Консолидация данных

Цель работы: научиться создавать консолидацию данных в таблицах

Содержание работы:

1 Консолидация данных по расположению

2 Консолидация данных по категориям

Общие сведения

Консолидация – это агрегирование (объединение) данных, представленных в исходных областях-источниках – таблицах, списках, блоках ячеек и др. Консолидированная таблица может иметь такой же вид, что и исходные таблицы, но данные в ней представляются в виде суммы, среднего значения либо другой функции консолидации.

Консолидация данных (рис. 12.1) выполняется в соответствии с выбранной функцией обработки. Результаты консолидации находятся в области- назначения. Таблица консолидации создается путем применения функции обработки к исходным значениям. Области-источники могут находиться на различных листах или рабочих книгах, их может быть до 2⁸ = 255.

Области-источники

Рисунок 12.1 - Представление о консолидации данных

В MS Excel возможны следующие варианты консолидации данных:

• с помощью формул, в которых используются ссылки;

• по расположению данных для одинаково организованных областей-источников (фиксированное расположение);

• по категориям для различных по структуре области данных;

• с помощью сводной таблицы (лабораторная работа №11);

• консолидация внешних данных.

При консолидации данных с помощью формул используемые в них ссылки могут иметь разное представление в зависимости от взаимного расположения области -источника и области-назначения:

• все области на одном листе - в ссылках указывается адрес блока ячеек (например, D1:C8);

• области на разных листах - в ссылках указывается название листа и диапазон (например, лист1 !D1:лист2!С8, т.е. с ячейки D1 листа 1по ячейку С8 листа 2);

• области в разных книгах, на разных листах — в ссылках указывается название книги, название листа, диапазон, например [кни га1]лист1! D1:[книга2]лист2!С8.

1 Консолидация данных по расположению

При консолидации по расположению данных все источники имеют одинаковое расположение источников данных (имена категорий данных в выделяемые области - источники не включаются). Данные имеют одинаковую структуру, фиксированное расположение ячеек и могут быть консолидированы с определенной функцией обработки (среднее значение, максимальное, минимальное и т.п.) по их расположению. Для консолидации данных курсор устанавливается в область места назначения, выполняется команда Данные\ раздел Работа с данными, Консолидация (рис. 12.2), выбирается вариант и задаются условия консолидации.

Рисунок 12.2 Вкладка Данные, раздел Работа с данными

Пример 1 На разных листах рабочей книги по каждому товару хра­нятся сведения о показателях реализации товаров за конкретный период (рис.12.3). Консолидируемая область выделена цветом.

Товары	Показатели
Виды товаров	Показатель 1	Показатель 2
Товар 1	Консолидируемая область
Товар 2
Товар 3

Рисунок 12.3 Области-источники при консолидации

данных по расположению

Выполняется команда Данные\ Консолидация, выбирается вариант и задаются условия консолидации.

Условия консолидации задаются в диалоговом окне Консолидация (рис.12.5). В поле Функция выбирается функция консолидации данных. Для каждой области-источника строится ссылка, для чего курсор устанавливается в поле ссылки, затем переходят в область-источника для выделения блока ячеек и нажимается кнопка Добавить.

Ссылка может иметь любую из следующих форм:

Ссылки на ячейки	Источники и назначение на одном листе
Ссылки на лист и ячейки	Источники и назначение на разных листах
Ссылки на книгу, лист и ячейки	Источники и назначение в разных книгах
Полный путь и все ссылки	Источники и назначение в различных местах диска
Имя поименованной области	Область-источник поименована