3. Інформаційна система на підприємстві

3.1. Формування інформаційної бази економічної служби.

Інформаційна база економічної служби на ЗАТ «Рівнеенерго» побудована на системі інтерактивної взаємодії між різноманітними службами та відділами на основі інтегрованої автоматизованої системи керування та звітності. На підприємстві використовується система «SAP R/3», яка є програмним продуктом компанії SAP AG. Дана система використовується не тільки в «Рівнеенерго», а по усіх розподільчих компаніях корпорації AES в усьому світі.

Значення R/3 в абревіатури SAP R/3 Буква R з R/3 є початковою буквою слова «Realtime», і означає негайну проводку й актуалізацію даних, які в рамках Інтеграції негайно доступні всім зацікавленим відділам підприємства. Цифра 3 означає, що в системі реалізована архітектура клієнт/сервер додатків/система керування базами даних (трьохзіркова модель),на відміну від R/2, що працювала на мейнфреймах (більших ЕОМ). В даний час використовується програмна платформа SAP NetWeaver 2004, яка включає:

• SAP Enterprise Portal (платформа для портальних рішень рівня підприємства)

• SAP Process Integration (колишня Exchange Infrastucture) - інтеграційне рішення рівня підприємства

• SAP Mobile Infrastructure (колишня Mobile Engine) - платформа для реалізації додатків для мобільних устроїв

• SAP Business Intelligence (колишня Business Warehouse) - платформа бізнесу-аналітики

• SAP Knowledge Management - платформа керування знаннями

• SAP Master Data Management — система впровадження довідкової інформації рівня підприємства

• SAP Application Server - платформа для функціонування всіх інших продуктів SAP NetWeaver і інших продуктів SAP (таких як SAP ERP - R/3)

Інформаційна база економічної служби організовано з допомогою таких модулів SAP платформи:

FI - бухгалтерський облік. Даний модуль є об'єднуючою ланкою для всебічного обліку діяльності організації, причому необхідні дані легко представляються в будь-якому зручному виді. Автоматичне паралельне ведення декількох головних книг у різних стандартах обліку дає можливість становити фінансові звіти в рамках транснаціональних концернів. Система забезпечує доступ до даних на будь-якому рівні деталізації: рахунку; журнали; огляд розрахунків з дебіторами й кредиторів; баланс/звіт про прибутки й збитки.

Бухгалтерія кредиторів - це частина El-системи, що управляє даними про продавців. Говорячи про інтеграції, можна відзначити, що ця частина є невід'ємною частиною системи поставок. Реєстрація рахунків кредиторів в Pi-системі виконується автоматично. У системі передбачені кошти підтримки всіх стандартних методів оплати з урахуванням національних особливостей і відображення їх як у друкованій, так і в електронній формах. Для контролю відкритих позицій система надає інформацію про рахунки, що підлягають оплаті, з угрупованням по датах. Є набір стандартних звітів для забезпечення можливості вирівнювання рахунків, акценту, а також можливість проводити інші варіанти узгодження розрахунків із кредиторами.

СО – контролінг. Контролінг - порівняно нове поняття для українського менеджменту. Однак з елементами контролінга знайомі багато українських бухгалтерів і економісти, хоча й уживають для цього інші поняття. Контролінг - це внутршньокорпоративний управлінський облік доходів і витрат. Контролінг став актуальний для тих підприємств, які почали використовувати поряд з адміністративними й економічні форми керування

СО-ССД: облік по місцях виникнення витрат (МВЗ). МВЗ звичайно асоціюється з елементами організаційної структури. Облік по МВЗ використається в тих випадках, коли необхідно управляти накладними витратами на оргструктуру, оцінювати ефективність діяльності її частин.

СО-ОРА: облік по внутрішніх замовленнях. Облік по внутрішніх замовленнях застосовується тоді, коли керування будується за технологією внутрішнього замовлення. Облік по внутрішніх замовленнях часто використається разом з обліком по МВЗ.

СО-АВС: облік по роботах (операціям). Облік по роботах використається тоді, коли необхідно оцінювати ефективність виконуваних робіт. Як робота може виступати структурний елемент плану або елемент сіткового графіка.

CO-PC: облік по продуктах (послугам). Облік по продуктах (послугам) застосовується в тих випадках, коли необхідно оперативне керування собівартістю продукції або оперативний контроль за її рентабельністю.

СО-РСА: облік по центрах прибутку. Облік по центрах прибутку використається для оперативного контролю за ефективністю окремих напрямків діяльності.

СО-РА: облік по сегментах ринку. Облік по сегментах ринку застосовується при оцінці прибутковості окремих сегментів ринку, накладних витрат на маркетинг.

Поряд з бухгалтерською проводкою модуля FI, у ІЗ використаються контролінгові проводки. Кожному ОК відповідає план рахунків тієї БЕ, що він належить (FI). Контролінгові проводки переносять витрати або прибуток із рахунку одного ОК на рахунок іншого. Модуль ІЗ інтегрований з усіма функціональними модулями R/3, тому контролінгові проводки можуть провадитися не тільки в модулі СО, але й утворюватися в інших модулях. R/3 автоматично контролює цілісність даних, стежачи за тим, щоб всі суми рахунків фінансової бухгалтерії (FI) збігалися із сумами всіх аналогічних рахунків по всім ОК (ІЗ). Цим виключається подвійний рахунок при перерозподілі витрат на ОК. Контролінгові проводки можуть здійснюватися відразу в трьох валютах: валюта БЕ, валюта транзакції й валюта ОК.

IМ - керування капіталовкладеннями. Технічний прогрес привів до збільшення складності інвестиційних проектів і, відповідно, до росту їхньої вартості. Це підкреслює важливість стадії планування інвестицій. Модуль "Керування капіталовкладеннями" (IM) забезпечує підтримку процесу капіталовкладень від початкової стадії планування до завершальних заходів. Технологія гнучких інвестиційних програм дозволяє розподіляти бюджет, планувати витрати на інвестиційні програми в рамках компанії, контролювати доступні ресурси, порівнювати фактичні витрати із плановими, ураховувати амортизацію в планових показниках. Система надає можливість вибору різних методів оцінки інвестицій з обліком як комерційних, так і податкових вимог. Модуль "Керування капіталовкладеннями" забезпечує користувача інформацією про величину капіталізації інвестиційного проекту.

TR - фінансовий аналіз і керування фінансовими потоками. Модуль TR - це ефективні кошти керування фінансами. Фінансове керування часто відіграє ключову роль у діяльності компанії (приклад - компанія, успішна діяльність якої залежить від швидкої реакції на зміни фондового ринку). Модуль TR надає необхідні інструменти для оцінки ризику, ліквідності й керування фінансовим портфелем.

TR-TM: керування капіталом. Функціональний модуль TR-TM підтримує інтегровану обробку всіх бізнесів-транзакцій на будь-якій стадії їхнього проходження в системі й пропонує широкий вибір коштів для підтримки роботи із цінними паперами. Зручний інтерфейс дозволяє легко "купувати", "продавати", "обмінювати", автоматично оцінювати й формувати фінансові портфелі. Додатково, надаються можливості по керуванню цінними паперами з погляду їхніх станових гарантій. Миттєвий зріз даних, що відображає ліквідність, валюту, ризики, дає можливість планування відповідної реакції на зміни умов фінансового ринку. Надавана системою інформація дозволяє виконувати обґрунтовані фінансові вкладення або залучення коштів.

TR-CM: керування готівкою. Функція керування готівкою (TR-CM) забезпечує користувача інформацією, що необхідна для прийняття рішень із таких питань, як короткострокове й довгострокове планування фінансових потоків або довгострокове планування бюджету. Фінансовий директор звичайно має широке коло обов'язків, але, незважаючи на це, він повинен швидко реагувати на умови, що змінюються. Для цього необхідно мати надійні дані. Розглянутий компонент дозволяє зменшити рутинну роботу, необхідну для одержання цих даних. Таким чином, у фінансового директора з'являється час, щоб сконцентруватися на більше важливій роботі планування, що теж підтримується системою. Це, у свою чергу, дає можливість підвищити ефективність праці. Функції підтримки роботи з банками дозволяють імпортувати дані про стан рахунків, а також, оцінюючи умови на фінансових ринках, оптимізувати платежі по кредитах. Один раз розроблена система перевірки дає можливість здійснювати контроль автоматично.

TR-FM: керування фондами. Оскільки ринки стають більше глобальними, а бізнесу-структури більше складними, виникає потреба в довгостроковому плануванні, керуванні, контролі доходів і витрат. Модуль TR-FM - інструмент, що підтримує процес керування фондами від планування до платежів, що пропонує повне керування бюджетом - від його складання до послідовності використання фондів. Фондові центри і їхня ієрархічна структура, обумовлені користувачем, забезпечують основу для складання бюджету зверху вниз, а призначення витрат ділять бюджети на функціональні аспекти. Для складання бюджету в TR-FM пропонується повний набір функцій - від попереднього складання (через затвердження й випуск) до доповнень. Для обслуговування фондів керування специфічними ресурсами існує функція, що дає можливість установити порядок роботи з кожним з них. Модуль дозволяє планувати й розподіляти повний бюджет по бюджетних роках. Облік транзакцій проводиться в TR-FM таким чином, щоб можна було стежити за платежами, рахунками, взаєморозрахунками й так далі. Кошти керування витратами дає можливість зберігати мітки табуляцій, визначати, яку частину вашого бюджету вже використали, і порівнювати плановані витрати з реальними даними, а також одержувати хронологію використання фондів.

Інформаційна підсистема TR-FM може забезпечити інформацією на будь-який момент виникнення витрат. Аналіз області відповідальності й одиниць витрат дозволяє швидко ідентифікувати будь-які крапки відхилення від бюджету. Підсистема має специфічні функції, за допомогою яких можна переглянути й перевірити оригінали документів. Підсистема встановлює хронологію документів по бізнесах-транзакціях так, щоб у будь-який момент можна було одержати повну інформацію про використання фондів. Інформаційна підсистема модуля забезпечує набір звітів, що дозволяють порівнювати планові й реальні витрати.

TR-MRM: керування ризиками. Однієї з обов'язків фінансового директора є контроль і керування фінансовими ризиками. Інструментом для керування ризиками в системі R/3 є модуль TR-MRM. За допомогою цього модуля можна оцінювати фінансові портфелі й аналізувати ефективні процентні ставки. Основа для керування ризиками в модулі TR-MRM забезпечується інтеграцією з модулями керування капіталом (TR-TM) і готівкою (TR-CM). Модуль TR-MRM має доступ до всієї поточної ринкової інформації, необхідної для аналітичних досліджень.