Информация, ее свойства и роль в процессе управления

Под информацией понимаются сведения об окружающем мире, которые имеют форму символов как доступных, понятных человеку, так и требующих анализа, осмысления, расшифровки. В управленческой деятельности информация – это совокупность сведений о состоянии управляющей и управляемой подсистем, а также окружающей среды.

Важнейшим свойством информации является возможность ее многократного использования.

Информация является основным предметом труда руководителей всех уровней управления и специалистов, однако конечный результат управленческой деятельности оценивается по эффективности деятельности социально-экономической системы.

Различный уровень руководителей, их различная компетентность и сферы деятельности предполагают различия в способах сбора, хранения, обработки и использования информации.

Обработка собранной и сохраненной информации может осуществляться аналитическим и синтетическим способами. Вначале любая информация подвергается декомпозиции, то есть аналитическому расчленению на отдельные составные части, фрагменты, эпизоды. Затем из этой мозаики создается новая структура знания, некая модель информационной структуры, в которую каждый человек привносит не только свой, индивидуальный опыт и знания, но и свои аналитико-синтетические способности, а со временем и интуицию.

Информация, используемая для управления, требует тщательной подготовки. Прежде всего из нее должен быть устранен так называемый информационный шум – та информация, которая не имеет прямого отношения к процессам управления. Эта процедура требует особого внимания со стороны руководителя, так как вместе с информационным шумом может быть утеряна стратегически важная информация.

Большое значение имеет опыт организации специальных групп экспертов, которые подвергают анализу большие массивы информации с целью выявления ее полезных компонентов и получения важных для фирм выводов.

Классификация управленческой информации.

Большое разнообразие информации, используемой в практике управления, нуждается в развитии классификационных подходов. Классификация информации преследует разнообразные цели:

1. Развитие системного и комплексного подхода к управлению.

2. Совершенствование технологии управленческой деятельности.

3. Совершенствование системы профессиональных знаний руководителей.

4. Поиски путей повышения эффективности управления.

Классифицировать информацию, используемую для управления, можно по самым разнообразным признакам. Наиболее часто применяются следующие принципы классификации:

• по различным аспектам управления (характеру возникающих задач);

• по характеру восприятия человеком;

• по форме представления;

• по источникам возникновения;

• по времени использования;

• по отношению к хозяйственному субъекту;

• по возможности использования.

В зависимости от характера возникающих задач и соответствующего им аспекта управления информация делится на организационно-экономическую, собственно управленческую, технико-технологическую, социально-психологическую и идейно-воспитательную. При решении любой из этих задач руководитель должен быть компетентным и иметь всю полноту информации.

По характеру восприятия человеком можно выделить различные органолептические формы информации: визуальную (зрительную), аудиоинформацию (звуковую), тактильную (осязательную), обонятельную, а также комбинированные формы, например аудиовизуальную. Необходимо помнить о возможности сенсорной и интеллектуальной перегрузки организма информацией при ее неупорядоченности и неадекватности, что резко снижает эффективность управления и может приводить к ошибочным и даже катастрофическим последствиям.

По форме представления различают знаковую информацию, имеющую в определенной степени абстрактную форму, и аналоговую, образную. Знаковая информация выражается в цифровой, буквенной и кодированной форме.

Буквенная (текстовая) информация обычно характеризует определенное состояние управляемой и возможности управляющей систем, хотя в сложных случаях диагностики состояния может использоваться цифровая или кодированная информация. Это значительно проще, поскольку меньше загружает информационные каналы связи.

Цифровая информация, как и кодированная, может выражать самые разные состояния управляемой системы и ее реакцию на управляющие воздействия. Однако эффективное пользование такой информацией требует формирования определенных профессиональных знаний, умений и навыков, определенной профессиональной культуры, психологических стереотипов. При этом значительно повышается роль математической культуры, абстрактного мышления, абстрактной логики.

Используемая информация по источникам возникновения может быть подразделена на внешнюю и внутреннюю. Внешняя информация может отражать влияние на систему как непосредственного окружения, так и более отдаленных сфер внешней среды. Так, для фирмы эта информация относится к тем сферам, которыми само предприятие управлять не может, - экономические циклы, политическая обстановка, рыночная конъюнктура, погода, климат и т.п. Внутренняя информация характеризует состояние управляющей и управляемой систем, например состояние системы управления, ее кадровое обеспечение, материальные и финансовые ресурсы управляемой системы, имеющуюся технологию.

По времени ее использования в информационных потоках можно выделить постоянную и переменную информацию. Постоянная информация является относительно стабильной, например нормы, нормативы, стандарты, численность и состав работающих. Переменная информация связана с возникновением новых обстоятельств, новых возможностей и ограничений. Пример переменной информации – объем выручки, число клиентов. По отношению к системе информация делится на входную и выходную. Входная информация характеризует потоки энергии, вещества, информации, поступающей в данную систему. Выходная информация характеризует продукт деятельности системы (например, объем и номенклатура товаров и услуг).

По возможности использования различают информацию полезную, шумы, избыточную, ложную, лживую. Шум – это посторонние помехи в канале связи, которые мешают правильному восприятию информации. Эти помехи могут быть спонтанными, хаотичными или целенаправленными. Помимо действительно полезной для управления информации может восприниматься избыточная информация, по сути являющаяся достоверной, но не несущая ничего нового, излишне детализирующая уже полученные сведения. Такая информация только засоряет каналы связи, отвлекает ресурсы от анализа полезной информации. Лживая информация носит сознательный характер, что является ее коренным отличием от ложной. Зачастую как ложная информация воспринимаются слабые сигналы (сигналы, количественное значение которых меньше значения большинства других входных сигналов) о возможных изменениях во внутренних и внешних факторах, если они не согласуются с привычным ходом процесса. Теория слабых сигналов играет исключительную роль в управлении, и особенно в стратегическом. Всякий сигнал необходимо рассматривать с двух сторон – во-первых, как сигнал опасности, а во-вторых, как сигнал новых возможностей. Когда сигнал мал, у фирмы имеются большие возможности принять необходимые меры по предотвращению или ликвидации опасности, либо по эффективному использованию новых возможностей. Когда же сигнал становится достаточно большим, то фирма не может ни нейтрализовать опасность, ни использовать новую возможность.