму.

Наиболее распространенной формой делопроизводственной службы является канцелярия. Канцелярия — это самостоятель­ное структурное подразделение, возглавляемое начальником, подчиняющимся непосредственно руководителю организации. Канцелярия функционирует на основе Положения о канцеля­рии.

Два наиболее распространенных варианта органи­зационной структуры канцелярии — для малых предприятий, средних и крупных организаций приведены соответственно [приложение 8; рис. 1,2].

Структура, цели и задачи, функции службы делопроизводства оговариваются рядом внутренних документов. К числу важней­ших организационных документов относятся Положение о службе (положение о канцелярии), Инструкция по документи­рованию управленческой деятельности организации, должност­ные инструкции работников службы и табель форм документов, применяемых в организации.

7.2. Организация документооборота

Документооборот - это движение документов в организации и за ее пределами с момента подписания до уничтожения или помещения в архив, где документ находится в состоянии покоя и не участвует справочно-информационной системе.

Основными принципами организации документооборота являются следующие:

— прохождение документов должно быть оперативным. Что­бы сократить время их пребывания в сфере делопроизводства, следует различные операции по обработке документов выпол­нять параллельно (например, копирование и раздача копий документа лицам, в исполнении, которого они участвуют одновре­менно, и т, д.);

— каждое перемещение документа должно быть оправдан­ным, необходимо исключить или ограничить возвратные пере­мещения документов;

— порядок прохождения и процессы обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Иначе говоря, основная задача организации документообо­рота — прямоточное» в движении документов, однократность и единообразие их обработки.

По отношению к аппарату управления различают потоки поступающих, отправляемых и внутренних документов (прак­тики называют эти документы соответственно входящими, ис­ходящими и внутренними документами), каждой группе документов присущи свои делопроизводственные операции [см. приложение 9; рис. 1].

Основными характеристиками потоков, которые учитывают­ся при организации документооборота, являются:

— объем потока, который определяется количеством доку­ментов, проходящих через канцелярию (секретаря-референта) за год, полугодие или квартал;

— структура потока, определяемая разновидностью докумен­тов, авторством и другими классификационными признаками;

— режим потока, который определяется периодичностью движения документов через канцелярию (секретаря-референта).

Учет объема документооборота осуществляется с целью по­лучения данных для расчета штатной численности персонала делопроизводственной службы, выбора технических средств при механизации и компьютеризации делопроизводственных про­цессов и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей работой с документами.

Для оптимизации маршрутов движения различных категорий документов (входящих, исходящих, внутренних; приказов по основной деятельности и личному составу, писем и предложений граждан; заявок; рекламаций и т. д.), разрабатываются маршрут­ные схемы. Схемы документооборота включаются в Инструкцию по документационному обеспечению управления в качестве неотъемлемого приложения.

Объем документооборота — это общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за год. Учет документо­оборота необходим для определения загрузки подразделений, отдельных работников и организации в целом. Эти данные ис­пользуются при разработке мероприятий по совершенствова­нию делопроизводства и при решении вопроса о внедрении средств механизации для обработки документов.

Входящие, исходящие, внутренние документы, предложения и заявления граждан подлежат раздельному учету. Копии доку­ментов, изготовленные средством оперативного размножения, учитываются отдельно. Общее количество выражается дробью, где числитель обозначает количество основных документов, а знаменатель — количество экземпляров копий документов.

Входящие и исходящие Документы учитываются на участке приема и отправки корреспонденции. Внутренние документы учитываются по месту их регистрации или подготовки. Каждый документ учитывается один раз.

Учет объема документооборота осуществляет канцелярия организации, оформляя результаты в виде справки.