2. Анализ исходного бизнес-процесса и обоснование необходимости его автоматизации

Как уже говорилось ранее вся документация ГУП МО «НИиПИ градостроительства» в ходе проведения работ ведется в бумажном виде, что порождает ряд недостатков существующей системы ведения бизнес-процессов. Автоматизация документооборота на сегодняшний день стала не просто средством оптимизации внутренних процессов организации, а насущной необходимостью в условиях жесткой конкуренции. Именно автоматизация документооборота дает новые возможности любой организации по ускорению работы, позволяет опередить конкурентов при принятии как оперативных, так и стратегических решений.

На сегодняшний день автоматизация документооборота так же необходима, как автоматизация бухгалтерского учета в середине девяностых годов. Причин этому много. Во-первых, информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее, подчас информационные потоки не менее важны, чем материальные. Во-вторых, утеря информации или ее попадание в чужие руки может обойтись весьма дорого (2). Можно выделить ряд проблем:

• документы теряются;

• накапливается множество документов, назначение и источник которых не ясны;

• документы и информация, содержащаяся в них, попадает в чужие руки;

• тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов;

• создается несколько копий одного и того же документа - на бумагу и копирование документов тратится немало средств;

• на подготовку и согласование документов тратится много времени.

Внедрение системы электронного документооборота обеспечит ряд преимуществ:

1. Уменьшение или совсем исключение внутреннего хождения бумажных документов. Следовательно, не надо распечатывать, снимать копии, относить заинтересованным лицам;

2. Уменьшение затрат времени на поиск документов;

3. Уменьшение затрат на расходные материалы;

4. Уменьшение риска потери документов;

5. Появление возможности управлять движением документов – не только знать, на какой стадии находится документ, но и воздействовать на процесс его движения;

6. Поддержание высокой исполнительской дисциплины, так как имеется возможность выявлять исполнителей, задерживающих выполнение работы;

7. Появление возможности анализа эффективности работы и загруженности персонала;

8. Накопление корпоративных знаний;

9. Повышение качества и эффективности управления;

10. Разграничение прав доступа сотрудников к информации;

11. Повышение оперативности доступа к информации;

12. Обеспечение слаженной работы всех подразделений.

Объектом данного дипломного проекта была выбрана административно-хозяйственная служба, так как через нее проходит наибольшее количество документов и сотрудникам тяжело справляться с объемами информации, ощущается нехватка электронного архива документов, что приводит к тому, что выполнение документов дублируется из-за потери. На эти технические моменты тратится немало сил и времени сотрудников, что говорит о необходимости автоматизации процессов.