2. Анализ существующих разработок и выбор стратегии решения задачи

Сравнение систем и выбор систем электронного документооборота, удовлетворяющей потребностям предприятия, является крайне сложной задачей. И если проведение детального исследования систем, имеющих полнофункциональную демонстрационную версию, — вполне реальная задача, то предоставленный разработчиками удаленный доступ к системам и, тем более, презентации консультантов, далеко не всегда и не всем позволяют достаточно полно ознакомиться с системами и подробно сравнить их (11).

В данном пункте приводится сравнение систем электронного документооборота, имеющих в последние годы наибольшее распространение в России. Для рассмотрения были отобраны те разработчики, которые активно присутствуют на рынке, постоянно улучшают свои продукты и ориентируются на современные тенденции развития систем электронного документооборота. Представленные в статье системы используют различные базовые платформы и технологии, однако предназначены для решения одной и той же задачи — автоматизации документооборота. Зарубежные платформы, которые хотя и могут использоваться для автоматизации работы с документами, но по причине высокой стоимости не получили большого распространения в отечественных организациях, нами не рассматриваются.

Проведенный сравнительный анализ учитывает функциональные, стоимостные и пользовательские характеристики систем, а их сочетание определяет положение каждой системы на рынке предложения. Функциональное сравнение систем проводилось по отдельным направлениям работ с документами: канцелярия, маршрутизация документов, аналитика и управление, архив, информационная безопасность. Что касается стоимостного анализа, то главная сложность заключается в различиях оценки того или иного функционала разработчиками: у одной системы возможность может входить в стандартный комплект, а у другой — быть дополнительной опцией, приобретаемой за дополнительные деньги.

Результаты сравнения функциональных возможностей систем приведены в таблицах. При этом используются следующие значения, представленные в таблице 1.1:

Таблица 1.1 «Значения»

- возможность не реализована	0
- реализация с помощью стороннего ПО, дополнительного ПО разработчика или неполная реализация возможности	0,5
- возможность реализована	1

Таблица «Канцелярия»

Автоматизация работы канцелярии является отправной точкой развертывания системы электронного документооборота на предприятии. Под автоматизацией канцелярии понимается автоматизация работы с документами в соответствии с правилами отечественного делопроизводства. Это позволяет сделать документооборот компании эффективным средством управления применительно к специфике российских предприятий. В таблице 1.2 «Канцелярия» дан обзор «делопроизводственных» возможностей рассматриваемых систем.

Таблица 1.2 «Канцелярия»

Таблица "Канцелярия"	Landocs	Corporate	Босс-Референт	Direсtum
Ведение РК документов	1	1	1	1
Ведение номенклатуры дел	1	1	1	1
Присоединение файлов	1	1	1	1
Сканирование документов	1	0,5	0,5	0,5
Совместимость с ПО, обеспечивающим распознавание образов документов	0,5	0	0,5	0,5
Регистрация документов из электронной почты	1	0	1	1
Регистрация существующих документов	0	0	0	0
Сопровождение бумажных и электронных документов	1	0,5	1	1
Контроль заполнения обязательных полей в РК	1	1	1	1
Проверка на дублирование при регистрации	0	0	0	0
Использование справочников	1	1	1	1
Добавление новых справочников	1	0	1	0,5
Создание и изменение словарей и справочников	1	0	1	0,5
Поддержка иерархических справочников	1	1	1	1
Обработка документов, имеющих ссылки, перекрестные ссылки	1	1	1	1
Создание своих РК (графический дизайнер)	0,5	0	1	0,5
Наличие шаблонов создаваемых документов	1	0	1	1
Ведение истории работы с документами	1	1	1	1
Средний бал	0,83	0,5	0,83	0,75

Таблица «Маршрутизация и контроль исполнения»

Одной из главных задач, стоящих перед системами электронного документооборота, является управление процессами движения и обработки документов. В современных системах электронного документооборота имеются средства моделирования процессов документооборота и поддержка управления потоками работ (технология workflow). Развитые возможности системы по организации различных схем движения документов позволяют обеспечить эффективное взаимодействие сотрудников в процессе выполнения работ по документам, существенно сократить время согласования документов и принятия решений, контролировать выполнение заданий по документам. Результаты исследования исполнения данных функциональных задач представлены в Таблице 1.3 «Маршрутизация и контроль исполнения».

Таблица 1.3 «Маршрутизация и контроль исполнения»

Таблица "Маршрутизация и контроль исполнения"	Landocs	Corporate	Босс-Референт	Direсtum
Поддержка пользователей и параллельной маршрутизации документов и задач	1	1	1	1
Работа с типовыми маршрутами (регламенты)	1	1	1	1
Работа со свободными маршрутами	1	0,5	1	1
Возможность изменения (расширения и сокращения) маршрутов движения	1	0,5	1	1
Наличие визуального редактора процессов обработки документов	1	0,5	1	0,5
Автоматическая блокировка документа, взятого на редактирование	0	0	0,5	1
Уведомление сотрудников о поступлении в их адрес документов и задач (системные либо по электронной почте)	1	0,5	1	1
Автоматизация процесса приема/отказа поручений к исполнению	0	0	0	0
Настройка напоминаний и уведомлений о приближении, нарушении сроков исполнения документов, предупредительный контроль	1	1	1	1
Оперативный контроль за рассмотрением документов	1	1	1	1
Контроль за рассмотрением, исполнением документов и поручений в распределенной организации	0	0	1	1
Средний бал	0,73	0,55	0,86	0,86

Таблица «Аналитика и управление»

Повышение эффективности предприятия после внедрения системы электронного документооборота достигается, главным образом, за счет появляющихся возможностей по обработке и анализу информации. В таблице 1.4 «Аналитика и управление» приведены оценки возможностей систем, которые позволяют повысить прозрачность работы для руководства предприятия (оценка загруженности сотрудников и отделов, оценка эффективности основных бизнес-процессов и др.) и многократно сократить количество рутинной работы, выполняемой рядовыми сотрудниками (поиск документов, подготовка различных справок и отчетов).

Таблица 1.4 «Аналитика и управление»

Таблица "Аналитика и управление"	Landocs	Corporate	Босс-Референт	Direсtum
Поиск по всем атрибутам РК (диапазоны)	1	1	1	1
Осуществление различных видов поиска в одном запросе (логический поиск)	0	0	1	1
Наличие полнотектового поиска по РК и документу	0,5	1	1	1
Поддержка морфологии русского языка	1	0	0	1
Наличие шаблонов поиска с иерархическим или классифицируемым их хранением	0,5	0,5	1	1
Обеспечение оперативной модификации шаблонов поиска	1	1	1	1
Наличие в системе генератора отчетов	1	0,5	0,5	1
Получение отчетов и справок по исполнительской дисциплине	1	1	1	1
Возможность создания и сохранения шаблонов отчетов	1	0	0,5	0,5
Средний бал	0,78	0,56	0,78	0,94

Таблица «Архив»

Документы, по которым закончено выполнение всех поручений и пройдены все этапы согласования, выходят из активного обращения. Но это не означает, что работа с этими документами для организации закончена. Архивные документы являются частью базы опыта и знаний компании; и важно обеспечить с ними эффективную работу. Для этого возможность организации электронного архива должна быть реализована в рамках самой системы электронного документооборота или отдельного модуля. Данные по этим показателям представлены в Таблице 1.5 «Архив».

Таблица 1.5 «Архив»

Таблица "Архив"	Landocs	Corporate	Босс-Референт	Direсtum
Списание в архив	1	1	1	1
Ведение архивов электронных документов	0,5	0,5	0,5	0,5
Поиск по архиву	1	0,5	1	1
Ведение архивных хранилищ электронных образов документов	1	0,5	1	0,5
Ведение отдельной архивной базы документов	0,5	0	0	0,5
Обеспечение учета контроля движения и сроков хранения дел и документов в архиве	0	0	0	0,5
Обеспечение оптимизации хранения данных	1	0,5	1	1
Средний бал	0,71	0,43	0,64	0,71

Таблица «Информационная безопасность»

Важность обрабатываемой в системе электронного документооборота информации предъявляет особые требования к обеспечению безопасного функционирования системы. Наибольший эффект видится в использовании комплексных средств защиты, предполагающих как технологические, так и методические меры. В таблице 1.6 «Информационная безопасность» дана оценка средств безопасности, реализованных в исследуемых системах электронного документооборота.

Таблица 1.6 «Информационная безопасность»

Таблица "Информационная безопасность"	Landocs	Corporate	Босс-Референт	Direсtum
Гибкое разграничение прав доступа (группы доступа, роли)	1	1	1	1
Наличие программных средств контроля целостности докментов	0,5	0,5	0,5	0,5
Организация резервного копирования базы данных (в том числе по расписанию)	1	1	1	1
Применение средств шифрования	0,5	0	0,5	1
Применение сертифицированных средств криптозащиты	1	0	1	1
Применение электронно-цифровой подписи	0,5	1	0,5	1
Средний бал	0,75	0,58	0,75	0,92

Таблица «Общие характеристики»

Имеющиеся на сегодняшний день решения предлагают различные формы реализации систем электронного документооборота на предприятии. В нижеследующей Таблице 1.7 «Общие характеристики» приведены характеристики, которые не участвуют в формировании итоговой оценки функциональных возможностей систем, но дают важное представление об особенностях реализации этих систем и возможности их использования.

Таблица 1.7 «Общие характеристики»

Таблица "Общие характеристики"	Landocs	Corporate	Босс-Референт	Direсtum
Полнофункциональный толстый клиент	+	+	+	+
Полнофункциональный тонкий клиент (* - только WEB-клиент)	+	+ / -	+	+
Поддержка территориально-распределенного режима работы	+ / -	-	+	+ / -
Наличие API (Application Programming Interface)	+	-	+	+
Демонстрационная версия (* - WEB-доступ)	-	+	-	-

Таблица «Стоимость»

В Таблице 1.8 «Стоимость» приводится стоимость систем электронного документооборота из расчета различных пакетов на 10, 30 и 100 лицензий, что соответствует требованиям пользователей, представляющих небольшие, средние и крупные организации соответственно. Обращаем внимание на такой важный аспект при оценке стоимости системы, как конкурентоспособность лицензий. Если лицензии конкурентные, то с приобретением определенного количества лицензий в системе ограничивается число одновременно работающих пользователей, а не количество установленных рабочих мест. В случае неконкурентных лицензий их количеством ограничивается и максимальное количество установленных рабочих мест, и число одновременно работающих пользователей. В Таблице «Стоимость» приводится стоимость систем в рублях без учета стоимости СУБД.

Таблица 1.8 «Стоимость»

Таблица "Стоимость"	10 лицензий	30 лицензий	100 лицензий	Конкурентоспособность лицензий
Landocs	186700	354700	862700	да
Corporate	18900	56680	188950	да
Босс-Референт	94940	284820	949400	нет
Direсtum	60600	157500	417600	да

Итоговая оценка функциональности системы определяется как среднее значение по всем таблицам, за исключением Таблицы 7 «Общие характеристики». Полученное значение находится в интервале от 0 до 1; для большей наглядности результатов оно умножено на 100. Чем ближе оценка системы к 100, тем более сбалансирован ее функционал и тем вероятнее эта система относится к «идеальным» системам электронного документооборота в рамках данной методики сравнения.

Рисунок 1.2 Оценка функционала рассматриваемых систем электронного документооборота

Результаты сравнения функциональных возможностей наиболее популярных систем, используемых для автоматизации работы с документами, позволяют выделить 3 группы систем: высокофункциональные (Directum), среднефункциональные (Босс-Референт, LanDocs) и низкофункциональные (Corporate).

ГУП МО «НИиПИ градостроительства» - крупная организация с большим штатом сотрудников. Для компании при выборе системы электронного документооборота важны следующие моменты:

• Осуществление различных видов поиска в одном запросе;

• Ведение отдельной архивной базы документов;

• Поддержка пользователей и параллельной маршрутизации документов и задач;

• Обеспечение оптимизации хранения данных;

• Гибкое разграничение прав доступа (группы доступа, роли);

• Организация резервного копирования базы данных (в том числе по расписанию);

• Применение электронно-цифровой подписи;

• Поддержка территориально-распределенного режима работы;

• Полнофункциональный толстый клиент;

• Поддержка морфологии русского языка;

• Оптимальная стоимость программного обеспечения.

Всем этим требованиям отвечает функционал системы Directum. Было принято решение выбрать данную систему электронного документооборота для оптимизации работы организации.