81А. Организация работы с документами
Порядок обработки документации в организации
Документы, поступившие в организацию, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят первичную обработку, регистрацию и направляются на рассмотрение руководству или передаются исполнителям.
Первичная обработка поступающих документов заключается в проверке целостности упаковки, вскрытия конвертов, проверке наличия вложенных в них документов, правильности адресования, фиксации факта поступления документов.
При обнаружении повреждения, отсутствия документов или приложений к ним об этом сообщается отправителю.
Ошибочно посланная корреспонденция возвращается отправителю или пересылается надлежащему адресату.
Все конверты и бандероли за исключением адресованных "лично", должны вскрываться.
Обработанные документы передаются по назначению по мере их поступления в течение всего рабочего дня.
Предварительное рассмотрение документов производится с целью распределения поступивших документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям, и осуществляется исходя из оценки их содержания на основании установленного распределения обязанностей и функций.
Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или работающим в них должностным лицам.
Документы, которые исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяются лицом, организующим исполнение. При необходимости безотлагательного исполнения поступившего документа допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством.
Регистрация документов производится с целью обеспечения учета, контроля и поиска документов.
Вся поступающая корреспонденция сортируется на регистрируемые и нерегистрируемые документы.
Регистрации не подлежат:
документы, присланные в копии для сведения;
телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков;
месячные, квартальные, полугодовые, годовые отчеты;
плановые документы;
извещения об отправке ценностей, о высылке бланков;
статистическая отчетность (почтовая и телеграфная);
сообщения о заседаниях, совещаниях, повестка дня;
поздравительные открытки, письма, телеграммы и пригласительные билеты;
печатные издания (книги, газеты, журналы, бюллетени, справочники);
рекламные материалы, плакаты.
Нерегистрируемые документы передаются в структурные подразделения по принадлежности.
Входящие документы регистрируются в день поступления. Документы регистрируются в учреждении один раз. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.
Документы требующие обязательного рассмотрения руководства, регистрируются в Общем отделе Департамента по управлению делами (Управлении делами, Общем отделе, Канцелярии); поступающие непосредственно в структурные подразделения документы регистрируются секретарем подразделения.
Если поступивший документ является на запрос или в нем содержится ссылка на предыдущую переписку, секретарь обязан подобрать переписку по данному вопросу.
На всех входящих документах на нижнем поле первого листа справа проставляется регистрационный штамп с указанием даты и порядкового номера.
После регистрации документы докладываются руководителю или исполняющему обязанности заместителю.
Документы должны передаваться руководству организации или в структурные подразделения в день поступления.
Рассмотрения документов руководством должно производиться в кратчайший срок, как правило, в день поступления. Запрещается задерживать документы более чем на одни сутки.
Руководитель определяет в резолюции на документ порядок, характер и срок исполнения, а также ответственного исполнителя и должностных лиц, участвующих в работе с документом.
Резолюция подписывается с указанием даты. Исполнитель, указанный в резолюции первым, является ответственным исполнителем с правом созыва соисполнителей.
Резолюция должна проставляться непосредственно на документе, на свободном от текста месте, но не на поле, предназначенном для подшивки документа в дело.
Как правило, на документе должно быть не более одной резолюции. Последующие резолюции необходимо, когда в них детализируется порядок исполнения документа.
Изменить резолюцию имеет право только руководитель, наложивший её.
Резолюция полностью переносится в регистрационно-контрольные формы.
Документы, которые исполняются несколькими структурными подразделениями или должностными лицами, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Копии с документа снимаются при необходимости быстрого ознакомлении с документом большого числа исполнителей. Подлинный документ остается у ответственного исполнителя.
Передача документов на исполнение без регистрации и резолюции руководителя не допускается.
Формы журналов регистрации документов
Регистрация документов управления
Исходящие документы, подготовленные на подпись, должны быть правильно оформлены, иметь необходимые приложения и визы. К ним прикладываются все материалы, на основании которых готовился документ.
Регистрация исходящих документов состоит из присвоения документу регистрационного номера, проставления его на документе, проставления даты документа. Дата отправляемого документа проставляется в день отправки, издаваемого - в день подписания.
Регистрационный номер документа состоит из индекса дела по номенклатуре дел соответствующего структурного подразделения, дополнительного порядковым номером документа в деле.
Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь строго определенный индекс. Индекс дела состоит из установленного цифрового обозначения (индекса) структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре. Например:
13-1-2/20-1, где
13-1-2 - индекс структурного подразделения
13-1-2/20 - индекс дела
13-1-2/20-1 - регистрационный номер документа
Внутренним документам (приказы, распоряжения, протоколы, нормативно-распорядительные документы) присваиваются порядковые номера по каждому виду документа отдельно.
Регистрация исходящих и внутренних документов ведется в журналах регистрации исходящей корреспонденции. В журнале записываются: порядковый номер документа в соответствующем документационном массиве, дату регистрации, содержание (заголовок) документа, фамилию лица, подготовившего документ, список лиц и организаций, которых необходимо ознакомить с документом (адресат).
Документы сдаются на отправку в открытом виде под расписку в регистрационных формах и отправляют экспедицией в день получения, а срочные - немедленно.
Передача документов на отправку без регистрации не допускается.
Контроль исполнения документов
Основная часть контроля - обеспечение тех документов, которые по поручению руководителя предприятия поставлены на контроль. Техническое обеспечение контроля исполнения документов осуществляет секретарь предприятия.
После указания руководителя о постановке документа на контроль секретарь проставляет красным фломастером букву "К" на левом поле документа напротив реквизита "заголовок". Затем в регистрационном журнале делает пометку о контроле и сроках исполнения, ответственном исполнителе. Эти сведения берутся из резолюции руководителя на документе.
Очень удобна для осуществления контрольных операций регистрационная карточка. На верхнем поле кружком обводят дату исполнения документа, взятую из резолюции. На нижнем поле есть графа для постановки срока фактического исполнения документа. Карточки помещают в контрольную картотеку.
Для документов взятых на контроль, из резолюции руководителя берётся срок исполнения, который для большинства документов не должен превышать 10 дней.
Продление срока исполнения может производиться только по указанию руководителя.
Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем после проведения конкретной работы (подготовка отчёта, и т.д.) отметка свидетельствует, что работа над документом завершена и документ подшивается в дело.
Отметка содержит краткие сведения об исполнении, а если составлен ответный документ; ссылку на его дату и номер, слово "В дело" и номер этого дела, подпись и дата.
82.Условия успешной реализации стратегии и стратегического плана. Страт-я устан-ет, как п/п-е должно прис/биться к внешнему окружению и использ-ть свой организационный потенциал, чтобы добиться существенных конкур-ых преим-в.
Управленч-ая структура п/п-я-это взаимосвязи, сладывающ-ся м/у его различными подразделениями, направленные на выполн-е миссии и достиж-ие поставленной целей. Понимание управленч-ой стр-ры п/п-я очень важно при формулировке стратегии. Е/и стр-ра упр-ия совместима с предполагаемым изменением стратегич-ого курса, то это сильная сторона корпорации. Е/и же управл-ая стр-ра не совместима с настоящей или предполагаемой стратегией, то это слабая сторона фирмы, кот.может стать препятствием на пути к успешной реализации. Важная проблема – опред-ть, как стратегия, нап-р, продвиж-ия на новый товарный рынок, впишется в существующую организационную стр-ру, кто в стр-ре упр-ия будет отвечать за её реализацию. Е/и стр-ра корпорации не соотв-ет рассматр-ой стратегии, то необх-мо решить, выполнима ли дан.стратегия, не следует ли внедрить более прогрессивную орг-ую стр-ру. По Чандлеру, типична следующ.последоват-ть событий: 1) Принятие нов.стратегии 2) Появление новых административных проблем 3) Ухудшение рез-ов функционирования 4) Разраб-ка новой орг-ной стр-ры 5) Достиж-е прежнего уровня прибыльности. Исслед-ия др-их авторов подтверждают вывод о том, что стр-ра п/п-я опред-ся его стратегией. При этом изменения во внешн.среде отраж-ся в изм-ях стратегии корпорации, приводя к изм-ям в её орг-ой ст-ре. Поэтому стратегич.управляющие должны решить какие именно изм-ия сделать в целях успешного осущ-ия стратегии: - следует ли объединить отельн.виды деят-ти в гр-пы? - должны ли реш-ия приним-ся централизованно руков-ом или децентрал-но (управляющими на местах)? – должна ли компания управл-ся жестоко (с множ-вом правил и проверок) или более свободно? – Надо ли орг-ть корпорацию как вертик-ую стр-ру с множ-вом уровней управл-ия, кажд.из кот-ых имеет узкую сферу контроля, или как горизон-ую- с меньшим числом уровней упр-ия, кажд. из кот. имеет широкую сферу контроля, чтобы дать большую свободу действий подчиненным.
Когда стратегический план разработан перед менеджером стоит задача превратить его в действия и хорошие результаты. Если разработка стратегии прежде всего предпринимательская деятельность, то ее реализация - внутренняя административная деятельность. Детали такой деятельности зависят от конкретной ситуации. Однако имеются повторяющиеся ключевые задачи этого процесса(рис). Каждая их этих ключевых задач разлагается на ряд подзадач.
Построение орг-ии, способной осуществить стратегию, должно включать: - разработку внутренней организ-ой структуры, исходя из нужд стратегии, - созд-е искусств и отличительных преимуществ, на кот. базируется стратегия, - выбор людей на ключевые позиции.
Разработка бюджета, обеспеч-его реализацию стратегии, предусматривает: - наделение каждой организ-ой ед-цы бюджетом, обеспеч-им выполнение ее части стратегического плана,
- контроль за эффективным использованием ресурсов.
Создание внутренних административных обеспечивающих систем требует: - опред-ия и управления политиками и процедурами, влияющими на стратегию, - разработки административных и оперативных систем для действия в стратегически критических ситуациях.
Разработка системы оплаты и поощрения должна включать: - мотивацию организ-ых единиц и персонала в интересах реализации стратегии, - разработку системы материального и морального поощрения, - развития управления по результатам.
Развитие корпоративной культуры применительно к стратегии включает: - установление частных показателей,- определение этических стандартов, - создание рабочей обстановки поддержки стратегии,- воспитание духа работы на высоком культурном уровне.
Стиль стратегического руководства требует:- управления процессом роста показателей, культуры фирмы и содействия стратегии;- поддержки организационных инноваций и новых возможностей;- участия в политиках реализации стратегии, поддержке производственных возможностей и организационного консенсуса;- упора на этические стандарты в поведении; - инициативы корректирующих действий для улучшения методов реализации стратегии. Корпоративная культура, обеспечивающая эффективную реализацию стратегии. Культура корпорации базируется на основных этических нормах и принципах деятельности. К этическим нормам относятся: а) честность и соблюдение закона, б) разрешение конфликтов интересов, в) благожелательность в торговле и рыночной практике, г) использ-ие внутренней инф-ции для обеспечения безопасности бизнеса, д) поддержка взаимоотношений и практики прибыльности, е) оплата за выполненное дело, ж) использование информации из других источников, з) политическая активность, и) защита внутренней информации, к) использование активов, ресурсов и собственности компании, л) оплата по контрактам и векселям.
Общими принципами деятельности компании могут быть:1) первоочередная важность потребителей и их обслуживания; 2) обязательства по качеству; 3)обязательства по инновациям; 4) уважение к индивидуальности служащих и обязательства компании по отношению к ним; 5) важность соблюдения честности, прямоты и этических норм; 6) уважение к акционерам; 7) уважение к фирмам-поставщикам; 8) корпоративное товарищество; 9) важность защиты окружающей среды.
Основные принципы деятельности корпорации нужны для разработки ее структуры, искусства организации, отличительных преимуществ, бюджета, обеспечивающих систем, мотиваций, политик и процедур, культуры. Чем глубже использование принципов в административной практике, тем более мощная стратегия может быть создана.