3.8. Економічна служба підприємства та її контрольні функції
Суб’єктами внутрішньогосподарського контролю є також головний економіст і працівники планово-економічної служби, що здійснюють систематичне спостереження за виконанням підприємством і всіма його підрозділами поточних і перспективних планів, замовлень, правильністю застосованих норм виробітку та відрядних розцінок, договірних цін і тарифів, виявляють недоліки у виробничій і фінансово-господарській діяльності, відшуковують резерви підвищення продуктивності праці та зниження собівартості продукції.
Працівники планово-економічних відділів і служб у галузі внутрішньогосподарського контролю виконують такі функції (рис. 3.5).
Організацією роботи по діяльності підприємства в галузі, дотримання режиму економії, досягнення найвищих результатів при найменших затратах матеріальних, трудових, фінансових ресурсів, розробці виконанню заходів по удосконаленню організації і нормуванню праці, управління виробництвом і використання трудових ресурсів, здійснення обліку і складання звітності займається економічна служба.
Рис. 3.5. Функції економічної служби
Економічну службу на підприємстві очолює головний економіст (заступник директора з питань економіки). Він відповідає за організацію планової роботи на підприємстві. Підпорядковані йому відділи здійснюють контроль за виконанням планових завдань, проводять аналіз діяльності підприємства. У його компетенції є також питання фінансів, організації праці та заробітної плати.
3.9. Постійно діюча інвентаризаційна комісія підприємства та її функції
Статтею 10 Закону України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” від 16.07.1999 р. № 996-ІХV для підтвердження та достовірності даних бухгалтерського обліку та фінансової звітності, передбачено проведення підприємствами, їх об’єднаннями та госпрозрахунковими організаціями незалежно від форм власності інвентаризації майна, коштів і фінансових зобов’язань.
Підприємства зобов’язані проводити інвентаризацію активів та зобов’язань, під час якої перевіряються і документально підтверджується їх наявність, стан і оцінка. Відповідальність за організацію інвентаризації несе керівник підприємства, який повинен створити необхідні умови для проведення її у стислі строки, визначити об’єкти, кількість і строки проведення інвентаризації, крім випадків, коли проведення інвентаризації є обов’язковим.
Інвентаризація - це перевірка і документальне підтвердження наявності та стану, оцінка активів та зобов'язань (майно, вкладення підприємства в статутні фонди інших підприємств, розрахунки з дебіторами та кредиторами) підприємства.
Для проведення інвентаризаційної роботи на підприємствах, розпорядчим документом їх керівника (наказом) створюються постійно діючі інвентаризаційні комісії.
До складу такої інвентаризаційної комісії доцільно включати фахівців, добре обізнаних у складській справі, інженерно-технологічних працівників, здатних дати оцінку технічному стану засобів; спеціалістів з маркетингу, які можуть встановити ринкову вартість активів, економістів і бухгалтерів, керівників структурного підрозділу, головного бухгалтера.
Постійно діючі інвентаризаційні комісії в процесі внутрішньогосподарського контролю виконують такі функції (Рис. 3.6):
Інвентаризація проводиться у присутності всіх членів комісії та матеріально-відповідальних осіб. Згідно листа Міністерства фінансів України від 21.10.2003 р. № 31-04200-03-023/154 проводити інвентаризацію в неповному складі інвентаризаційної комісії забороняється. Відсутність хоча б одного члена інвентаризаційної комісії або матеріально-відповідальної особи під час проведення інвентаризації є підставою для визнання її результатів недійсними.
При проведенні інвентаризації комісія зобов’язана визначити наявність і стан об’єктів шляхом підрахунку, вимірювання, зважування, огляду тощо.
Завданнями постійно діючої інвентаризаційної комісії в процесі внутрішньогосподарського контролю є:
виявлення фактичної наявності основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, залишків незавершеного виробництва в натурі, грошових коштів, цінних паперів, фінансових вкладень, дебіторської заборгованості та зобов’язань підприємства;
встановлення лишків та нестач цінностей і коштів шляхом зіставлення фактичної наявності з даними бухгалтерського обліку;
виявлення товарно-матеріальних-цінностей, які частково втратили свою первісну якість, застарілих фасонів і моделей, а також матеріальних цінностей та нематеріальних активів, що не використовуються;
перевірка дотримання умов та порядку збереження матеріальних та грошових цінностей, а також правил утримання та експлуатації необоротних активів;
перевірка реальності вартості зарахованих на баланс необоротних активів, товарно-матеріальних цінностей, цінних паперів і фінансових вкладень, сум грошей у касах, на розрахункових, валютних та інших рахунках в установах банках, грошей у дорозі, дебіторської й кредиторської заборгованості, незавершеного виробництва, витрат майбутніх періодів, резервів майбутніх витрат і платежів.
Рис. 3.6. Функції постійно діючої інвентаризаційної комісії
Особливу увагу потрібно звернути на компетентність членів постійно діючих інвентаризаційних комісій. Згідно із пп.11.2. п. 11 Інструкції №69 заборонено призначення головою інвентаризаційної комісії у тих самих матеріально відповідальних осіб одного й того ж працівника два роки підряд.
Необхідно, щоб до складу такої комісії входили керівники структурних підрозділів інтереси яких не чіпаються в процесі проведення інвентаризації. Отже, склад постійно діючої інвентаризаційної комісії повинен бути таким:
заступник керівника підприємства;
заступник головного бухгалтера;
головний економіст;
головний інженер;
начальник матеріально-технічного постачання;
начальник планово-фінансового відділу;
Для проведення інвентаризації підприємствам слід керуватися: Наказом «Про затвердження Інструкції з інвентаризації матеріальних цінностей, розрахунків та інших статей балансу бюджетних установ від затвердженою наказом Міністерством фінансів України від 30.10.1998 № 90; Інструкцією з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 11.08.199 № 69; Методичними рекомендаціями з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів, розрахунків та незавершеного виробництва сільськогосподарських підприємств, затверджених листом Міністерства аграрної політики від 04.12.2003 р. № 37-27-12/14023.
Під час врегулювання результатів інвентаризації (розбіжностей між даними бухгалтерського обліку та інвентаризаційних описів) складаються зрівняльні відомості, в яких відображають коригування у вигляді виправлень, що вносяться до регістрів бухгалтерського обліку.
На підставі отриманих документів, пояснень матеріально - відповідальної особи комісія встановлює характер виявлених лишків або недостач (втрат) і приймає остаточне рішення, фіксуючи його в Протоколі про їх покриття або регулювання за рахунок пересортування, списання в межах норм природного убутку та відшкодування збитків матеріально-відповідальними чи винними особами.
Протокол інвентаризаційної комісії повинен бути у 5-ти денний термін розглянутий і затверджений керівником підприємства. При підтвердженні факту зловживань чи крадіжки керівник протягом 5 днів подає матеріали про недостачі органам попереднього слідства, а на суму недостач і втрат подається цивільний позов.