Управление в рабочих группах (GroupWare)

Системы GroupWare обеспечивают работу виртуальных распределенных команд, включая ведение дискуссий, обсуждение документов, а также проектно-ориентированные методы взаимодействия. Средства организации совместной работы позволяют наладить совместную работу в случаях, не поддающихся строгой формализации.

Организация совместной работы становится особенно актуальной, когда у предприятия появляются мобильные и удалённые сотрудники Традиционный порядок хранения информации в системе хранения данных конкретного отдела уходит в прошлое, при этом необходимость в коллаборативных инструментах внутри организации возрастает. В качестве элементов ECM-систем рассматриваются такие системы, как Instant Messaging, управление web-базированными проектами и даже видеоконференц-связь. Средства для организации совместной работы обычно предусматривают:

• коллективное совместное использование баз данных;

• совместную одновременную контролируемую обработку информации;

• применение систем знаний, созданных с учетом тематики данных и позволяющих совместно обрабатывать информацию;

• использование «белых досок» (whiteboards) для мозгового штурма, согласования планов, проведения совещаний, управления проектами и т.п.;

• интеграцию информации из разных приложений в формат коллективного приложения.

Одним из первых решений, направленных на организацию совместной работы, был продукт Lotus. Сегодня в данном сегменте рынка лидируют компании EMC (Documentum), Open Text (Hummingbird), Microsoft (SharePoint), Oracle (Collaboration Suite) и Xerox (DocuShare).

Следует отметить, что логическую схему, показанную на рис. 2.3 нельзя назвать технологическими модулями ECM-системы. На ней представлены, скорее, наборы функций таких систем. При интеграции в единую ECM-систему многие технологические модули оказываются общими с сиcтемами управления структурированной информацией (СУБД), что поясняет схема, приведённая на рис. 2.8, [10].

Рис. 2.8. Схема построения типовой ECM-системы, интегрированной (через общие службы и средства доступа) с традиционными СУБД-системами

Согласно этой схеме, в систему ввода документов (Capture) входят модули «Средства сканирования и импорта» и «Автоматическое индексирование, OCR, ICR, классификация», являющиеся общими службами как для ввода структурированной и неструктурированной информации, а также для WorkFlow-компоненты, которая будет определять, куда должны направляться отсканированные и обработанные документы.

3. Системы управления корпоративными ресурсами

В западной экономике управленческие КИС принято классифицировать, в первую очередь, по методикам и стандартам управления, которые они поддерживают, [12]. В соответствии с этим критерием различают следующие базовые типы управляющих ИС ‑ MRP, MRP II, ERP, CRM, SCM, ERP II и CSRP, которые образуют расширяющийся управленческий комплекс, показанный на рис. 3.1.

Для определения места на рынке и корректного сопоставления с другими КИС-системами их часто классифицируют по другому признаку ‑ степени интеграции их функциональных компонент. По этому критерию различают локальные, малые, средние и крупные КИС. Для локальных систем характерна минимальная степень интеграции или даже её полное отсутствие. Функциональные подразделения предприятия автоматизируются автономно и постепенно, что называют «островковой» или «кусочной» автоматизацией в виде отдельных, не связанных между собой АРМ’ов. В малых и средних системах количество автоматизированных и взаимосвязанных подразделений возрастает. В крупных КИС автоматизация и интеграция охватывает все функциональные подразделения предприятия, включая производственные.

В табл. 3.1 приводится список КИС различных типов, большинство из которых были разработаны за рубежом, но находят всё более широкое применение в России.

Родоначальником рынка ERP-систем стала немецкая предприятие SAP AG c продуктом SAP R/3. К числу же наиболее значительных представителей рынка ERP-систем, успешно внедряющих свои продукты на российских предприятиях, можно отнести фирмы Microsoft (Axapta), Oracle (Applications), Baan (Baan IV, iBaanERP), ROSS Systems (iRenaissance), QAD (MFG/PRO), Frontstep (SyteLine). Среди российских ERP-систем следует отметить системы 1С Предприятие, ПАРУС, БОСС Корпорация и Галактика. Все они, кроме Галактики, относится к классу финансово-учётных систем, лишь в последних версиях которых начали появляться функции планирования несложных производств.

Рис.3.1. Расширяющаяся классификация ИС управления корпоративными ресурсами

Таблица 3.1. Интегрированные системы управления предприятием на российском рынке

Категория КИС	Название КИС	Тип	Фирма-поставщик в России
КИС для крупных предприятий	R/3	ERP	SAP СНГ
	Baan	ERP	Альфа-Интегратор — Баан Евразия
	Oracle Applications	ERP	Oracle CIS
	OneWorld J.D. Edwards	ERP	Robertson & Blums
КИС для средних предприятий	SyteLine (разработчик — Symix)	CSRP	Фронтстеп
	MAX (разработчик — MAX International)	ERP	ICL-КПО ВС (Казань)
	Mfg/Pro (разработчик — QAD)	ERP	BMS
	iRenaissance CS (разработчик — Ross Systems)	ERP	«Интерфейс»
	IFS (Industrial & Financial Systems)	ERP	«Форс»
	PRMS (разработчик — Computer Associates)	ERP	R-Style
	Axapta (разработчик — Damgaard, Дания)	ERP	Columbus IT Partner
КИС для малых и средних предприятий	Concorde XAL (разработчик — Damgaard, Дания)	ERP	Columbus IT Partner
	Exact	ERP	Exact Software
	Platinum ERA	ERP	Platinum Software
	Scala	ERP	Scala CIS
	LS LIPro Systems (разработчик — LIPro Systems, Германия)	ERP	«ЛИПро Р»
	«БОСС-Корпорация» (с модулем «Производство»)	MRP	«АйТи»
	Парус 8.х	MRP	«Парус»
	БЭСТ-ПРО 3.02	MRP II	«Интеллект-Сервис»
	SunSystems (фирмы Systems Union) + RB Manufacturing (разработчик — Robertson &Blums)	MRP	Robertson & Blums
	«Галактика»		«Галактика»
	М-2	MRP	«Клиент-серверные технологии»
	АС+	MRP	«Борлас»
	«Флагман»		«Инфософт»
	«Монополия»		«Формоза-Софт»
	«Эталон»		«Цефей»
	«Альфа»		«Информконтакт»
	«Аккорд»		«Атлант-Информ»
	«1С:Предприятие 8»		«1С»

Ещё одна довольно распространённая в отечественной экономике классификация делит все КИС на учётно-финансовые и производственные.

Учётно-финансовые КИС предназначены для ведения учета по одному или нескольким направлениям (бухгалтерия, сбыт, склады, учет кадров и т.д.). К системам этой группы относятся все локальные и большинство малых интегрированных КИС, но ими может воспользоваться практически любое предприятие, которому необходимо управление финансовыми потоками и автоматизация учетно-плановых функций, и, в частности, органы регионального и государственного управления.

Системы этого класса по многим критериям универсальны, хотя зачастую разработчиками предлагаются решения отраслевых проблем, например особые способы начисления налогов или управление персоналом с учетом специфики регионов. Универсальность приводит к тому, что цикл внедрения таких систем невелик, иногда можно воспользоваться «коробочным» вариантом, купив программу и самостоятельно установив ее на персональном компьютере.

Учётно-финансовые КИС (особенно российских разработчиков) более гибки в адаптации к нуждам конкретного предприятия. Часто предлагаются «конструкторы», с помощью которых можно практически полностью перекроить исходную систему, самостоятельно или с помощью поставщика установив связи между таблицами баз данных или отдельными модулями.

Хотя общая конфигурация систем может быть достаточно сложной, практически все учётно-финансовые системы способны работать на персональных компьютерах в сетях передачи данных Novell (Netware), Microsoft и др. Все они опираются на технологию выделенного сервера базы данных (file server), которая характеризуется высокой загрузкой сетевых каналов для передачи данных между сервером и рабочими станциями. Только отдельные из предлагаемых в России систем такого класса были разработаны для промышленных баз данных (Oracle, SYBASE, Progress, Informix, SQL Server), причём для их разработки, в основном, использовались простые инструментальные средства Clipper, FoxPro, dBase, Paradox, которые начинают давать сбои на сложных конфигурациях сети и при увеличении объемов обрабатываемых данных. В мировой практике КИС этого и следующего классов повсеместно перешли на использование локальных и глобальных сетей, построенных по международным стандартам и сетевым технологиям Internet/intranet.

Производственные КИС, к которым относятся все средние и крупные КИС, в первую очередь предназначены для планирования и оперативного управления производственными процессами. Учетные функции, хотя и глубоко проработаны, выполняют вспомогательную роль, и порой невозможно выделить модуль бухгалтерского учета, так как информация в бухгалтерию поступает автоматически из других модулей. Производственные системы значительно более сложны в установке (цикл внедрения может занимать от 6—9 месяцев до полутора лет и более). Это обусловлено тем, что система покрывает потребности всего производственного предприятия, что требует значительных совместных усилий сотрудников предприятия и поставщика программного обеспечения.

Производственные КИС ориентированы на одну или несколько отраслей и/или типов производства: серийное сборочное (электроника, машиностроение), малосерийное и опытное (авиация, тяжелое машиностроение), дискретное (металлургия, химия, упаковка), непрерывное (нефте- и газодобыча). Имеют значение также различные типы организации самого производственного процесса. Например, для дискретного производства возможно: циклическое повторное производство (repetitive manufacturing) — планирование выполняется на определенный срок (квартал, месяц, неделя); производство на заказ (make-to-order) — планирование только при поступлении заказа; разработка на заказ (engineering-to-order) — самостоятельная разработка каждого нового заказа с последующим производством; производство на склад (manufacture-to-stock), смешанное производство (mixed mode manufacturing) — для производства конечного продукта используется несколько типов организации производственного процесса. Такая специализация отражается как в наборе функций системы, так и в существовании бизнес-моделей данного типа производства. Наличие встроенных моделей для определенных типов производства отличает производственные системы друг от друга, у каждой из этих систем есть глубоко проработанные направления и функции, разработка которых только начинается или вообще не ведется.

Производственные КИС по многим параметрам значительно жестче финансово-управленческих. Производственное предприятие должно в первую очередь работать в режиме реального времени как хорошо отлаженные часы, где основными механизмами управления являются планирование и оптимальное управление производственным процессом, а не учет количества счетов-фактур за период. Эффект от внедрения производственных систем чувствуется на верхних эшелонах управления предприятием, когда видна вся взаимосвязанная картина работы, включающая планирование, закупки, производство, запасы, продажи, финансовые потоки и многие другие аспекты.

При увеличении сложности и широты охвата функций предприятия системой возрастают требования к технической инфраструктуре и компьютерной платформе. Все без исключения производственные системы разработаны с помощью промышленных баз данных. В большинстве случаев используется технология клиент-сервер, которая предполагает разделение обработки данных между выделенным сервером и рабочей станцией. Технология клиент-сервер оправдывает себя при обработке больших объемов данных и запросов, так как позволяет оптимизировать интенсивность передачи данных по компьютерной сети.

3.1. MRP II–системы

MRP II — это метод планирования всех ресурсов производственного предприятия, включая планирование в натуральных единицах, финансовое планирование в стоимостном выражении, а также элементы моделирования производственных ситуаций.

MRP II является результатом развития метода MRP. В отличие от MRP, рассматривающего производственные мощности как неограниченные, MRP II предусматривает согласование потребностей в материалах с возможностями производства. Эта функция получила название CRP (Capacity Requirements Planning — планирование необходимых мощностей). Таким образом, MRP II представляет собой сочетание планирования по MRP с функцией CRP, включая управление складами, снабжением, продажами и производством. Всего система управления MRP II включает в себя 16 групп функций: планирование продаж и производства, управление складскими операциями, планирование поставок и другие. Основная задача информационных систем класса MRP II ‑ оптимальное формирование потока материалов (сырья), полуфабрикатов (комплектующих) и готовых изделий. Система имеет целью интеграцию основных процессов, реализуемых предприятием: планирование и контроль выполнения плана, затраты, снабжение, производство, продажа, правление запасами, загрузка основных средств и т. д. (рис. 3.2).

В общем виде система управления предприятием, построенная в соответствии со стандартом MRP II, включает следующие функциональные модули:

Бизнес-планирование. Планирование долгосрочное, план составляется в стоимостном выражении. Наименее формализованный процесс выработки решений.

Планирование спроса. Процесс прогнозирования (планирования) спроса на определенный период.

Планирование продаж и производства. Бизнес-план и план спроса преобразуются в планы продаж основных видов продукции (как правило, от 5 до 10). При этом производственные мощности могут не учитываться или учитываться укрупненно. План носит среднесрочный характер.

План продаж по видам продукции преобразуется в объемный или объемно-календарный план производства видов продукции. Под видом здесь понимаются семейства однородной продукции. В этом плане впервые в качестве планово-учетных единиц выступают изделия, но представления о них носят усредненный характер. Например, речь может идти о всех легковых переднеприводных автомобилях, выпускаемых на заводе (без уточнения моделей). Часто этот модуль объединяется с предыдущим.

План-график выпуска продукции. План производства преобразуется в график выпуска продукции. Как правило, это среднесрочный объемно-календарный план, задающий количество конкретных изделий (или партий) со сроками их изготовления.

Рис. 3.2.  Общая схема планирования ресурсов производственного предприятия (стандарт MRP II)

Планирование потребностей в материальных ресурсах. В ходе планирования на этом уровне определяются (в количественном выражении и по срокам) потребности в материальных ресурсах, необходимых для обеспечения графика выпуска продукции. Входными данными для планирования потребностей в материалах являются спецификации изделий (состав и количественные характеристики комплектующих конкретного изделия) и размер текущих материальных запасов.

Планирование производственных мощностей. Как правило, в этом модуле выполняются расчеты по определению и сравнению располагаемых и потребных производственных мощностей. С наибольшими изменениями этот модуль может применяться не только для производственных мощностей, но и для других видов производственных ресурсов, способных повлиять на пропускную способность предприятия. Подобные расчеты, как правило, производятся после формирования планов практически всех предыдущих уровней с целью повысить надежность системы планирования. Иногда решение данной задачи включают в модуль соответствующего уровня. Входными данными при планировании производственных мощностей является также маршрутизация выпускаемых изделий.

Управление заказами клиентов. Здесь реальные потребности клиентов сопоставляются с планами выпуска продукции.

Управление на уровне производственного цеха. Здесь формируются оперативные планы-графики. В качестве планово-учетных единиц могут выступать детали (партии), сборочные единицы глубокого уровня, детали (партии) операции и т. п. Длительность планирования невелика (от нескольких дней до месяца).

Оценка исполнения. В данном модуле оценивается реальное исполнение всех вышеперечисленных планов с тем, чтобы внести корректировки во все предыдущие циклы планирования.

3.2. ERP-системы

Приведём здесь одно из наиболее часто встречающихся определений ERP-систем, [1]:

«ERP-система - это набор интегрированных приложений, позволяющих создать интегрированную информационную среду (ИИС) для автоматизации планирования, учета, контроля и анализа всех основных бизнес-операций предприятия. Основой ИИС предприятия являются именно ERP-системы»,

Основные понятия производственного менеджмента (в том числе и термин ERP) можно считать вполне устоявшимися. В этой области признанным стандартом де-факто является терминология Американской ассоциации по управлению запасами и производством (American Production and Inventory Control Society, APICS). Основные термины и определения приводятся в словаре APICS, который регулярно обновляется по мере развития теории и практики управления. Именно в этом издании содержится наиболее полное и точное определение ERP-системы.

В соответствии со словарем APICS, термин ERP может употребляться в двух значениях. Во-первых, это ‑ информационная система для идентификации и планирования всех ресурсов предприятия, которые необходимы для осуществления продаж, производства, закупок и учета в процессе выполнения клиентских заказов. Во-вторых (в наиболее общем контексте), это ‑ методология эффективного планирования и управления всеми ресурсами предприятия, которые необходимы для осуществления продаж, производства, закупок и учета при исполнении заказов клиентов в сферах производства, дистрибуции и оказания услуг. Таким образом, термин ERP может обозначать не только информационную систему, но и соответствующую методологию управления, реализуемую и поддерживаемую этой информационной системой. Методологической основой ERP-систем считают концепцию MRP II.

Дальнейшее развитие методов управления запасами и производством привело к появлению концепции APS (Advanced Planning and Scheduling — усовершенствованное планирование). Эта методология появилась в середине 1990-х годов и поэтому может считаться одной из последних разработок в теории управления производством. Этот метод включает в себя две части: планирование производства и снабжения и диспетчеризацию производства. Первая часть метода APS похожа на алгоритм MRP П. Существенное отличие заключается в том, что в системе APS согласование материалов и мощностей происходит не итеративно, а синхронно, что резко сокращает время перепланирования. Это особенно актуально для позаказного производства, а также в случаях жесткой конкуренции в сроках выполнения заказа и необходимости точного соблюдения этих сроков. Вторая часть метода APS — диспетчеризация производства с возможностью учета различного рода ограничений, с элементами оптимизации.

Функции APS, присущие производственным ERP-системам, пока можно считать новыми не только для России, но и для большинства западных компаний. Тем не менее считается, что со временем алгоритмы APS станут общепринятыми для многих производственных предприятий.

Как правило, ERP-системы строятся по модульному принципу и в той или иной степени охватывают все ключевые процессы деятельности предприятия. Это дает заказчику возможность выбора и внедрения лишь тех модулей, которые ему действительно необходимы. Модули разных систем могут отличаться как по названиям, так и по содержанию. Тем не менее есть некоторый набор функций, который может считаться типовым для всех ERP-систем. Применительно к предприятиям промышленного производства, такими типовыми функциями являются:

• ведение конструкторских и технологических спецификаций, которые определяют состав производимых изделий, а также материальные ресурсы и операции, необходимые для его изготовления;

• формирование планов продаж и производства;

• планирование потребностей в материалах и комплектующих, сроков и объемов поставок для выполнения плана производства продукции;

• управление запасами и закупками: ведение договоров, реализация централизованных закупок, обеспечение учета и оптимизации складских и цеховых запасов;

• планирование производственных мощностей: от стратегии всего предприятия до планов использования отдельных станков и оборудования;

• оперативное управление финансами, включая составление финансового плана и осуществление контроля его исполнения, финансовый и управленческий учет;

• управление проектами, включая планирование этапов и ресурсов, необходимых для их реализации.

ERP-системы ориентированы на интегрированное управление всеми внутренними производственными процессами и ресурсами, включая финансовые потоки, бухгалтерию, логистику. Эти системы идеальны для решения циклических, повторяющихся задач, циркулирующих в рамках конкретной организационной структуры. Эффект от внедрения ERP-систем достигается в первую очередь за счет оптимизации внутренних бизнес-процессов предприятия.

ERP-система ведет единую базу данных по всем функциональным подразделениям и задачам, так что доступ к информации становится проще, а главное, подразделения получают возможность обмениваться информацией. Система автоматизирует задачи, встроенные в выполнение бизнес-процессов. Так, при получении заказа от потребителя менеджер имеет всю информацию об отношениях с заказчиком и его кредитный рейтинг. Когда одно подразделение заканчивает работать с заказом, тот автоматически передается в следующее подразделение. При этом исключаются многократные ошибки ввода информации, потери документов и тому подобные казусы. В итоге заказы обрабатываются быстрее и без ошибок. Аналогичные возможности возникают у многих других служб ‑ службы персонала, производственного отдела, отдела маркетинга, службы снабжения. Единая информационная база позволяет учитывать взаимосвязь отдельных процессов, как, например, загрузка заказами на текущий месяц и график отпусков персонала. ERP меняет отношение персонала в отдельности и служб в целом к своей работе. Теперь менеджеры, ведущие заказ, владеют информацией о его состоянии в каждый момент времени и по всем аспектам: поступила ли оплата за работу, достаточно ли комплектующих на складе, стоит ли в графике выполнения работ их заказ к нужному сроку. И если, например, склад не вовремя введет в систему информацию о запасах, то получивший запрос клиента менеджер, справившись в системе о состоянии склада, может ответить отказом на его обращение, убедившись, что запас на складе недостаточен или нужное изделие отсутствует. Тем самым ERP повышает ответственность каждого сотрудника предприятия за общее дело.

ERP-системы обеспечивают решение задач учета, среднесрочного и оперативного планирования. К задачам среднесрочного планирования относят формирование портфеля договоров, формирование субдоговоров, объемно-календарное планирование, незначительные изменения технологии, увольнения или наем рабочей силы. Горизонт такого планирования составляет от 3 до 18 месяцев. К задачам краткосрочного или оперативного планирования относят выполнение объемно-календарных планов, расчет фактической себестоимости, мониторинг производственных графиков. Решения этого уровня - формирование необходимой для каждодневной деятельности документации - нарядов, приказов, отчетов и пр. Горизонт от нескольких дней до нескольких месяцев.

В типовых ERP-системах реализованы следующие основные функциональные блоки:

• Планирование продаж и производства. Результатом действия блока является разработка плана производства основных видов продукции.

• Управление спросом. Блок предназначен для прогноза будущего спроса на продукцию, определения объема заказов, которые можно предложить клиенту в конкретный момент времени, определения спроса дистрибьюторов, спроса в рамках предприятия и др.

• Укрупненное планирование мощностей. Используется для конкретизации планов производства и определения степени их выполнимости.

• Основной план производства (план-график выпуска продукции). Определяется продукция в конечных единицах (изделиях) со сроками изготовления и количеством.

• Планирование потребностей в материалах. Определяются виды материальных ресурсов (сборных узлов, готовых агрегатов, покупных изделий, исходного сырья, полуфабрикатов и др.) и конкретные сроки их поставки для выполнения плана.

• Спецификация изделий. Определяет состав конечного изделия, материальные ресурсы, необходимые для его изготовления, и др. Фактически спецификация является связующим звеном между основным планом производства и планом потребностей в материалах.

• Планирование потребностей в мощностях. На данном этапе планирования более детально, чем на предыдущих уровнях, определяются производственные мощности.

• Маршрутизация / рабочие центры. С помощью этого блока конкретизируются как производственные мощности различного уровня, так и маршруты, в соответствии с которыми выпускаются изделия.

• Проверка и корректировка цеховых планов по мощностям.

• Управление закупками, запасами, продажами.

• Управление финансами (ведение Главной книги, расчеты с дебиторами и кредиторами, учет основных средств, управление наличными средствами, планирование финансовой деятельности и др.).

• Управление затратами (учет всех затрат предприятия и калькуляция себестоимости готовой продукции или услуг).

• Управление проектами/программами.

• Управление персоналом.

Кроме того, для ERP-систем практически обязательным является электронный обмен данными с другими приложениями, а также моделирования ряда ситуаций, связанных в первую очередь с планированием и прогнозированием.

В соответствии с современными требованиями ERP-система должна, помимо ядра, реализующего стандарт MRPII или его аналога для непрерывного производства, включать следующие модули:

• управления логистическими цепочками (Distribution Resource Planning - DRP);

• усовершенствованного планирования и составления производственных графиков (Advanced Planning and Scheduling - APS);

• управления взаимоотношениями с клиентами (Customer Relation Management - CRM, ранее назывался модулем автоматизации продаж - Sales Force Automation);

• электронной коммерции (Electronic Commerce - ЕС);

• управления данными об изделии (Product Data Management - PDM);

• надстройки Business Intelligence, включающий решения на основе технологий OLAP (On-Line Analytical Processing) и DSS (Decision Support Systems);

• автономный модуль, отвечающий за конфигурирование системы (Standalone Configuration Engine - SCE);

• окончательного (детализированного) планирования ресурсов FRP (Finite Resource Planning).

В качестве примера на рис.3.3 приведен состав ERP-системы BAAN IV.

Рис.3.3.  Структура ERP-системы BAAN IV