3. Экономическая сущность бизнес-процессов

Компания ГУП МО «НИиПИ градостроительства» является базовой территориальной проектной   организацией   по   градостроительству   на территории   Московской области (16).

Для возможности постановки четкой задачи дипломного проектирования в данном пункте будут подробно рассмотрены и наглядно представлены бизнес-процессы компании по ведению документооборота в административно-хозяйственной службе. Руководством компании было принято решение начинать автоматизацию именно с этого структурного подразделения, поскольку весь документооборот проходит через него, в нем же организован архив документов.

Рассмотрение бизнес-процессов требуется для того, чтобы были выявлены моменты производства, где необходима автоматизация для сокращения времени выполнения заказа, снижения трудозатрат сотрудников, а также для более четкого отслеживания ведения исполнительной отчетности.

Рис. 1.2 Общая схема проведения работ с документами компании

На рисунке 1.2. показаны потоки документов, проходящие при приеме заказа на выполнение работ через административно-хозяйственную службу. Изучив наглядно отображенные общие бизнес-процессы компании, можно сделать вывод о том, что сотрудники огромное количество времени и сил тратят на документооборот. Более подробно процесс производства рассмотрен на рисунке 1.3.

Рисунок 1.3 Бизнес-процессы компании «КАК ЕСТЬ»

Условием начала работы по проекту является ряд документов, предоставляемых заказчиком:

1. Документы, оформляемые при строительстве новых объектов;

2. Документы, содержащие информацию о наличии материалов, необходимых для строительства;

3. Документы, содержащие информацию об отклонении от нормальной схемы разработки.

Данный комплект документов поступает в административно-хозяйственную службу, ее руководителю, для утверждения начала работ, составления календарного плана, оперативного планирования работ, распределения заданий между сотрудниками подразделений. Составляется следующий ряд документации:

1. Исполнительные схемы объекта строительства;

2. Документы, содержащие информацию о наличии товарно-материальных ценностей на отчетный период;

3. Суточное задание на производство работ;

4. Разрешительные документы на строительство объекта.

Комплект документов поступает в производственные службы компании ГУП МО «НИиПИ градостроительства»: архитектурную, инженерную, научно-проектную. Службы готовят исполнительную документацию:

1. Заявка на строительство;

2. Заявка на эксплуатацию оборудования;

3. Акт освидетельствования работ;

4. Исполнительные схемы.

На основании всех вышеуказанных документов производственные службы начинают работу над проектом. По окончании работ подразделения составляют дополнительный пакет:

1. Исполнительная документация;

2. Служебная записка об окончании работ;

3. Исполнительные схемы (отработанные, редактированные по факту);

4. Справка о выполнении технических условий;

5. Технический отчет о проделанной работе.

После чего, происходит сдача готового проекта приемочной комиссии. При сдаче сдается полный комплект исполнительной документации, составляется акт сдачи-приемки. Эти документы передаются заказчику, а так же, регистрируются под номенклатурными номерами согласно регламенту компании, передаются на рассмотрение генеральному директору и архивируются.

В данном пункте подробно рассмотрены бизнес-процессы административно-хозяйственного отдела компании ГУП МО «НИиПИ градостроительства», что помогло выявить, что каждый этап работы подразделения сопровождается огромным количеством бумажных документов. Перечислим все входящие и исходящие документы:

• Документы, оформляемые при строительстве новых объектов;

• Документы, содержащие информацию о наличии материалов, необходимых для строительства;

• Документы, содержащие информацию об отклонении от нормальной схемы разработки;

• Исполнительные схемы объекта строительства;

• Документы, содержащие информацию о наличии товарно-материальных ценностей на отчетный период;

• Суточное задание на производство работ;

• Разрешительные документы на строительство объекта;

• Заявка на строительство;

• Заявка на эксплуатацию оборудования;

• Акт освидетельствования работ;

• Исполнительные схемы;

• Исполнительная документация;

• Служебная записка об окончании работ;

• Исполнительные схемы (отработанные, редактированные по факту);

• Справка о выполнении технических условий;

• Технический отчет о проделанной работе.

Проанализировав ситуацию, можно понять, что сотрудники подразделения тратят колоссальное количество времени и сил на ведение документооборота. Так же нужно учесть материальные затраты на бумагу, что в наше время недешево.Вся документация в компании передается, согласовывается, подлежит учету и регистрации, хранится в бумажном виде, что способствует огромной потере времени, высоким трудозатратам, является ненадежным источником хранения данных. Можно сделать вывод о том, что необходима автоматизация данных процессов.