Выводы по 1 главе
Компания ГУП МО «НИиПИ градостроительства» является базовой территориальной проектной организацией по градостроительству на территории Московской области.
Для постановки задачи дипломного проектирования были подробно рассмотрены и наглядно представлены бизнес-процессы компании по ведению документооборота в административно-хозяйственной службе. Объектом данного дипломного проекта была выбрана административно-хозяйственная служба, так как через нее проходит наибольшее количество документов и сотрудникам тяжело справляться с объемами информации, ощущается нехватка электронного архива документов, что приводит к тому, что выполнение документов дублируется из-за потери. Существующая система ведения бизнес-процессов организации приносит трудовые и временные затраты сотрудников, что говорит о необходимости автоматизации процессов.
В итоге, была сформулирована задача дипломного проектирования: реализовать систему электронного документооборота в организации ГУП МО «НИиПИ градостроительства» и разработать модуль по управлению договорами для административно-хозяйственного отдела. Существующая на предприятии система управления документооборотом неэффективна и приносит материальные, трудовые и временные затраты, что нецелесообразно.
Глава 2. Обоснование информационного, программного и технического обеспечений проекта
2.1. Информационное обеспечение проекта
2.1.1. Информационная модель
Под информационным обеспечением понимается создание информационных условий функционирования системы, обеспечение необходимой информацией, включение в систему средств поиска, получения, хранения, накопления, передачи, обработки информации, организация баз данных. Создание информационного обеспечения — непременное условие построения и функционирования автоматизированных систем управления (10).
Информационная модель - организованная по определенному принципу или основанию совокупность информации об объекте исследования, наглядное упрощение исследуемого явления. Рассмотреть подробнее информационную модель можно на рисунке 2.1.
Задача реализации системы электронного документооборота содержит в себе ряд подразделов, которые она решает.
Разрабатываемый модуль «Управление договорами» для системы электронного документооборота Directum направлен на:
● согласование и регистрация договоров и сопутствующих документов;
● ведение реестров документов, обеспечение оперативной работы с ними.
На базе внедряемой системы Directum разработан широкий набор бизнес-решений. Каждое бизнес-решение направлено на охват конкретной бизнес-задачи и достижение заданного бизнес-эффекта в минимальные сроки и с минимальными начальными инвестициями.
Управление электронными документами:
● создание и хранение различных неструктурированных документов (Офисные приложения, графические и медиаматериалы, чертежи и пр.);
● версии документов и ЭЦП;
● поддержка жизненного цикла документов;
● назначение прав доступа;
● ведение истории работы;
● полнотекстовый и атрибутивный поиск документов.
Управление деловыми процессами:
● поддержка процессов согласования и обработки документов на всех стадиях жизненного цикла (docflow);
● выдача электронных заданий и контроль их исполнения;
● взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес-процессов;
● поддержка свободных и жестких маршрутов (workflow).
Канцелярия:
● полное соответствие ГСДОУ;
● ведение номенклатуры дел с гибкими правилами нумерации;
● рассылка и контроль местонахождения бумажных документов;
● организация обмена электронными документами с ЭЦП между организациями.
Управление совещаниями и заседаниями:
● организация подготовки, проведения совещаний и заседаний (согласование места и времени, состава участников, повестки);
● формирование и рассылка протокола;
● контроль исполнения решений совещания (заседания).
Управление взаимодействием с клиентами:
● ведение единой базы организаций и контактных лиц;
● ведение истории встреч, звонков и переписки с клиентами;
● сопровождение процесса продаж в соответствии с регламентированными стадиями;
● планирование маркетинговых мероприятий; анализ их эффективности.
Обращения граждан и организаций:
● организация работы с обращениями граждан в соответствии с Федеральным законом № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» в государственных организациях и на крупных предприятиях.
Управление показателями эффективности:
● оперативный контроль и анализ бизнес-процессов предприятия по ключевым показателям эффективности с поддержкой сбалансированной системы показателей (BSC).
Рисунок 2.1. Информационная модель
Характеристика входной и результатной информации:
Производитель работ в процессе производства строительно-монтажных работ формирует ряд документов:
1. задание на подготовку актов КС-2, КС-3, которое он передает руководству сметного отдела;
2. заявку на проведение пусконаладочных работ, исполнительные схемы, эксплуатационную документацию на оборудование, которое он передает руководству ПТО для проведения пусконаладочных работ;
3. акты освидетельствования скрытых работ, которые передаются заказчику.
Инженеры сметного отдела оформляют акты КС-2, КС-3, которые необходимы для организации проведения пусконаладочных работ. По окончанию оформления инженеры сметного отдела передают акты КС-2,КС-3 инженерам ПТО.
Инженеры ПТО в процессе выполнения пусконаладочных работ формируют следующие документы:
предъявительскую записку об окончании работ, справку о выполнении технических условий, технический отчет, которые впоследствии сдаются приемочной комиссии;
исполнительную документацию, исполнительные схемы, которые в процессе создания могут формироваться на основе шаблонов из базы, затем заносятся в базу. В случае необходимости они могут быть изменены в модуле «управление деловыми процессами» и в нужный момент быть найдены с помощью системы поиска для последующей подготовки сдачи приемочной комиссии.
Сдача объекта приемочной комиссии осуществляется Начальником ПТО совместно с Производителем работ и инженером по техническому надзору по объекту.
В процессе сдачи приемочной комиссии, комиссия формирует следующие документы: акт сдачи-приемки рабочей комиссии и полный комплект исполнительной документации и исполнительных чертежей, которые начальник ПТО сдает заказчику.