Списки в ms Excel. Сортировка и фильтрация данных

Цель работы: научиться создавать базы данных, выполнять

сортировку и фильтрацию данных

Содержание работы:

1 Создание списка – базы данных

2 Сортировка данных в списке

3 Фильтрация данных в списке

Общие сведения

Список (база данных MS Excel) – это электронная таблица, в которой имена столбцов занимают одну строку, а строки имеют фиксированную структуру.

База данных (БД) – это поименованная совокупность данных, имеющая одно или несколько приложений. Например, список группы является БД студентов. Её приложение для деканата – это список студентов, обучающихся в академической группы № …, приложение для военкомата – список призывников, для телефонной компании – список абонентов и т.д.

В терминах БД таблица MS Excel– это отношение, строка в таблице – запись или кортеж, столбец – поле или атрибут, а шапка таблицы с именами полей называется схемой отношения. Весь блок ячеек с данными называется областью данных.

Строка заголовков (схема таблицы) состоит из ячеек с именами полей, причём имя поля в БД должно располагаться в одной ячейке таблицы MS Excel.

Операции над данными

Над данными в БД можно выполнять различные операции обработки, которые сгруппированы во вкладке Данные: сортировка, фильтрация, группировка, проверка вводимых данных, анализ и др. Чтобы процессор MS Excel воспринимал таблицу БД как список, перед выполнением какой-либо команды таблицу или нужный диапазон нужно выделить.

Для работы с БД используются формы вывода данных (команда Форма). Кнопки Форма нет на ленте, однако эту функцию можно использовать в MS Excel, добавив её кнопку на панель быстрого доступа – рисунок 9.1. Для этого во вкладке Файл (Office) нужно нажать Параметры Excel, выбрать слева - Настройка, справа - Все команды или Команды не на ленте, найти Форма, нажать Добавить и ОК.

Рисунок 9.1 – Кнопка Форма на панели быстрого доступа

В MS Excel можно создавать запросы на данные из созданного списка и из внешних БД (команда Данные\Получить внешних данные и выбрать нужный источник), обновлять данные через Internet и др.

1 Создание списка – базы данных

После запуска приложения MS Excel нужно ввести таблицу БД, но перед этим нужно настроить строку её схемы (заголовка). Поскольку имя каждого поля должно занимать одну ячейку, нужно выделить строку для заголовка таблицы, затем во вкладке Главная \ раздел Ячейки \ Формат \ Формат ячеек (рисунок 9.2) в окне Формат ячеек \вкладка Выравнивание (или нажать Ctrl + 1) установить параметры:

Рисунок 9.2 – Настройка строки заголовка таблицы БД

• по горизонтали: по значению

• по вертикали: по верхнему краю

• отображение: переносить по словам (если Имя поля – длинное)

Если имя поля ненамного превышает ширину ячейки, то можно ограничиться командой Главная \ Ячейки \ Формат \ Автоподбор ширины столбца.

Теперь можно вводить таблицу (список) БД - рисунок 9.3.

Рисунок 9.3 Список Экзаменационная ведомость